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So schreiben Sie einen BriefKapitel 3Word fügt eine Markierung für die Kopfzeile in die Dokumentseite ein.Sie können anschließend den Briefkopf mit Firmenname und Absendergestalten. Da die DIN 5008 nichts über die Kopfzeile sagt, dürfen Sie IhreAdresse linksbündig oder zentriert anordnen. Bei einem privaten Briefkönnen Sie die Absenderangabe linksbündig anordnen und in der erstenZeile bei der Tabulatorposition 10,16 cm von links noch die Datumsangabe(der Art »Ort, den Datum«) hinzufügen. In diesem Beispiel soll die Adresseam rechten oberen Rand stehen. Der Text für die Absenderangabe beginntüblicherweise bei 1,67 cm vom oberen Rand (das können Sie ggf. über denAbsatzabstand der ersten Zeile anpassen).3Klicken Sie im horizontalen Lineal auf den unteren Rand unterhalb der Ziffer 11.Dies erzeugt einen Tabulatorstopp an dieser Position. Drücken Sie jetzt die(Tab)-Taste, damit der Textcursor an die vordefinierten Tabulatorstoppsspringt. Dies ist hilfreich, wenn Sie beispielsweise Texte am rechten oberenRand des Briefkopfes anordnen möchten.4Geben Sie jetzt den Text für den Briefkopf gemäßder hier benutzten Darstellung ein.120

So schreiben Sie einen BriefDie Zeilen werden jeweils durch Drücken der (Tab)-Taste nach rechts eingerückt.5Markieren Sie die Zeilen und weisenSie ihnen ggf. ein Format zu.Der Briefkopf könnte dann folgendermaßenaussehen.Hier wurde die Adressangabe durch die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse ergänzt. Weiterhin wurden die Zeilen mit unterschiedlichen Schriftgraden und Formaten versehen. Bei Bedarf können Sie Grafiken einfügenund mit größeren Absatzabständen arbeiten (es lassen sich auch Leerzeilen zum Absetzen der Zeilen nutzen).HinweisWord passt die Höhe der Kopfzeile automatisch bei der Texteingabe an. Bei derGestaltung der Kopfzeile sollten Sie aber beachten, dass diese nach DIN 5008eine Höhe von 4,5 cm besitzt. und so das Anschriftenfeld gestaltenJetzt gilt es das Anschriftenfeld samt Absender- und Empfängerangabe imFenster des Briefumschlags zu positionieren. Gemäß DIN 5008 sind derlinke Rand bei 2,41 cm und der rechte Rand bei 10,03 cm zu setzen. DerAbstand der ersten Zeile zum oberen Rand muss 5,08 cm betragen.Der linke Rand der Briefvorlage ist bei einem leeren Word-Dokument mit2,5 cm bereits korrekt eingerichtet. Über einige Leerzeilen lässt sich dieAbsenderangabe an den oberen Rand des Anschriftenfelds verschieben.Da sich diese Zeile kaum ändert, wird diese auch in der Kopfzeile untergebracht.121

So schreiben Sie einen BriefKapitel 3HinweisSie können sich genau an die DIN 5008 halten und die Position des Anschriftenfelds millimetergenau bei 5,08 cm über den Absatzabstand ausrichten (sieheKapitel 2). Aus praktischen Erwägungen benutze ich hier jedoch eine Technik,die lediglich sicherstellt, dass die Adressangaben (auch bei ungenauer Faltung)im Fensterkuvert erscheinen, aber ggf. einige Millimeter von den DIN-Regelnabweichen. Weiterhin wird hier auch eine (nach DIN 5008 nicht vorgeschriebene)Absenderangabe im Fenster positioniert.Fehlt bei Ihnen die vertikale Abstandsangabe »Um: 5,1 cm« in der Statusleiste desWord-Fensters? Dann müssen Sie diese Information über den KontextmenübefehlVertikale Seitenposition der Statusleiste einblenden (siehe auch Kapitel 1).1Drücken Sie mehrfach die Taste (Eingabe), bis inder Statusleiste ungefähr die Maßangabe »Um: 5,1 cm«erscheint.Die vertikale Abstandsangabe kannje nach gewähltemSchriftgrad etwasschwanken. Wichtigist lediglich, dassder Mindestabstandzum oberen Rand erreicht wird.2Tippen Sie jetzt die Absenderangabe ein und formatierenSie diese mit einem Schriftgrad von 9 Punkt und unterstrichen.Mit diesen drei Schritten haben Sie die Absenderangabe so im Briefkopfangeordnet, dass diese später im Fensterumschlag zu sehen ist. Sie sparensich folglich das Beschriften der Briefumschläge mit der Adresse. SofernSie Briefumschläge mit aufgedruckter Absenderangabe verwenden, lassenSie die Zeile mit der Absenderangabe einfach leer.122

