Transcription

GrundlagenDatenbankenACCESSLehrhefte für die SchuleDiplominformatiker Volkmar Heinigwww.computerbildung.de

Lehrhefte für die SchuleAlle wichtigen Funktionen von WORD (46Seiten A4, Abbildungen, Tabellen, Übersichten)Turbo Pascal Sprachbeschreibung - gegliederte und systematische Sprachübersicht(31 Seiten, A4)Grundlagen der Grafikarbeit unter Windows(37 Seiten A4, Abbildungen, Beispiele,Übersichten)Eine Übersicht fürInternetAnfänger (ca.60 Seiten A4, Abbildungen, Tabellen,Hilfetexte)Systemaufbau desComputers undWINDOWS (37 SeitenA4, Abbildungen,Tabellen, Hilfetexte,ÜbersichtenAlle wichtigen Funktionen von EXCEL (47Seiten A4, Abbildungen, Tabellen, Beispiele)Arbeitsmaterialien fürdie Schule, Anleitungenmit Word, Excel, Powerpoint und Internet (125Seiten, A4)Was ist eine Datenbank Einstieg inACCESS (32 SeitenA4, , Kalender, Adressbuch- Notizbuch,Aufgabenplanung undmehr - Bedienung desuniversellen Managementprogramms (A4,115 Seiten)Schulbuch: Grundlagen der objektorientiertenProgrammiersprache Java, speziell für den Informatikunterricht an Schulen.Verlag Holland Josenhans, Stuttgart17,80 EURISBN 3-7782-6022-7www.computerbildung.de

Inhalte1WAS SIND DATENBANKEN1.11.21.32ACCESS INSTALLIEREN2.12.22.33DAS ACCESS-FENSTERDIE DATENBANKOBJEKTEDAS DATENBANKFENSTERMIT DER BEISPIELDATENBANK "NORDWIND" ARBEITEN4.14.24.34.44.54.64.75ACCESS UND MICROSOFT OFFICEDIE INSTALLATION STARTENDIE INSTALLATION ABSCHLIEßENDATENBANKOBJEKTE IN ACCESS3.13.23.34DIE DATENBANKSCHWIERIG AM ANFANG - WAS IST EINE RELATIONALE DATENBANK?DAS DATENBANKPROGRAMMDIE DATENBANK ÖFFNENMIT DER NORDWIND-DATENBANK ARBEITENARTIKEL BEARBEITENKATEGORIEN BEARBEITENLIEFERANTENDATEN BEARBEITENDATEN AUSDRUCKEN - BERICHTE ERSTELLENNORDWIND-DATENBANK SCHLIEßEN UND ACCESS BEENDENEINE EIGENE DATENBANK ERSTELLEN5.15.25.35.45.5TABELLEN MIT MITARBEITERDATEN ERSTELLENABFRAGE ERSTELLENFORMULARE AUS TABELLEN ODER ABFRAGEN ERZEUGENGEHALTSLISTE ALS BERICHT ERZEUGENRUNDSCHREIBEN MIT DER SERIENBRIEFFUNKTION VON EITERE BEISPIELDATENBANKEN AUS ACCESS397STICHWORTVERZEICHNIS42

W a s1s i n dD a t e n b a n k e n?Was sind Datenbanken ?1.1Die DatenbankDaten, die sich auf einen gemeinsamen Themenbereich beziehen und einem gemeinsamenZweck dienen, werden in Tabellenform erfasst. Eine Datenbank besteht aus den Tabellen diezentral auf zumeist Magnetplattenspeichern und Servern in Form von Dateien gehalten werden.Die Tabellen enthalten zeilenweise die Inhalte (wie man sie auf Karteikarten erfasst). JedeTabellenzeile entspricht einem Datensatz.BeispielAngenommen Sie führen ein privates Adressenverzeichnis. In diesem Verzeichnis tragen SieName, Vorname, Geburtstag, Adresse usw. ein.Diplominformatiker Volkmar Heinigwww.computerbildung.de4

