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Merkblatt zur KassenführungAufgrund der aktuellen Entwicklungen möchten wir Sie an die ordnungsgemäße Führung einesKassenbuches erinnern. Diese Mandanteninformation ist nur eine Kurzübersicht über das breiteFeld zum Thema Kassenführung. Sie ist nicht abschließend und soll Ihnen lediglich einen kurzenÜberblick über sehr wichtige Details bei der Kassenführung geben.Haben Sie Fragen oder brauchen Sie Hilfe bei der Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit Ihrer Kassesprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen gern weiter.Vielen Dank!Ist Ihre Kasse überhaupt zulässig?Im BMF-Schreiben vom 26. November 2010 hat die Finanzverwaltung die gesetzlichen Anforderungen (GDPdU), die an elektronische Kassensysteme gestellt werden, konkretisiert. Ab dem1. Januar 2017 dürfen nur noch Kassensysteme zum Einsatz kommen, die bestimmten Anforderungen entsprechen. Ob und in wieweit eine technische Nachrüstung sinnvoll ist, ist im jeweiligen Einzelfall zu klären und mit dem Hersteller der Kassensysteme zu erörtern. Nur die Hersteller der Kassensysteme können Ihnen bestätigen, ob die von Ihnen genutzte Kasse den Anforderungen der Finanzverwaltung entsprichtNachfolgend erhalten Sie eine Übersicht über die Zulässigkeit von Kassen ab 2017. Diese Übersichtersetzt jedoch nicht eine Rückfrage beim Hersteller Ihrer verwendeten Kasse, ob die Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllt sind.Wichtig: Die "Offene Ladekasse" ist weiterhin zulässig, wenn sie die sachlichen und formalen Anforderungen erfüllt!KassenOffene LadenkasseFormen: Schubladen, Geldkassetten, Zigarrenkistenoder Sonstige. Nicht: DasPortemonnaie des Inhabersbis 31.12.2016zulässig?JAab täre Kassenohne elektronsiches JournalPC-Kassensystememit elektronsichem hreiben vom 09. Januar 1996 und vom 26. November 2010WeitereAnforderungenZählprotokoll-Nachweis der geldmäßigen Kassenführung-täglich zu führen-professionelle Kassen haben die Funktion im System integriert (Kassen-Ist-Abrechnung)Kassenbericht -Herzstück der Kassenführung-bei Registrierkassen erstellt System den Kassenbericht als sog. Z-Protokoll oder Transaktionsbericht1Kassenbuch-täglich zu führen-moderne PC-Kassen haben z.T. GoBD-zertifizierte Funktionen zur Führung eines ordnungsgemäßen KassenbuchsKassensturz-Verhinderung von Betrug am Unternehmen-regelmäßige Durchführung empfohlen
Anforderungen an die KassenführungWer ist zur Kassenführung verpflichtet?a) alle Buchführungspflichtigen („Bilanzierer“)Alle Unternehmen, die nach handelsrechtlichen Vorschriften (§ 238 HGB) oder steuerrechtlichenVorschriften (§ 141 AO) zur Buchführung verpflichtet sind (so genannte „Bilanzierer“), müssen eineKasse führen.b) „Einnahme-Überschuss-Rechner“Erfolgt die Gewinnermittlung durch eine Einnahme-Überschuss-Rechnung gemäß § 4 Abs. 3 EStGbesteht zwar keine gesetzliche Verpflichtung zur Kassenführung. Dennoch sind die Einnahmen undAusgaben mindestens durch chronologische Ablage der Barbelege vollständig und richtig aufzuzeichnen. Das folgt aus § 22 UStG i. V. m. §§ 63 ff. UStDV.Werden freiwillig Kassenbücher geführt, dann gelten die Vorschriften zur ordnungsgemäßen Kassenführung auch für diese Kassenbücher.Kommen elektronische Kassen zum Einsatz, dann sind die Vorschriften und Anforderungen beimEinsatz solcher Kassensysteme ebenfalls zu beachten.Nach Auffassung der Finanzverwaltung kann der Umsatz jedoch nur dann richtig ermittelt werden,wenn eine schriftliche Kasse geführt wird. In der Praxis führt das regelmäßig zu Diskussionen undStreitigkeiten, sodass die Führung eines Kassenbuchs oder eines Kassenberichts zur Nachweisführungtrotzdem zu empfehlen ist.Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung und der KassenführungNach § 145 Abs. 1 AO muss die Buchführung so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigenDritten (z. B. dem Betriebsprüfer) innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermittelt. Dabei müssen sich die Geschäftsvorfälle inihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.Selbstverständlich müssen die Buchungen und die sonstigen Aufzeichnungen vollständig, richtig,zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO).Die Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen täglich festgehalten werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO),wobei dieses „sollen“ im Regelfall ein „müssen“ ist. Nur in betriebsbedingten Ausnahmefällen können die Aufzeichnungen am nächsten Tag nachgeholt werden. Im Normalfall müssen die täglichenAufzeichnungen so beschaffen sein, dass jederzeit ein Abgleich zwischen dem Soll- und dem IstBestand erfolgen kann (so genannte Kassensturzfähigkeit). Liegt die Kassensturzfähigkeit nicht vor,2
enthält die Buchführung einen schwerwiegenden (und im Nachhinein nicht mehr korrigierbaren)formellen Mangel und bietet der Finanzverwaltung die Möglichkeit für Zuschätzungen.Praktische Hinweise zur Kassenführung Jeder Kassenbewegung muss ein Beleg zu Grunde liegen (Belegzwang). Ggf. ist ein Eigenbeleganzufertigen, der förmlich und sachlich richtig und im laufenden Geschäftsbetrieb üblicherweise erstell wird (z. B. für Trinkgelder oder Privatentnahmen/ -einlagen).Die Belege sind fortlaufend zu nummerieren. Im Kassenbuch ist die entsprechende Belegnummer anzugeben. Praktischerweise kann die Nummerierung jährlich neu bei „1“ beginnen.Die Verwendung eines Bleistifts bei der Anfertigung der Aufzeichnungen ist ein schwererformeller Mangel.Nachträgliche Änderungen, z. B. durch Überschreiben, Radieren, „Weiss-machen“ etc.) sindebenfalls formelle Mängel.Die Einnahmen und Ausgaben müssen täglich aufgezeichnet werden. Eine rückwirkende Erfassung führt aufgrund § 146 Abs. 1 AO zu formellen Mängeln.Der Soll-Bestand muss jederzeit mit dem Ist-Bestand der Kasse übereinstimmen (Kassensturzfähigkeit). Deshalb ist der Bestand durch tägliches Zählen zu prüfen. Dabei auftretendeetwaige Differenzen, die in der Praxis nicht ungewöhnlich sind, sind im Kassenbuch auszuweisen.Kassenfehlbeträge (negative Kassenbestände) sind nicht möglich!Jede Bareinnahme und Barausgabe ist grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen.o Ausnahme: Werden Waren von geringem Wert ( EUR 15.000) an eine unbestimmteVielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft, ist es nachder Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs nicht erforderlich, die baren Betriebseinnahmen im Einzelhandel einzeln aufzuzeichnen.o In diesen Fällen genügt es, wenn die Summe der Tageseinnahmen aufgezeichnetwird, wobei sich aus anderen Belegen, z. B. Registrierkassenstreifen,Tagesendsummenbons, Kassenzettel etc., ergeben muss, wie sich die Summe zusammensetzt. Die eben genannten Belege sind den Kassenaufzeichnungen beizufügen und mit aufzubewahren.o Diese Ausnahme gilt z. B. nicht für Bareinnahmen im Hotel- und