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KanzleihandbuchSteuerberaterTobias Wewers

Inhaltsverzeichnis1. Sinn und Zweck dieses Handbuches2. Mission, Philosophie und Vision562.1. Unsere Mission (was tun wir?)2.2. Unsere Philosophie (wie tun wir es?)2.3. Unsere Vision (unter welchen Umständen tun wir es?)2.4. Wie wollen wir unseren Mandanten eigentlich begeistern?3. Abkürzungsverzeichnis666783.1. Hinweise für das Speichern von Dokumenten im DMS4. Organisatorische Struktur9134.1. Organigramm4.2. Vertretungsplan13145. Historie6. Räumlichkeiten15166.1. Raumplan Erdgeschoss166.2. Raumplan Obergeschoss176.3. Wo finde ich was?186.3.1. Mandantenordner.186.3.2. Büromaterial .186.3.3. Fachliteratur .186.4. Parkplätze196.5. Fenster und Heizkörper196.6. Licht196.7. Besprechungsraum206.8. Technikraum206.9. Küche206.10. Störungsfreier Raum216.10.1. Intern .216.10.2. Extern .226.10.3. Notfälle .226.11. Eigener Arbeitsplatz227. Computertechnik247.1. Stotax247.2. Star Money247.2.1. Abholen von Kontodaten .247.2.2. Einrichtung eines Kontos .247.3. Kontoauszugsmanager287.4. Elektronisches Kassenbuch287.4.1. Wozu es gut ist .287.4.2. Wie arbeitet man damit? .297.4.3. Einführung .297.4.4. Einrichtung der Software beim Mandanten.297.5. Computerservice337.6. Passwörter und Datensicherheit337.7. Eigener PC / Updates347.8. Hinweise zum Datenschutz358. Kommunikation und Information368.1. Empfang von Mandanten368.2. Telefonzentrale/Empfang378.2.1. Bürozeiten.378.2.2. Bedeutung des Postens .378.2.3. Hauptaufgaben des Empfangs .378.2.4. Tätigkeiten am Empfang .38Version: 2.4. Stand: 01.01.2017Seite 2 von 145

8.3. Gesprächsvermittlung398.3.1. Grundregeln bei der Entgegennahme von Telefongesprächen .398.3.2. Ankommende Anrufe für die Mitarbeiter der Kanzlei .408.3.3. Ankommende Gespräche für die Kanzleileitung.418.3.4. Umgang mit telefonischen Preisanfragen.438.3.5. Anruferliste.448.4. E-Mails448.4.1. Umgang mit Emails von Mandanten.468.4.2. Versenden von verschlüsselten Emails mit Dateianhängen .468.5. Neumandate478.6. Meetings488.7. Mandantengespräche488.8. Interne Kommunikation498.8.1. Kommunikationscenter .498.8.2. Grüne Zettel .498.9. Visitenkarten508.9.1. Geschäftspartner .508.9.2. Mandanten .509. Post519.1.1. Posteingang .519.1.2. Postausgang .529.1.3. Faxlauf .549.1.4. Steuerbescheide o. ä. per Mail.549.1.5. Versandt von Paketen .5510. Regelungen für Mitarbeiter5610.1. Arbeitszeit10.2. Urlaub10.3. Fortbildung & Fachliteratur10.4. Dienstreisen und Arbeitszeit10.5. Mandantenpflege10.6. Mandantenbeschwerden und Fehler10.7. Feedback für Verbesserungen ist erwünscht11. Bearbeitung von Mandanten565656575758596011.1. Schriftverkehr, Bescheinigungen und Formulare11.2. Mandantenbesprechungen11.3. Aufbau eines Standardbriefes12. Aufbau der Praxisakte im DMS13. Ablage in der Steuerakte (Papier und DMS)606061626313.1. Wo ist die Akte?13.2. Allgemeines zur Ablage13.3. Was machen wir, wenn der Steuerordner voll ist?13.4. Schriftwechsel Berater / Mandant13.5. Schriftwechsel Finanzamt13.6. ESt / KSt / einheitl. u. ges. Feststellung13.7. Gewerbesteuer13.8. Umsatzsteuer13.9. Sonstige Steuern13.10. Sonstiges13.11. Bilanzen / Gewinnermittlungen § 4 Abs. 3 EStG13.12. Bilanzunterlagen u. a. Umbuchungen, Inventare13.13. Gründung, Gesellschaftsverträge13.14. Verträge Mandant13.15. Vollmachten, Verträge Berater-Mandant14. Akkurate Buchhaltung6363636464646465656566666767676814.1. Bedeutung für unsere MandantenVersion: 2.4. Stand: 01.01.2017Seite 3 von 14568