W a s i n dD a t e n b a n k e htmannmannweibIn der Regel ist Ihr Verzeichnis alphabetisch nach den Namen angelegt. Irgendwann stellenSie sich die Frage, wer von Ihren Bekannten oder Verwandten gerade in der laufenden Wocheoder im innerhalb des nächsten Monats Geburtstag hat.Wetten, spätestens jetzt ärgern Sie sich, dass Sie Ihr Adressenverzeichnis nicht nach den Geburtstagen aufgenommen haben. Sie könnten jetzt Ihre Liste neu schreiben oder im einfachsten Fall Ihre Karteikarten umsortieren.Hier hilft Ihnen aber der Computer als elektronischer Rechenknecht sehr schnell weiter. MitHilfe eines Datenbankprogrammes können Sie die einmal in einer Tabelle aufgenommnenDaten so umsortieren, dass Sie die gewünschte Reihenfolge blitzschnell 6GeschlechtmannweibmannSchwierig am Anfang - was ist eine relationale Datenbank?Eine Relation ist eine Beziehung. Datenbanken werden in der Regel so aufgebaut, dass Datenin mehreren Tabellen erfasst werden, welche in Relation zueinander stehen.Da dieser Begriff als eines der Grundprinzipien von Datenbanken immer wieder auftaucht,hier ein Beispiel e ünchenMünchenBerlinWären die Daten eines Lieferanten, der mehrere Artikel liefert in nur einer Tabelle organisiert, müssten Sie Daten mehrfach eingeben und auch Änderungen mehrfach vornehmen. Abgesehen von dem damit verbundenen Mehraufwand, birgt die Führung gleicher Daten auchDiplominformatiker Volkmar Heinigwww.computerbildung.de5

W a ss i n dD a t e n b a n k e n?die Gefahr, dass Schreibfehler unterlaufen und die Daten an verschiedenen Positionen in derTabelle nicht identisch sind. Sie könnten beispielsweise vom gleichen Lieferanten versehentlich verschiedene Postleitzahlen eintragen. Oder, falls die Firma Büro-Otto zu SchreibwarenSchulze wird, müssten Sie an allen Stellen in der Tabelle diesen Name ändern.Der AuswegSie speichern in einer Tabelle die Produktangaben und die zugehörige Lieferantennummer.In einer zweiten Tabelle speichern Sie die Anschriften der r.Lieferantenname1 Büro-Otto2 Papier-Schmitt3 Office nÄndert sich beispielsweise der Geschäftssitz eines Lieferanten, müssen Sie die Adresse nurnoch einmal (in der zweiten) Tabelle) ändern. Über die Lieferantennummer wird die Beziehung (Relation) hergestellt.Damit sind die oben erwähnten Nachteile der doppelten Datenerfassung nicht mehr vorhanden. Gleichzeitig verringert sich die Datenmenge beim Speichern und Verarbeiten.1.3Das DatenbankprogrammDatenbankprogramme stellen die Software zur Speicherung und Verwaltung umfangreicherDatenmengen dar, mit der in kürzester Zeit Informationen zu unterschiedlichen Fragestellungen aus Datenbanken gewonnen werden können.Online-Datenbanken (z.B. im Internet) sind per Datenfernübertragung (DFÜ) erreichbar undbieten Informationen jeglicher Art. Bei relationalen Datenbanken werden die Daten in Formvon gegebenenfalls verknüpften Tabellen verwaltet. Objektorientierte Datenbanken erweiternDiplominformatiker Volkmar Heinigwww.computerbildung.de6

A c c e s si n s t a l l i e r e ndieses Konzept. So werden z.B. bei der Beschreibung der Daten neben ihrer Struktur zusätzlich die Operationen festgelegt, mit denen die Daten (nur) manipuliert werden dürfen.Was können sie mit dem Datenbankprogramm alles tun? Daten beliebig bearbeiten und verändernDaten sortieren und filternDaten abfragen (recherchieren)Mit Daten (Zahlen) rechnenaus Daten neue Tabellen, Berichte, Protokolle, Kataloge etc. erstellenDaten nach anderen Programmen exportierenZugriff zu den Daten regelnNicht nur das Datenbankprogramm Access ist der alleinige Glücklichmacher im Bereich Datenbankprogramme, Sie können auch mit Works, FoxPro, dBase, Lotus, oder StarBase arbeiten. Diese Datenbankprogramme sind in der Regel schneller(einfacher) zu handhaben, bietenaber meist nicht so einen großen Funktionsumfang wie Access. Im Bereich Großrechner/Unix-basierten Servern wir häufig mit Oracle-Datenbanken gearbeitet.2Access installieren2.1Access und Microsoft OfficeEs ist wichtig, dass Sie Access mit dem dafür vorgesehenen Programm installieren. Wenn Siedie Programmdateien einfach von der Diskette oder CD auf Ihre Festplatte kopieren, könnenSie Access nicht starten. Das Installationsprogramm kopiert alle erforderlichen Komponentenautomatisch an die Stelle, an der sie später auch benötigt werden. Es verändert außerdem einige Einstellungen von Windows, die dringend benötigt werden. Microsoft liefert Access alseigenständiges Programm und als Bestandteil von Office Professional aus. Es handelt sich inbeiden Fällen um dasselbe Programm. Der Unterschied besteht darin, dass in Office Professional zusätzlich die Tabellenkalkulation Excel, die Textverarbeitung Word und Outlook enthaltenDiplominformatiker Volkmar Heinigwww.computerbildung.de7