Beherbergungsgewerbe, von Autoreparaturwerkstätten, im Restaurants und Gaststätten für Familienfeiern, Betriebsveranstaltungen,Tagungen etc., von Freiberuflern und Handwerkern, da die Mandanten und Kunden in jedem Fall bekannt sind,o Diese Ausnahme gilt nicht für Betriebsausgaben, Privateinlagen und Privatentnahmen. Diese sind immer einzeln aufzuzeichnen.Wird Geld aus der Kasse entnommen, um es auf dem Bankkonto einzuzahlen, ist dieser Vorgang als Auszahlung im Kassenbuch einzutragen.Wird Geld vom Bankkonto in die Kasse eingelegt, so ist dieser Vorgang im Kassenbuch als Einlage zu erfassen.Privateinlagen und -entnahmen sind ebenfalls täglich im Kassenbuch zu vermerken.3
Werden betriebliche Aufwendungen privat verauslagt und später aus der Kasse erstattet, istdie Erstattung mit dem Datum der Auszahlung aus der Kasse im Kassenbuch einzutragen;nicht mit dem Belegdatum.Bei Schecks, Wechsel, EC- und Kreditkarteneinnahmen handelt es sich nicht um Bargeld.Deshalb dürfen diese unbaren Vorgänge nicht im Kassenbuch erfasst werden.Auch wenn die Kasse elektronisch geführt wird, sind sämtliche Ursprungsbelege aufzubewahren.Arten der KassenführungVon Seiten der Finanzverwaltung gibt es keine Vorschriften, wie die Aufzeichnungen vorzunehmensind. Sie können manuell (z. B. mittels Kassenbuch und Kassenbericht), elektronisch oder in einerZwischenlösung unter Verwendung elektronischer Kassen geführt werden.Bei der Nutzung von elektronischen Kassenbüchern sind die Grundsätze ordnungsgemäßer DVgestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitalerUnterlagen (GDPdU) und auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung vonBüchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)zubeachten.Wichtig: Daten in diversen Kalkulationsprogrammen, z. B. Microsoft Excel, sind in der Regel nachträglich änderbar und werden deshalb nicht anerkannt. Bei der Auswahl eines geeigneten Programms istdeshalb darauf zu achten, dass es sich um ein revisionssicheres Programm handelt, was die GoBS, dieGDPdU sowie die GoBD erfüllt.4
Wichtige Instrumente bei der Führung einerKasseAufzeichnungFormKassenbericht- Rechnerische Ermittlung der Tagesbareinnahmen durch retrograde (rückwärts)Berechnung aus dem ausgezählten TagessaldoZählprotokoll- Ausgezählte Bestandsermittlung--Kassensturz- Verhinderung von Betrug am Unternehmen-Kassenbuch- Rechnerische Bestandsermittlung--5bei Registrierkassen über das sog. ZProtokoll oder den Transaktionsbericht automatisch auslesbartägliche Anfertigung!!!!täglich zu führen und bzw. zu speichern (imPortal als Funktion verfügbar!!!)gezählter Bestand muss mit Kassenberichtübereinstimmenevtl. als Kassen-Ist-Funktion vorhanden (beiAutomatenkassen z.Bsp.)regelmäßige Durchführung empfohlenist die Prüfung des Unternehmers, ob Kassenführung durch Dritte korrekt erfolgt (Dokumentation)täglich zu führen (bei GOBD-zertifiziertenelektronischen Kassen muss täglich festgeschrieben werden - Portalkasse!!!)Handschriftlich oder in einem GoBDzertifizierten Kassenprogrammnicht von allen Unternehmern zu führen (bitte sprechen Sie uns an!)
Muster Formular ZählprotokollMuster Formular retrograder Kassenbericht6
Kassenbuch Kassensturz - Herzstück der Kassenführung-bei Registrierkassen erstellt System den Kassenbericht als sog. Z-Protokoll oder Transaktionsbericht - täglich zu führen - moderne PC - Kassen haben z .T . GoBD - zertifizierte Funktionen zur Führung eines ordnungsge