14.2. Buchungsanweisungen7014.2.1. Grundsätzliches .7014.2.2. Abschreibungen .7114.2.3. Rechnungsabgrenzungsposten.7414.2.4. PKW- und Fahrzeugkosten .7414.2.5. Anlagenabgang am Beispiel „Verkauf eines betrieblichen PKW“.7914.2.6. Eigenverbrauch Telefon .8014.2.7. Eigenverbrauch Entnahmen.8014.2.8. Bewirtungskosten.8214.2.9. Reisekosten .8414.2.10. Reisekostenreform 2014 .8714.2.11. Konto 1590 (durchlaufende Posten) .8914.2.12. Konto 1360 (Geldtransit) .9014.2.13. Konto 1740/1741/1742/1755 .9114.2.14. Konto 1370 .9314.2.15. Abstimmung Debitoren und Kreditoren .9314.2.16. Korrektur von Buchhaltungen .9314.2.17. Fremdleistungen oder Fremdarbeiten .9414.2.18. Warengutscheine, Aufmerksamkeiten und Geschenke .9414.2.19. Künstlersozialkasse .9914.3. Wie buchen wir unsere Rechnungen an unsere Mandanten.10114.4. Die Einnahmen – Überschussrechnung10214.5. Grundlagen zur Umsatzsteuer10414.5.1. Pflichtangaben auf Rechnungen .10414.5.2. Lieferungen und Sonstige Leistungen . 10714.5.3. Erhaltene Anzahlungen . 10914.5.4. § 13b UStG und Bauleistungen . 11014.5.5. § 13b UStG und Leistungsempfänger als Steuerschuldner . 11114.5.6. Umsatzsteuerliche Behandlung von Gutscheinen: . 11214.6. Überwachungsliste – Finanzbuchhaltung11314.7. Übergabe der Abschreibungen in die Fibu11514.8. Übermittlung der Umsatzsteuer11614.9. Übermittlung der Lohnsteuer11814.10. Elektronische Steuerkontenabfrage per Elster12014.11. Elektronische Steuerkontenabfrage per Elster12014.12. Elektronische Steuerkontenabfrage mit Stotax12414.13. Belege für den Jahresabschluss13114.14. Durchsicht der BWA auf Plausibilität13214.15. Festschreiben der Buchführung13214.16. Arbeitshinweis zur Übernahme der EB- Werte13314.17. Von der Handelsbilanz zur Steuerbilanz13414.18. Latente Steuern13614.19. Kontenerläuterungen beim Jahresabschluss13714.20. Testat / Vollständigkeitserklärung13714.21. Sozialversicherungsrechengrößen ab 01.01.201713915. Analyse und Auswertung – Optimierungspotenzial16. Abrechnung von Leistungen14114216.1. Leistungserfassung14216.1.1. Warum die Leistungserfassung für Sie so wichtig ist. 14216.1.2. Formular/ Eingabe in Stotax. 14316.2. Honorarabrechnung144Version: 2.4. Stand: 01.01.2017Seite 4 von 145