A c c e s s2.2i n s t a l l i e r e nDie Installation startenDie Installation von Access beginnt mit dem Einlegen der CD, was automatisch zum Starteines Programms führt, über das Sie die Installation beginnen können. Die Ursache hierfür istdie sogenannte AutoPlay-Funktion von Windows Diese Funktion startet bei neu eingelegtenCD's diejenigen Programme, die in der Datei autorun.inf vermerkt sind.1. Starten Sie den Explorer von Windows.2. Klicken Sie Ihr CD-ROM-Laufwerk mit der rechten Maustaste an.3. Wählen Sie den Befehl AutoPlay aus dem Kontextmenü.Auch diese Vorgehensweise führt zum Start des Programms. Zum Start der Installation klicken Sie auf das Symbol mit der Beschriftung Microsoft Access installieren. Das AutoPlayProgramm ist so konstruiert, dass bei einem Klick auf das Symbol die Datei setup.exe gestartet wird. Daraus ergibt sich eine dritte Möglichkeit, die Installation zu starten: Sie führen einfach einen Doppelklick auf diese Datei durch.Sollte das Installationsprogramm beispielsweise alte Versionen von Microsoft Access aufIhrer Festplatte finden, fragt es, ob Sie diese entfernen wollen. Wenn Sie sich nicht sichersind, sollten Sie an dieser Stelle auf die Schaltfläche Nein klicken. So haben Sie die Sicherheit, dass Sie Ihre Datenbanken mit den alten Versionen von Access weiterhin bearbeitenkönnen.Sollten während der Installation weitere Meldungen auftreten, lesen Sie sich die beschreibenden Texte aufmerksam durch. Beantworten Sie die Fragen so, wie es für Ihre Installation amsinnvollsten ist.2.3Die Installation abschließenAm Ende der Installation meldet das Installationsprogramm, dass es Windows neu startenmuß. Schließen Sie alle noch geöffneten Dokumente und beenden Sie alle laufenden Anwendungen. Klicken Sie erst danach auf die Schaltfläche Windows Neustart. Damit ist die Installation abgeschlossenDiplominformatiker Volkmar Heinigwww.computerbildung.de8

D a t e n b a n k o b j e k t e33.1i nA c c e s sDatenbankobjekte in AccessDas Access-FensterNach dem Starten von Access und dem Öffnen einer vorhandenen Datenbank (Datei, Datenbank Öffnen) oder dem Anlegen einer neuen Datenbank (Datei, Neue Datenbank anlegen)wird das dargestellte Fenster angezeigt.In der Titelzeile finden Sie den Name des Programmes, den Dateiname der Datenbank unddie Windows-Icons.In der Menüzeile werden abhängig vom Bearbeitungsvorgang (kontextbezogen) verschiedeneOptionen angezeigt. Die Menüwahl durch Mausklick oder Tastatureingabe entspricht denWindows-Konventionen.Die angezeigten Symbole stehen ebenfalls im Zusammenhang mit dem gerade gewähltenBearbeitungsschritt, werden also nicht immer einheitlich dargestellt.Im Arbeitsbereich des Access-Fensters wird das Datenbankfenster angezeigt. Allgemeinwerden hier die Datenobjekte der Datenbank erstellt, angezeigt und bearbeitet.Diplominformatiker Volkmar Heinigwww.computerbildung.de9