So schreiben Sie einen BriefHinweisDie restlichen Zeilen für die Adressangabe bleiben hier noch unberücksichtigt,da diese Zeilen in der Dokumentebene liegen müssen. Durch die Eingabe derAbsenderadresse im Dokumentkopf wurde erreicht, dass diese vor einer unbeabsichtigten Änderung geschützt ist. sowie die Fußzeile ergänzenDie Fußzeile eines Briefs wird häufig zur Angabe der Daten für Bankverbindungen oder andere Informationen genutzt. Geschäftliche Korrespondenzmuss beispielsweise bestimmte Mindestangaben (z. B. zur Geschäfts führung und zum Handelsregistereintrag, siehe www.druckeselbst.de/briefbogen/pflichtangaben.php) enthalten. Solche Angaben lassen sich inder Fußzeile unterbringen. Um die Fußzeile zu gestalten, führen Sie jetztdie folgenden Schritte aus:1Holen Sie im Menüband die Registerkarte Einfügen in denVordergrund, klicken Sie in der Gruppe Kopf- und Fußzeilen aufdie Menüschaltfläche Fußzeile und wählen Sie im Menü denBefehl Fußzeile bearbeiten.Word zeigt jetzt den Bereich der Fußzeile an. Um den Inhalt der Fußzeilebesser pflegen und anordnen zu können, soll eine Tabelle eingefügt werden. Eine Tabelle besteht dabei aus Zeilen und Spalten. In jede Tabellenzelle können Sie einen Text einfügen. Dadurch lassen sich sehr einfach Textespaltenweise anordnen. Um eine Tabelle einzufügen, sind die folgendenSchritte auszuführen:2Wechseln Sie im Menüband zur Registerkarte Einfügenund klicken Sie auf die Schaltfläche Tabelle.3Sobald Word eine Palette zur Auswahl der Tabellengröße öffnet, ziehen Sie die Maus so über dieFelder der Palette, dass 4 x 2 Zellen markiert sind.123

So schreiben Sie einen BriefKapitel 3Sobald Sie die Maustaste loslassen, legt Word in der Fußzeileeine Tabelle an. Was stört, ist allerdings die Rahmenlinie, mit derdie Tabelle ausgestattet ist. DieseLinie soll jetzt entfernt werden.4Markieren Sie die gesamte Tabelle (indem Siebeispielsweise vor die erste Zelle klicken und danndie Maus bei gedrückter linker Maustaste eineZeile tiefer ziehen).124