1. Sinn und Zweck dieses HandbuchesDieses Firmenhandbuch dient dazu, dass alle Mitarbeiter wissen, welches ihre grundlegenden Aufgaben als Mitarbeitersind, alles schriftlich festgehalten wird und dadurch bleibend und nicht willkürlich ist, Punkte geklärt werden, die in der Vergangenheit unklar waren und dadurchvielleicht hin und wieder zu Komplikationen oder Unstimmigkeiten geführt haben, eine solide Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit geschaffen wird.DAS HANDBUCH IST JEDOCH NUR AUS PAPIER. UMSETZENCHEN, MÜSSEN ES ALLE MITARBEITER!UND ZURWIRKLICHKEITMA-Jeder gute Vorsatz, jede Philosophie, jedes Vorhaben ist nur in dem Maße nützlich,wie es umgesetzt wird.Daher ist dies ein Appell an die guten Absichten aller Mitarbeiter der SteuerkanzleiWewers, sich dieser Ideen, Vorstellungen und Regelungen anzunehmen und sie auftäglicher Basis umzusetzen und wirklich anzuwenden.Ganz speziell gilt dies gegenüber neuen Mitarbeitern. Wenn diese von Anfang an verstehen, dass dieses Handbuch keine Gängelung darstellt, sondern das Miteinander für alle einfacher macht, und wenn sie von Anfang an vorgelebt bekommen, dass wirklich jeder Mitarbeiterdie Idee dieses Handbuchs aufrechterhält und sich daran hält, und wenn jeder einen neuen Mitarbeiter bei Fragen auf dieses Handbuch verweist,dann wird sich ein neuer Mitarbeiter schnell zurechtfinden und sich ebenfalls an dasHandbuch halten.Um einen Vergleich zu ziehen: Alle Verkehrsteilnehmer leiden in dem Maße, wie andere sich nicht an Vorfahrtrechte oder Parkregelungen halten. Wenn alle sich daranhalten, hat der Straßenverkehr gute Chancen zu fließen.Selbiges gilt für diese Firma: Wenn alle sich an die Regelungen halten, dann fließtdie Produktion.Ein glatt fließender Straßenverkehr verkraftet auch mal ein höheres Verkehrsaufkommen.Vergleichsweise kann ein glatt fließender Kundenverkehr daher auch mal größerwerden, ohne dass es gleich zum „Produktionsstau“ in der Firma kommt.Version: 2.4. Stand: 01.01.2017Seite 5 von 145

2. Mission, Philosophie und Vision2.1. Unsere Mission (was tun wir?)Wir wollen unseren Mandanten helfen, den für sie erfolgreichsten Weg durch dasSteuerrecht und den Behördendschungel zu findenDaher erbringen wir eine ganzheitliche Beratung im gesamten unternehmerischenund angrenzenden Bereich2.2. Unsere Philosophie (wie tun wir es?)Eine wertschätzende Haltung gegenüber dem Mandanten ist für uns selbstverständlichDie Zufriedenheit der Mandanten steht im Mittelpunkt unserer DienstleistungWir wollen beim Mandanten Begeisterung für unseren Service weckenDer Mandant soll den Mehrwert unserer Beratung spürenWir bieten innovative und maßgeschneiderte Dienstleistungen für unsere MandantenWir arbeiten nach Möglichkeit digital2.3. Unsere Vision (unter welchen Umständen tunwir es?)Treffen sich zwei Unternehmer und unterhalten sich über ihre Steuerberater. Sagtder eine: „Ich bin bei Wewers!“ Daraufhin der andere: „Oh, da wäre ich auch gerne “Wenn wir diesen Ruf und diesen Status bei potenziellen Mandanten erreichen, dannhaben wir das nötige Maß an Begeisterung geschaffen.Wir nutzen für unsere Arbeit in hohem Maße die Möglichkeiten von Computern undTechnik und machen dadurch unsere Arbeit schneller, leichter und richtiger.Es geht im Büro geordnet zu und die Dinge laufen glatt und reibungsarm. Es gibtnicht viele Störungen, jeder kann in Ruhe seine Arbeit erledigen und weiß auch darüber Bescheid, wie die internen Abläufe funktionieren.Version: 2.4. Stand: 01.01.2017Seite 6 von 145