D a t e n b a n k o b j e k t ei nA c c e s sDie Statuszeile am unteren Fensterrand enthält Hinweise zur Hilfe, Informationen zur gewählten Bearbeitungsfunktion und aktuellen Tastaturbelegung.3.2Die DatenbankobjekteEine Access-Datenbank kann sechs verschiedene Objekte enthalten. Von jedem Objekt können Sie mehrere erstellen.TabellenEine Tabelle ist eine Sammlung von Daten über ein bestimmtes Thema.Jede Zeile der Tabelle entspricht einem Datensatz, jede Spalte einem Datenfeld.AbfragenMit einer Abfrage können Sie Datensätze einer Tabelle oder mehrererTabellen ermitteln und auflisten, die bestimmte Bedingungen erfüllen. Das Ergebnis einerAbfrage ist wiederum eine Tabelle. Sie können diese Daten beispielsweise anzeigen, ändern,auswerten und analysieren.FormulareFormulare dienen zur Ansicht, zur Eingabe und zur Bearbeitung vonDaten aus Tabellen und Abfragen.BerichtIn Berichten fassen SieDaten aus Ihren Tabellen und Abfragen zusammen. Sie können diese Berichte über IhrenDrucker ausgeben.Der Berichtaufbau wirdeinmalig definiert und kann dann immer wiederauf die Datenbank angewendet werden.MakrosMit Hilfe von Makrosautomatisieren Sie stets wiederkehrende Arbeiten mit Access. Sie erstellen dabei eine Listevon Anweisungen (Aktionen). Diese könnenanschließend jederzeit ,,abgespielt" werden.Diplominformatiker Volkmar Heinigwww.computerbildung.de10

D a t e n b a n k o b j e k t eModulei nA c c e s sAccess bietet eine Programmiersprache an (Access Basic), mit derSie Ihre Datenbank um bestimmte Funktionen erweitern,Ihren Erfordernissen anpassenund optimieren können.3.3Das DatenbankfensterIm Datenbankfenster werden die in der Datenbank definierten Objekte aufgelistet, erstellt,verwaltet, umbenannt, gelöscht. Über das Register können die Objekte angewählt werden.Unterscheiden Sie bitte zwischen den grundsätzlich verschiedenen Möglichkeiten für dasErstellen von Objekten (Neu - meist neue Tabelle anlegen), das Anzeigen und Bearbeiten vonObjekten (Öffnen meist Dateneingabe in Tabellen) und der Entwurfsansicht von Objekten(Entwurf)Die Schaltflächen bedeuten also:Neuerstellt eine neues Objekt des gewählten TypsÖffnenöffnet ein Objekt um die Daten anzuzeigen zu editieren oder auszuführenEntwurf öffnet ein Objekt um die Eigenschaften des Objekts anzuzeigen, festzulegenoder zu ändernDiplominformatiker Volkmar Heinigwww.computerbildung.de11

M i t4d e rB e i s p i e l d a t e n b a n k" N o r d w i n d "a r b e i t e nMit der Beispieldatenbank "Nordwind" arbeiten4.1Die Datenbank öffnenAn dieser Stelle soll der praktische Einstieg im Vordergrund stehen. Und was ist schon praktischer als ein Beispiel? Da ist es nur zu begrüßen, dass Microsoft Ihre Datenbank mit einerebenso umfangreichen wie beeindruckenden Beispieldatenbank ausgestattet hat. Das Beispielhandelt von den Geschäften des fiktiven Handelsunternehmens Nordwind GmbH.Um einen Blick auf die Beispieldatenbank zu werfen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie aufdie Option Öffnet eine bestehende Datenbank.Markieren Sie den Eintrag Nordwind inder Liste. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Nach der Installation zeigt Access im Startdialog nur zwei Einträgeunter Öffnet eine bestehende Datenbankan. Die Nordwind-Datenbank erscheint,weil das Installationsprogramm sie automatisch hier eingetragen hat. Im weiterenVerlauf Ihrer Arbeit werden Sie feststellen, dass Access im Startdialog stets dievier zuletzt geöffneten Datenbanken anzeigt. Mit dem Eintrag Weitere Dateiengelangen Sie zu einem Datei ÖffnenDialog, mit dem Sie Datenbankenaus beliebigen Ordnern startenkönnen.DasÖffnenderNordwind-Datenbank führt zur Anzeige eines Formulars mit Informationenzum Gebrauch der Beispieldatenbank.Diplominformatiker Volkmar Heinigwww.computerbildung.de12