So schreiben Sie einen Brief5Öffnen Sie im Menüband auf derRegisterkarte Entwurf der Tabellentoolsdas Menü der Schaltfläche Rahmen undwählen Sie den Menübefehl Kein Rahmen.6Klicken Sie auf den Fußbereich unterhalb der Tabelle, umdie Markierung aufzuheben.HinweisDie Menüschaltfläche zum Setzen der Rahmenlinien behält die zuletzt gewählteRahmenart bei (erkennbar am stilisierten Symbol der Schaltfläche). Dann reicht inspäteren Schritten ein Mausklick auf die Schaltfläche, um den Linienstil zuzuweisen.Windows entfernt jetzt die schwarzen Linien aus der Tabelle und zeigtstattdessen blaue Linien (auch als Gitternetz- oder Rasterlinien bezeichnet). Diese geben lediglich einen Hinweis auf die Tabellenstruktur undwerden nicht mit ausgedruckt.HinweisSind die blauen Rasterlinien zur Anzeige der Tabellenstruktur nicht zu sehen?Klicken Sie auf eine Zelle der Tabelle und holen Sie im Menüband die Registerkarte Entwurf in den Vordergrund. Im Menü der Schaltfläche Rahmen lassen sichüber den Befehl Rasterlinien anzeigen diese Linien wahlweise ein- oder ausblenden. Lassen sich die Gitternetzlinien nicht ausblenden? Dann ist die OptionTextbegrenzungen anzeigen aktiviert (abrufbar über den Befehl Optionen derBackstage-Ansicht, dann im Dialogfeld auf die Kategorie Erweitert klicken undzur Rubrik Dokumentinhalt anzeigen blättern, dort die Markierung des betreffenden Kontrollkästchens aufheben).125

So schreiben Sie einen BriefKapitel 37Klicken Sie jetzt in die einzelnen Zellen der Tabelle,geben Sie den gewünschten Text für die Fußzeile ein undformatieren Sie ihn (z. B. mit einer 11-Punkt-Schrift).8Ist die Fußzeile des Dokuments fertig,schließen Sie die Anzeige des Kopf-/Fußzeilenbereichs, indem Sie im Menübandauf der Registerkarte Entwurf der Kopfund Fußzeilentools die Schaltfläche Kopfund Fußzeile schließen anklicken.HinweisBeim Arbeiten mit Kopf- und Fußzeilen müssen Sie häufiger zwischen diesenZeilen und dem eigentlichen Dokumentbereich wechseln. Schneller geht derWechsel zwischen Kopf-/Fußzeile und Dokumentbereich, indem Sie den gewünschten Bereich (z. B. die Fußzeile oder den Dokumentbereich) per Doppelklick im Dokumentfenster anwählen.Word zeigt Ihnen jetzt wieder das Dokumentfenster mit dem Bereich zurTexteingabe an. Der von Ihnen im Kopf-/Fußbereich eingetragene Textwird grau abgeblendet dargestellt, d. h., er wird durch Word geschützt. Nurwenn der Benutzer die Kopf-/Fußzeile per Doppelklick anwählt oder dieAnzeige dieser Zeilen einschaltet, lässt sich der Text verändern.126

So schreiben Sie einen BriefHinweisDurch die Tabellenstruktur lassen sich die Eingaben im Fußbereich leicht formatieren und anordnen. Benötigen Sie den Fußbereich nicht, übergehen Sie dieobigen Schritte oder lassen die Tabelle leer.Loch- und Falzmarken gefällig?Vorgedruckte Formulare und Briefköpfe zeichnen sich durch Knick- undFalzmarken aus. Dies erleichtert das Kuvertieren der Briefe sowie dasLochen zum Einheften. Wäre es nicht super, wenn Ihre Briefvorlage mitsolchen Marken versehen wäre? Falls Sie diese Marken wünschen, führenSie zusätzlich die folgenden Schritte aus.1Doppelklicken Sie im Dokumentkopf auf den abgeblendetenText der Kopfzeile.Mit diesem Trick wechselt Word direkt zur Bearbeitung der Kopf-/Fußzeile.2Wechseln Sie zur Registerkarte Einfügen desMenübands und öffnen Sie in der Gruppe Illustra tionen das Menü der Schaltfläche Formen.127