Wir wollen hier viele gut gelaunte Leute, die gerne ihren Job machen und die sichfreuen, in einem erfolgreichen Unternehmen zu arbeiten.Wir möchten, dass unsere Mandanten gut erzogen sind, liefern pünktlich und ordentlich ihre Unterlagen ab und nehmen unsere technischen Fortschritte gut an, indem sie elektronische Kassenbücher und andere Computerwerkzeuge einsetzen.2.4. Wie wollen wir unseren Mandanten eigentlichbegeistern?Der Mandant kann unsere fachliche Leistung nicht beurteilen. Dass wir korrekte unssaubere Arbeit leisten, erwartet jeder Mandant von seinem Steuerberater. Dies sindalso keine Punkte, mit denen wir unseren Kunden begeistern können.Begeisterung können wir bei dem Mandanten nur wecken, wenn mir mehr liefern, alser von uns erwartet. Dies tun wir z. B. mit unserer aktiven Beratung.Des Weiteren geben wir unserem Mandanten folgende Leistungsversprechen.Dies sind keine Floskeln, sondern tatsächliche Mehrwerte für den Mandanten.Und diese Mehrwerte wollen und müssen wir leben!Wir versprechen Ihnen, dass . ein Rückruf oder eine Antwort erfolgt innerhalb eines Werktages. Sie vorher wissen, wie hoch das Honorar ist. wir zugesagte Termine einhalten. Sie aus verschiedenen Dienstleistungspaketen genau dasaussuchen können, was Sie benötigen.Version: 2.4. Stand: 01.01.2017Seite 7 von 145

3. AbkürzungsverzeichnisAbsetzung für AbnutzungAfaAbstimmungAntrag auf Erstattung fungBelegeBescheinigungBescheinigung ArbeitsamtBescheinigung WohngeldBetriebsvermögenBetriebswirtschaftliche AuswertungEinheitliche u. gesonderte ene Posten ListePrüfung schlagSteuerberaterSummen- und Veranlagungszeitraumverdeckte ftsjahrZusammenfassende rsion: 2.4. Stand: 01.01.2017Seite 8 von 145

3.1. Hinweise für das Speichern von Dokumenten im DMSDokumentNameDokumentenpfadJahresabschluss / JJJJ / Bilanzen,GewinnermittlungenAAnhang zur Bilanz Anhang zur Bilanz JJJJAAufgabebilanzJahresabschluss / JJJJ / Bilanzen, Aufgabebilanz zum TT.MM.JJ GewinnermittlungenABilanz JJJJ Bilanz JJJJ - Name MandantJahresabschluss / JJJJ / Bilanzen,GewinnermittlungenAeBilanz JJJJeBilanz JJJJ - Name Man dantJahresabschluss / JJJJ / chnung JJJJ EÜR JJJJ - Name MandantJahresabschluss / JJJJ / Bilanzen,GewinnermittlungenAEröffnungsbilanz EB zumJahresabschluss / JJJJ / Bilanzen,GewinnermittlungenAGewinn-und Verlustrechnung JJJJ GuV JJJJJahresabschluss / JJJJ / Bilanzen,GewinnermittlungenAKontenaufteilung Kontenaufteilung JJJJJahresabschluss / JJJJ / rungVollständigkeitserklärung JJJJJahresabschluss / JJJJ / Bilanzen,GewinnermittlungenFAnschreiben zur lfd. Finanzbuchhaltung Anschr. BF JJJJ/MMFinanzbuchhaltung / JJJJ / A MM/JJ o. JJJJ - Name MandantFinanzbuchhaltung/ JJJJ / AuswertungenFKassenbuch KB JJJJ o. MM/JJFinanzbuchhaltung/ JJJJ / AuswertungenFKassen-Importdatei MM/JJ Kassen Import MM JJFinanzbuchhaltung / JJJJ / SchriftverkehrFOffene Posten Liste OPL JJJJ o. MM/JJFinanzbuchhaltung/ JJJJ / AuswertungenFRechnungenRE Nr - Artikel Betrag VerkäuferFinanzbuchhaltung/ JJJJ / AuswertungenFSummen- und SaldenlisteMM/JJSuSa MM/JJ - Name Man dantFinanzbuchhaltung/ JJJJ / AuswertungenGGesellschafterliste Gesellschafterliste - FirmaSteuerakte / Gründung, GesellschaftsverträgeGGesellschaftervertrag Gesellschaftervertrag - FirmaSteuerakte / Gründung, ldung - zum TT.MM.JJSteuerakte / Gründung, GesellschaftsverträgeGGewerbeanmeldungSteuerakte / Gründung, ldung - zum TT.MM.JJGewerbeummeldung - zumTT.MM.JJ - Ummeldungs grundGHandelsregister Auszug HR-AuszugSteuerakte / Gründung, GesellschaftsverträgeGHandelsregister Anmeldung HR-AnmeldungSteuerakte / Gründung, GesellschaftsverträgeGProtokoll der GesellschafterversammlungProtokoll der Gesellschafter versammlungSteuerakte / Gründung, GesellschaftsverträgeVersion: 2.4. Stand: 01.01.2017Seite 9 von 145Steuerakte / Gründung, Gesellschaftsverträge