M i td e rB e i s p i e l d a t e n b a n k" N o r d w i n d "a r b e i t e nLesen Sie sich diese Informationen aufmerksam durch, bevor Sie das Formular mit einemKlick auf die Schaltfläche OK schließen.Nach der freundlichen Begrüßung passiert zuerst einmal gar nichts. Access zeigt lediglich ein einfaches Fenster mit allerhand Symbolen und Namen an. Dieses sogenannteDatenbankfenster ist die Steuerzentrale oder das Regiezentrum Ihrer Datenbank. Eswird Sie von nun an kontinuierlich bei der Arbeit mit Access begleiten. Das Datenbankfensterenthält die Register Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module. Das sinddie sechs Bestandteile einer Datenbank.4.2Mit der Nordwind-Datenbank arbeitenNun soll es aber endlich losgehen mit der Nordwind-Datenbank. Damit Sie sich nicht mühevoll durch das Datenbankfenster wühlen müssen, sollten Sie als erstes die Hauptübersichtöffnen. Gehen Sie wie folgt vor:1. Klicken Sie im Datenbankfenster auf das Register Formulare.2. Markieren Sie den Eintrag Hauptübersicht.3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.Diplominformatiker Volkmar Heinigwww.computerbildung.de13

M i td e rB e i s p i e l d a t e n b a n k" N o r d w i n d "a r b e i t e nDie Hauptübersicht ist ein mit Access entworfenes Formular. Es hat die Aufgabe, Ihnen denkomfortablen Zugriff auf die wichtigsten Komponenten der Nordwind-Datenbank zu geben.Aus diesem Grund wird diese spezielle Art auch als Übersichts- oder Menüformular bezeichnet. Die meisten im Formular angeordneten Schaltflächen zeigen einen kurzen informativenText an, wenn Sie den Mauszeiger kurze Zeit darauf verweilen lassen. Man bezeichnet dieseArt der Hilfestellung als QuickInfo. Dies ist die Hauptübersicht der Nordwind Datenbank.Access kann mehrere Fenster gleichzeitig anzeigen. In der aktuellen Arbeitssituation steht dieHauptübersicht im Vordergrund. Das Datenbankfenster ist teilweise verdeckt. Um es in denVordergrund zu bringen, brauchen Sie nur auf seine Titelleiste zu klicken. Alternativ könnenSie auch die Menübefehle des Menüs Fenster verwenden.Das Datenbankfenster brauchen Sie bis auf weiteres nicht. Der Bildschirm wird übersichtlicher, wenn Sie es auf ein Symbol verkleinern. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Wählen Sie denBefehl Fenster, Nordwind: Datenbank aus der Menüzeile, um das Datenbankfenster in denVordergrund zu bringen. Klicken Sie in der Titelleiste des Datenbankfensters auf das Symbolzum Verkleinern des Fensters.Diplominformatiker Volkmar Heinigwww.computerbildung.de14

M i td e rB e i s p i e l d a t e n b a n k" N o r d w i n d "a r b e i t e nAchten Sie darauf, dass Sie das Datenbankfenster nicht schließen. Dabei Access das Datenbankfenster gleichbedeutend mit der Datenbankist, führt das Schließen des Datenbankfensters automatisch zumSchließen der Datenbank.4.3Artikel bearbeitenDie Nordwind Datenbank ist ein Beispiel für die Verwaltung des fiktiven Handelsunternehmens Nordwind GmbH. Wesentliche Bestandteile dieser Datenbank sind Artikel,Kategorien, Lieferanten und Bestellungen.Mit einem Klick auf die Schaltfläche Artikel (im Formular-Register) erhalten Sie einen Überblick über die Struktur des Artikelstamms. Sie erkennen, dass Artikel durch eine Artikelnummer, einen Namen, eine Liefereinheit und einen Preis gekennzeichnet sind. Außerdemspeichert die Nordwind Datenbank zu jedem Artikel den Lieferanten, von dem er bezogenwerden kann. Die Einordnung in Kategorien erleichtert es, die teilweise exotischen Artikelnamen in Produktgruppen einzuordnen. Schließlich verwaltet die Datenbank auch noch einigeInformationen zur Lagerhaltung.DasArtikelformularenthält für jede relevante Information ein Feldzur Eingabe und Bearbeitung von Daten. DieArtikelnummer vergibtAccess automatisch inaufsteigenderReihen-folge. An diesem Feldkönnen Sie daher nichtsändern. Anders der Artikelname: Sie können einfach in dieses Feld klicken, um den Namen zu ändern. Eine Sonderstellung kommen dem Lieferanten und der Kategorie zu. Die Werte dieser beiden Felder können Sie zwar ändern, aber nur innerhalb gewisser Grenzen. Beide Felder haben an der rechtenSeite einen Pfeil, über den Sie eine Liste der zu lässigen Eingaben öffnen. Wenn Sie einenDiplominformatiker Volkmar Heinigwww.computerbildung.de15