GSatzungLAnhörung (Deutsche Rentenversicherung)Steuerakte / Gründung, Gesell Satzung - FirmaschaftsverträgeAnhörung und Möglichkeit zurStellungnahme - PrüfungLohnbuchhaltung / JJJJ / BG, LVA JJJJ - JJJJ - Dt. RVund PrüfungenLAnschreiben zur lfd. Lohnbuchhaltung Anschr. Lohn JJJJ/MMLohnbuchhaltung / JJJJ / SchriftverkehrLArbeitsbescheinigungBA - Zeitraum - Vorname NachnameLohnbuchhaltung / JJJJ / MitarbeiterLArbeitsverträge (von Arbeitnehmern unserer Kd.)Kündigung - Vorname Name - zu welchem DatumLohnbuchhaltung / JJJJ / VerträgeLBeitragsbescheid (Berufsgenossenschaft)Beitragsbescheid JJJJ jeweilige BGLohnbuchhaltung / JJJJ / BG, LVAund PrüfungenLBeitragsnachweis Krankenkasse MM/JJ BN Krankenkasse MM/JJLohnbuchhaltung / JJJJ / BNKrankenkasseLEntgeltnachweis (Berufsgenossenschaft)Entgeltnachweis JJJJ jeweilige BGLohnbuchhaltung / JJJJ / BG, LVAund PrüfungenLLohnnachweise (Berufsgenossenschaft)Lohnnachweis JJJJ - jewei lige BGLohnbuchhaltung / JJJJ / BG, LVAund PrüfungenLLohnsteuerbescheinigung(vom Arbeitnehmer)LSt B JJJJ - Vorname Name - ArbeitgeberLohnbuchhaltung / JJJJ / MitarbeiterLLohnsteuerkarte (vomArbeitnehmer) LSt - Karte JJJJ - NachnameLohnbuchhaltung / JJJJ / MitarbeiterLPrüfbericht (Berufsgenossenschaft)PB - JJJJJ bis JJJJ - jewei lige BGLohnbuchhaltung / JJJJ / BG, LVAund PrüfungenLPrüfbericht (DeutscheRentenversicherung)Prüfbericht - JJJJJ bis JJJJ - Lohnbuchhaltung / JJJJ / BG, LVA jeweilige BGund PrüfungenLPrüfungsanordnung (Berufsgenossenschaft)Fragebogen zur Prüfungsan ordnung - jeweilige BGLohnbuchhaltung / JJJJ / BG, LVAund PrüfungenLPrüfungsanordnung (Deutsche Rentenversicherung)Erhebungsfragebogen JJJJ bis JJJJ - Dt. RVLohnbuchhaltung / JJJJ / BG, LVAund PrüfungenLStundenzettel / Lohnmitteilung Kd. an VAG: Lohn MM/JJLohnbuchhaltung / JJJJ / SchriftverkehrLVerdienstbescheinigungVerdienst B - Zeitraum NachnameLohnbuchhaltung / JJJJ / MitarbeiterSAnschreiben zur Prüfungvon Steuerbescheiden Anschr. Pbe "Steuerart" JJJJSteuerakte / "Steuerart" / JJJJ Anschr. Erkl "Steuerart" JJJJSteuerakte / "Steuerart" / JJJJGSE Verlustvortrages z. KSt Bescheid JJJJSteuerakte / KST / JJJJ GSE Bescheid JJJJSteuerakte / EST / JJJJGSE verrechenbarer Verlust Bescheid JJJJSteuerakte / EST / JJJJ EST Bescheid JJJJSteuerakte / EST / JJJJ UST Bescheid JJJJSteuerakte / UST / JJJJGSE vortr. Gewerbeverlustes Bescheid JJJJSteuerakte / GewSt / JJJJSSSSSSSAnschreiben zur SteuererklärungBescheid auf denTT.MM.JJJJ über die gesonderte Feststellung desverbleibenden Verlustvortrages zur KörperschaftssteuerBescheid für JJJJ über diegesonderte und einheitlicheFeststellung von BesteuerungsgrundlagenBescheid für JJJJ über diegesonderte und einheitlicheFeststellung von Besteuerungsgrundlagen u. d.verrechenbaren VerlustesBescheid für JJJJ überEinkommensteuer, Solidaritätszuschlag und KirchensteuerBescheid für JJJJ überUmsatzsteuerBescheid über die gesonderte Feststellung desvortragsfähigen Gewerbeverlustes auf denTT.MM.JJJJVersion: 2.4. Stand: 01.01.2017Seite 10 von 145

SBetriebsprüfungsbericht(Finanzamt)SEST Bescheid JJJJ - ManEinkommensteuer Bescheid dant NameSteuerakte / EST / JJJJSEinkommensteuerErklärung JJJJEST-Erkl JJJJ - Name Man dantSteuerakte / EST / JJJJSEinspruch zu einem SteuerbescheidEinsp "Steuerart" Bescheid JJJJSteuerakte / "Steuerart" / JJJJSEinspruch zu ErstattungszinsenEinsp Erstattungszinsen "Steuerart" JJJJSteuerakte / "Steuerart" / JJJJSErgebnisverteilung JJJJ Ergebnisverteilung JJJJErinnerung an Abgabe der"Steuerart" MM/JJ o. Q/JJJJ o. JJJJ BP BerichtSteuerakte / Prüfungen / Betriebs,UST- o. LSt PrüfungJahresabschluss / JJJJ / Bilanzen,GewinnermittlungenSErinnerung an Abgabe derSteueranmeldungenErklärung zur gesondertenFeststellung von Grundlagen für die EinkommensbeGSE Erkl JJJJ - Name Mansteuerung JJJJ dantFragebogen zu steuerlichenErfassung - Aufnahme einergewerblichen, selbständigen (freiberuflichen) TätigFB zur Steuerlichen Erfaskeit sungFragebogen zu steuerlichenErfassung - Gründung einerFB zur Steuerlichen ErfasKapitalgesellschaft sungSGewerbesteuer BescheidJJJJGewST Bescheid JJJJ Mandant NameSteuerakte / GewSt / JJJJSGewerbesteuerbescheid Vorauszahlungen GewSt VZ Bescheid JJJJSteuerakte / GewSt / JJJJSGewerbesteuer-ErklärungJJJJ GewSt-Erkl JJJJSteuerakte / GewSt / JJJJSGewerbesteuermessbetragBescheid JJJJGewSt-messbetrag Bescheid JJJJSteuerakte / GewSt / JJJJSHaftungsbescheidSHaftungsbescheid LST Haftungsbescheid LSTLohnbuchhaltung / JJJJ / LohnsteuerSKörperschaftsteuer Vorauszahlungsbescheid KST VZ Bescheid JJJJSteuerakte / KST / JJJJSKörperschaftsteuerBescheid JJJJKST Bescheid JJJJ - Man dant NameSteuerakte / KST / JJJJSKörperschaftsteuerErklärung JJJJ KST-Erkl JJJJSteuerakte / KST / JJJJSLohnsteuer Anmeldungmonatlich LSt VA MM/JJLohnbuchhaltung / JJJJ / LStSLohnsteuer Anmeldungvierteljährlich LSt VA I./II./III. o. IV/JJJJLohnbuchhaltung / JJJJ / LStSMitteilung für JJJJ überUmsatzsteuerSPrüfungsanordnung (Finanzamt)SUmbuchungsmitteilungUST Bescheid JJJJ - Man dant NamePrüfungsanordnung - Steuerart - Zeitraum - Prüfungs tagUmbuchungsmitteilung - von"Steuerart" auf "Steuerart" BetragSUmsatzsteuer BescheidJJJJUST Bescheid JJJJ - Man dant NameSteuerakte / UST / JJJJSUmsatzsteuer Voranmeldung monatlich UST VA MM/JJSteuerakte / UST / JJJJSUmsatzsteuer Voranmeldung vierteljährlich UST VA I./II./III. o. IV/JJJJSteuerakte / UST / JJJJSSSHaftungsbescheidVersion: 2.4. Stand: 01.01.2017Seite 11 von 145Steuerakte / UST / JJJJSteuerakte / GSE / JJJJSteuerakte / Schriftwechsel Finanzamt / JJJJSteuerakte / Schriftwechsel Finanzamt / JJJJSteuerakte / Steuerart / JJJJSteuerakte / UST / JJJJSteuerakte / Prüfungen / Betriebs,UST- o. LSt PrüfungSteuerakte / "Steuerart" / JJJJ