M i td e rB e i s p i e l d a t e n b a n k" N o r d w i n d "a r b e i t e nWert eingeben, der nicht in der Liste enthalten ist, meldet Access einen Fehler. Diese Art derEingabefelder heißen bei Access Nachschlagefelder.Experimentieren Sie ruhig ein wenig mit der Eingabe und Bearbeitung von Artikeldaten.Verwenden Sie die Tabulator Taste oder die Maus, um von einem Feld zum anderen zu gelangen. Das Blättern in der Artikeldatei erfolgt über die Navigationsleiste im unteren Teil desFormulars. Hier finden Sie die Symbole, mit denen Sie auf den ersten, vorhergehenden, nächsten und letzten Artikel positionieren können.Fügen Sie nach dem letzten Datensatz eine neuen Datensatz hinzu.Vergleichen Sie Ihren Eintrag im Artikel-Formular mit dem entstandenen Eintrag in der Artikel-Tabelle (letzte Tabellenzeile).4.4Kategorien bearbeitenDie Artikel der Nordwind GmbH sind in Kategorien gruppiert. So lässt sich auf einen Blickerkennen, ob ein Artikel ein Getränk, ein Gewürz oder eine andere Art Lebensmittel ist. Während der Bearbeitung der Artikeldaten haben Sie gesehen, dass jeder Artikel über ein Nachschlagefeld in eine Kategorie eingeordnet wird.Die Pflege dieser Kategorien erfolgt nun in einemeigenen Formular, das SieüberdiegleichnamigeSchaltfläche der Hauptübersicht öffnen.Das Kategorien-Formular enthält an sich nur zwei Eingabefelder. Sie können den Namen derKategorie und eine Beschreibung eingeben. Im unteren Teil des Formulars sehen Sie zudemeine Tabelle mit den Artikeln, die der aktuellen Kategorie zugeordnet wurden. In der Abbildung enthält diese Tabelle beispielsweise nur die Artikel der Kategorie „Gewürze“.Diplominformatiker Volkmar Heinigwww.computerbildung.de16

M i td e rB e i s p i e l d a t e n b a n k" N o r d w i n d "a r b e i t e nDas Kategorien-Formular enthält rechts neben den Textfeldern zusätzlich ein weiteres Feld,das eine Abbildung der Kategorie anzeigt. Dieses Bild ist kein Bestandteil des Formulars,sondern wird tatsächlich mit den Daten der Kategorie gelesen. Sie können das leicht nachvollziehen, indem Sie mit den Navigationsschaltflächen einmal zu anderen Kategorien blättern. Sie sehen, dass sich die Abbildung mit jedem Datensatz ändert.Da Access die Abbildungen in der Datenbank speichert, können Sie diese wie alle anderenFelder auch bearbeiten. Lediglich das Verfahren zur Bearbeitung von Bildern weicht von demzur Bearbeitung von Texten ab. Um das Bild zu bearbeiten, müssen Sie es doppelt anklicken.Access startet in diesem Fall das Bildbearbeitungsprogramm Microsoft Paint. Sie erkennendas daran, dass die Menübefehle und Symbolleisten dieses Programms in die Benutzeroberfläche von Access eingebettet werden. Man bezeichnet dieses Verfahren als direkte OLEBearbeitung.Diplominformatiker Volkmar Heinigwww.computerbildung.de17