Umsatzsteuer-ErklärungJJJJUST-Erkl JJJJ - Name Man dantSteuerakte / UST / JJJJ UnternehmenskonzeptSteuerakte / Sonstige ber Einkommensteuer,Solidaritätszuschlag undKirchensteuer EST VZ Bescheid JJJJ/JJJJSteuerakte / EST / JJJJVAbbuchungsauftrag Abbuchungsauftrag - BankPraxisorganisation / AufträgeDarlehensvertragDV - Darlehensgeber BetragSteuerakte / Verträge MandantKaufvertragKV - Kaufgegenstand Betrag - VerkäuferSteuerakte / Verträge MandantSSVVA AbschlussS SteuerunterlagenF FinanzbuchhaltungV VertragsunterlagenG GründungVersion: 2.4. Stand: 01.01.2017Seite 12 von 145L Lohn

4. Organisatorische Struktur4.1. OrganigrammMandantTobias WewersSteuerberaterVerena HermannsUlrike WewersMirja hhaltungVersion: 2.4. Stand: 01.01.2017Seite 13 von altungJahresabschluss

4.2. VertretungsplanHauptsachbearbeiter VertretungHermanns / BehreKalinaVertretung der VertretungAlmoneitBohneU. WewersT. itKaiserT. WewersBohneU. WewersU. WewersBohneT. WewersDie Vertretung einer Person übernimmt deren Aufgaben und Funktionen währendder Abwesenheit.Es müssen dabei nur die Aufgaben erledigt werden, die während der erwarteten Abwesenheit anfallen. Ist also jemand beispielsweise nur einen Tag im Urlaub, dannmüssen eilige Anfragen von Mandanten beantwortet werden, es muss jedoch nichtdie Buchhaltung o. Ä. für denjenigen fertiggemacht werden. Die zu übernehmendenAufgaben sollen also im sinnvollen Verhältnis zum Zeitraum der Vertretung stehen.Vor längerer Abwesenheit (z. B. Urlaub) sollten möglichst viele Aufgaben abgeschlossen werden. Die von der Vertretung zu erledigenden Aufgaben, sind anhandeines Plans (To-Do-Liste) zu übergeben.Die Vertretung von Herrn Wewers betrifft alle fachlichen Themen, nicht die unternehmerischen. Dies bedeutet, dass bei Zweifelsfragen über Buchungen etc. in derAbwesenheit von Herrn Wewers dessen Vertreter eine abschließende Entscheidungfällt, wie vorzugehen ist.Version: 2.4. Stand: 01.01.2017Seite 14 von 145

5. HistorieIm Jahr 1973 wurde ich in Osnabrück geboren.Nach Abschluss einer Ausbildung zum Industriekaufmann studierte ich an der Verwaltungs- und Wirtschaftsakademie in Osnabrück Betriebswirtschaftslehre.1996 beendete ich beim Studium zum Betriebswirt (VWA).1998 legte ich zusätzlich die Bilanzbuchhalter Prüfung ab.Am 07.03.2002 wurde ich vom Präsidenten der Steuerberaterkammer Niedersachsenzum Steuerberater bestellt.Seit dem 1. Mai 2002 bin ich als selbständiger Steuerberater in Osnabrück tätig.Seit September 2006 bin ich ausgebildeter Mediator nach den Standards des Bundesverbandes für Mediation e.V.Seit Februar 2014 bin ich zertifizierter Business-Coach (DVCT)Im März 2015 habe ich die Fortbildungen zum systemischen Berater und Organisationsaufsteller abgeschlossen.Im Januar 2017 habe ich die Fortbildung zum zertifiziertem Business-Trainer abgeschlossen.Seit März 2017 ist der Unternehmenssitz in der eigenen Büroimmobilie an der Winkelhausenstraße 20 b in 49090 Osnabrück.Version: 2.4. Stand: 01.01.2017Seite 15 von 145

6. Räumlichkeiten6.1. Raumplan ErdgeschossVersion: 2.4. Stand: 01.01.2017Seite 16 von 145

6.2. Raumplan ObergeschossVersion: 2.4. Stand: 01.01.2017Seite 17 von 145

6.3. Wo finde ich was?6.3.1. MandantenordnerEinzelunternehmer:Flur OGKapitalgesellschaften:Büro A OGPersonengesellschaften: Büro C OGEinkommensteuerfälle:Büro C1 OGLohnakten:Büro A und B EG6.3.2. BüromaterialBlanko Papier und kleine Materialien (Kulis, Radierer etc.): TechnikraumGroße Materialien (Briefbögen, Umschläge, Mandantentaschen etc.): EmpfangAblage (vergangene Mandate): KellerLeere Ordner (alte und neue), Drucker-/Kopierpapier: KellerBuchführungspendelordner und aktuelle Mandantenunterlagen (zur Rückgabe): imFlur im linken Schrank6.3.3. FachliteraturNatürlich haben wir in den verschiedenen Räumen jede Menge an Fachliteratur stehen, aber die Aktualisierungen für die Loseblattsammlungen sind sehr teuer (mehrere tausend Euro jedes Jahr!), und auf der anderen Seite geht es viel schneller, wennman in Stotax-First nachschaut. Daher haben wir die Aktualisierungen der meistenLoseblattsammlungen abbestellt und arbeiten vermehrt mit der Software-basiertenDatenbank in Stotax.Wer sich mit Stotax-First noch nicht auskennt, kann die von Stotax zur Verfügunggestellten Lernvideos anschauen! Diese findet man im Stotax unter dem MenüpunktBibliothek, Dokumentationen, Lernvideos, Lernvideo Stotax-First.Version: 2.4. Stand: 01.01.2017Seite 18 von 145

6.4. ParkplätzeVor unserem Gebäude stehen 11 Parkplätze zur Verfügung. Zwei davon sind immerfür Mandanten frei zu halten.Sollte der Parkplatz vor dem Gebäude voll sein, stehen auf dem gegenüberliegendengroßen Parkplatz fünft weitere Parkplätze zur Verfügung. Die Parkplätze sind mit einem Schild „Wewers“ gekennzeichnet.6.5. Fenster und HeizkörperDurch offene Fenster geht Wärme verloren; Licht, das unnötig abends an bleibt, verschwendet Strom; aufgedrehte Heizkörper verschleudern über Nacht unnötige Wärmeenergie.Daher ist es wichtig, dass die jeweils letzte Person, die einen Büroraum verlässt, dafür sorgt, dass- die Fenster verschlossen sind- das Licht aus ist- die Heizkörper auf Stufe 2 gedreht sind (damit es morgens nicht völlig ausgekühlt ist).Für das WC und die Küche ist diesbezüglich das Empfangspersonal zuständig (diesbetrifft jedoch nicht den Küchenplan, dieser bleibt als gut funktionierende Lösung bestehen).6.6. LichtDie Lichtschalter für das Licht im Empfan

eine solide Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit geschaffen wird. DAS HANDBUCH IST JEDOCH NUR AUS PAPIER. UMSETZEN UND ZUR WIRKLICHKEIT MA-CHEN, MÜSSEN ES ALLE MITARBEITER! Jeder gute Vorsatz, jede Philosophie, jedes Vorhaben ist nur in dem Maße nützlich, wie es umgesetzt wird.