M i td e rB e i s p i e l d a t e n b a n k" N o r d w i n d "a r b e i t e nBearbeiten Sie die Abbildung der Kategorie Süßwaren nun mit denMöglichkeiten von Microsoft Paint. Am Ende klicken Sie einfach aufirgendeine andere Stelle des Formulars. Access erkennt nun automatisch, dass Ihre Arbeit an der Abbildung beendet ist. Es blendet dieMenübefehle und Symbolleisten von Microsoft Paint aus und zeigtsich wieder im gewohnten Gewand.Solange Sie die aktuelle Kategorie noch nicht gespeichert haben, können Sie die Änderungenan der Abbildung durch ein oder zweimaliges Betätigen der [Esc] Taste wieder rückgängigmachen.Das Speichern des aktuellen Datensatzes, und damit auch der Änderungen an der Abbildung, erledigt Access automatisch, wenn Sie zueinem anderen Datensatz wechseln oder Sie das Formular schließen.Das explizite Speichern der Änderungen erfolgt unter anderem mitdem Menübefehl Datei, Datensatz speichern.Die Zusammenarbeit mit Microsoft Paint ist nur eines von vielen Beispielen für die perfekteIntegration der Datenbank Access mit anderen Programmen. Ähnlich komfortabel ist die Zusammenarbeit mit Excel, Word, Outlook, PowerPoint, dem Internet Explorer und zahlreichenanderen Anwendungsprogrammen.4.5Lieferantendaten bearbeitenDie Nordwind-Datenbank speichert zu jedem Artikel auch den Lieferanten, von dem er bezogen werden kann. Der Zusammenhang zwischen Lieferanten und Artikeln ist daher mit demZusammenhang zwischen Kategorien und Artikeln vergleichbar. In der Fachsprache wirddieser Zusammenhang als 1:n-Beziehung bezeichnet. Im Beispiel kann jedem Lieferanten (1)ein oder mehrere Artikel (n) zugeordnet werden. Umgekehrt wird ein Artikel nur von genaueinem Lieferanten geliefert.Das Lieferantenformular besteht im wesentlichen aus Textfeldern und hat in dieser Hinsichtnicht viel Neues zu bieten. Aber vielleicht wollen Sie sich die beiden Schaltflächen einmalDiplominformatiker Volkmar Heinigwww.computerbildung.de18

M i td e rB e i s p i e l d a t e n b a n k" N o r d w i n d "a r b e i t e ngenauer ansehen. Ein Klick auf die Schaltfläche Artikel (Übersicht) öffnet eine tabellarischeÜbersicht der Artikel des aktuellen Lieferanten.Die Übersicht zeigt stets nur die Artikel an, die dem angezeigten Lieferanten zugeordnet sind.Sie können das leicht prüfen, indem Sie über die Navigationsschaltflächen zu einem anderenLieferanten wechseln. Da die Anzeige im Artikelformular vom aktuellen Datensatz des Lieferantenformulars abhängig ist, spricht man hier von zwei synchronisierten Formularen.Die Schaltfläche Artikel hinzufügen öffnet automatisch das Artikelformular, das Ihnen schonbekannt ist. Die Schaltfläche ist jedoch so programmiert, dass sie automatisch auf einen neuen, leeren Datensatz positioniert.Für das Hinzufügen neuer Lieferanten gibt es keine eigene Schaltfläche. Hier können Siedurch einen Klick auf das Navigationssymbol Neuer Datensatz direkt auf den neuen, leerenDatensatz positionieren. Das Hinzufügen des neuen Datensatzes erfolgt implizit, wenn Sie mitder Eingabe eines Lieferantennamens und der anderen Daten beginnen. Access speichert denneuen Datensatz automatisch, wenn Sie auf einen anderen Lieferanten positionieren, oderwenn Sie das Formular schließen.Diplominformatiker Volkmar Heinigwww.computerbildung.de19

M i td e rB e i s p i e l d a t e n b a n k" N o r d w i n d "a r b e i t e nFügen Sie Ihren Name/Firma als Lieferant im Formular "Lieferanten"hinzu. Wahlen Sie anschließend Artikel hinzufügen. Ergänzen Sie denArtikel "Wodka Gorbatschow" aus der Kategorie "Getränke". TretenSie als Lieferant für den Wodka auf.4.6Daten ausdrucken - Berichte erstellenMicrosoft hat die Nordwind-Datenbank mit einer Reihe sogenannter Berichte ausgestattet,über die sich die gespeicherten Daten auswerten und drucken lassen. Ein Bericht ist bei Access das typische Instrument zur Ausgabe von Daten auf Papier. Dabei spielt es keine Rolle,ob es sich um eine einfache Übersichtsliste oder eine aufwendige Umsatzstatistik handelt.Ein Beispiel für eine einfache Übersichtsliste ist die Artikelliste. Wählen Sie im Datenbankfenster die Registerkarte Berichte und öffnen Sie dort die Artikelliste. Anders als Sie vielleicht erwarten, rattert der Drucker nun nicht gleich los. Access öffnet vielmehr ein neuesFenster und zeigt hier eine Vorschau auf die Artikelliste an.Diplominformatiker Volkmar Heinigwww.computerbildung.de20

M i td e rB e i s p i e l d a t e n b a n k" N o r d w i n d "a r b e i t e nDie Anzeige stimmt weitgehend mit dem überein, was Sie nun über einen Klick auf das Druckersymbol auf Papier ausgeben lassen können. Bei Access wird diese Anzeige als Seitenansicht eines Berichts bezeichnet.Die Seitenansicht enthält eine Navigationsleiste, mit der Sie die verschiedenen Druckseitendes Berichts abrufen können. Durch einen Mausklick auf den Anzeigebereich können Sie dieAnzeige wechselweise verkleinern und vergrößern. So erhalten Sie einen recht guten Überblick über das, was Access später drucken wird.Access druckt die vierseitige Artikelliste auf dem unter Windows als Standard definiertenDrucker aus. Ein Mausklick auf die Schaltfläche Schließen schließt die Seitenansicht.Die Artikelliste gibt lediglich einen Auszug der Informationen wieder, die in der NordwindDatenbank gespeichert sind.Darüber hinaus enthält die Datenbank eine Reihe von Umsatzstatistiken, die umfangreicheBerechnungen mit dem Datenmaterial vornehmen. Sie erhalten einen Überblick über die Umsatzstatistiken, indem Sie in der Hauptübersicht (Formular Hauptübersicht) der NordwindDatenbank auf die Schaltfläche Verkaufsberichte drucken klicken. Benutzen Sie alternativ dasRegister Berichte im Datenbankfenster.Der folgende nen Sie jeweilsnur einen der Berichteauswählen.KlickenSiean-schließend auf einederSchaltflächenVorschau oder Drucken, um den Bericht Personalumsätze nach Land in der Seitenansicht zuöffnen oder ihn auszudrucken.Diplominformatiker Volkmar Heinigwww.computerbildung.de21

M i td e rB e i s p i e l d a t e n b a n k" N o r d w i n d "a r b e i t e nBevor Sie den Bericht Personalumsätze nach Land ansehen oder drucken können, erscheinennoch zwei weitere Dialoge. Es handelt sich hierbei um die Eingabe sogenannter Parameter,über die Sie den Bericht steuern. Wenn Sie beispielsweise die Daten 01.01.1995 in den ersten und31.12.1995 (Jahreszahl vierstellig!) in den zweitenDialog eingeben, dann berücksichtigt der Bericht nurdie Umsätze, die im Jahr 1995 zustande gekommensind.Der dritte im Reigen der Umsatzberichte heißt Umsätze nach Kategorie. Diesen Bericht sollten Sie sich auf jeden Fall ansehen. Er kombiniert die Anzeige von Zahlenwerten mit einemDiagramm. Es dauert zwar eine Weile, bis Access die Seitenansicht dieses Berichts anzeigenkann, aber das Warten lohnt sich. Dieser Bericht fällt insofern aus dem Rahmen, als dass erdas Papier im Querformat bedruckt. Damit erreichen die Entwickler der NordwindDatenbank, dass mehr Informationen nebeneinander gedruckt werden können. Nur so ist esmöglich, dass der Bericht die Umsätze einer Kategorie als Zahlenwerte und als Grafik gleichzeitig nebeneinander auf einer DIN A4 Seite drucken kann.Diplominformatiker Volkmar Heinigwww.computerbildung.de22

E i n e4.7e i g e n eD a t e n b a n ke r s t e l l e nNordwind-Datenbank schließen und Access beendenAbschließend können Sie die Nordwind-Datenbank schließen, indem Sie auf das SchließenSymbol des Datenbankfensters (Kreuz) klicken. Alternativ können Sie auch den Befehl Datei, Beenden aus der Menüzeile von Access wählen. Dieser Befehl schließt die NordwindDatenbank und beendet Access in einem Schritt.Gleichzeitig werden alle Datensätze abgespeichert. Der Befehl Speichern / Speichern unter speichert nicht die gesamte Datenbank sondern nur ausgewählte Tabellen/Abfragen.Wann immer Sie später Ideen oder Beispieldaten benötigen, sollten Sie noch einmal einenBlick in die Nordwind-Datenbank werfen. Auch wenn es „nur“ ein Beispiel ist, so steckenhier doch eine ganze Menge Ideen und Lösungsansätze drin.5Eine eigene

4.6 daten ausdrucken - berichte erstellen 24 4.7 nordwind-datenbank schließen und access beenden 28 5 eine eigene datenbank erstellen 29 5.1 tabellen mit mitarbeiterdaten erstellen 29 5.2 abfrage erstellen 31 5.3 formulare aus tabellen oder abfr