So schreiben Sie einen BriefKapitel 33Klicken Sie inder Formenpaletteauf die SchaltflächeLinie.Anschließend können Sie Linien im Dokument ziehen.4Klicken Sie mit der Maus am äußersten linkenBlattrand auf die vertikale Position bei ca. 10,5 cm(bezogen auf den oberen Blattrand).Die Anzeige am vertikalen Lineal liegt wegen des oberen Seitenrands von 1,25 cm hier bei 9,25 cm.5Halten Sie die Maustaste gedrückt undziehen Sie eine kurze horizontale Linie.Sobald Sie die linke Maustaste loslassen, fügt Word eine kurze schwarzeLinie am linken Blattrand an. Dies ist die Position der Falzmarke, d. h., hiermuss der spätere Brief zum Kuvertieren gefaltet werden.128

So schreiben Sie einen BriefDie Feinpositionierung dieser Marke per Maus auf die vorgeschriebenenAbstände ist fast unmöglich. Deshalb führen Sie anschließend die folgenden Zusatzschritte aus.TippFalls Sie Schwierigkeiten haben, eine Linie im Dokument zu markieren, löschenSie die Markierung des Kontrollkästchens Dokumenttext anzeigen in der GruppeOptionen der Registerkarte Entwurf der Kopf- und Fußzeilentools.1Stellen Sie sicher, dass die Linie durch Anklicken markiert ist (es sind zwei Kreise an den Linienenden zu sehen).2Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Linie und wählen Sieim Kontextmenü den Befehl WeitereLayoutoptionen.3Stellen Sie auf der Registerkarte Größe des Eigenschaftenfensters Layout dieHöhe auf 0 cm und die Breite zwischen0,5 bis 1,0 cm ein.129

So schreiben Sie einen BriefKapitel 34Wechseln Sie zur Registerkarte Position, markieren Siein der Gruppe Horizontal dasOptionsfeld Absolute Positionund stellen Sie die Position auf»0,5 cm rechts von Seite« ein.5Markieren Sie inder Gruppe Vertikal dasOptionsfeld AbsolutePosition und stellen Siedie Position auf »10,5 cmunterhalb Seite« ein.6Markieren Sie das Kontrollkästchen Verankern undschließen Sie die Registerkarte über die OK-Schaltfläche.Mit dieser Technik haben Sie die obere Falzmarke am linken Rand posi tioniert. Wichtig ist dabei Schritt 6, der die Linie an der absoluten Positionverankert.1Um die Knickmarke zum Lochen der Blätter zusetzen, wiederholen Sie die obigen Schritte.Dieser Strich muss auf der vertikalen Position 14,85 cm bezogen auf denoberen Blattrand angeordnet werden.HinweisSie brauchen dabei nicht unbedingt über die Registerkarte Einfügen des Menü bands zu gehen. Sobald Sie im Menü der Schaltfläche Formen eine Schaltflächegewählt und eine Form gezeichnet haben, wird im Menüband die RegisterkarteFormat der Zeichentools eingeblendet. Dort finden Sie in der Gruppe Formeneinfügen ebenfalls eine Schaltfläche Linie.130

So schreiben Sie einen Brief2Anschließend fügen Sie noch eine zweite Falzmarke21 cm vom oberen Rand ein.3Danach beenden Sie die Bearbeitung der Kopfund Fußzeile (z. B. indem Sie auf den Dokumentbereich doppelklicken).Word blendet die Kopf-/Fußzeile grau ab und kehrt zur Bearbeitung desDokumentbereichs zurück.HinweisMacht Word 2010 Probleme bei der Ausrichtung der Knick- und Falzmarken?Gelegentlich verankert Word die Zeichenobjekte nicht an der Kopf-, sondern ander Fußzeile. Wurde die Linie (bzw. das Zeichenobjekt) per Mausklick markiert,zeigt Word einen stilisierten Anker im Dokumentfenster an. Befindet sich diesesAnkersymbol in der Nähe der Fußleiste, ziehen Sie den Anker per Maus einfachzur Kopfzeile. Dann sollte die Ausrichtung gemäß obigen Angaben klappen.Das Anschriftenfeld in den Briefkopf einfügenDas Anschriftenfeld besteht aus neun Zeilen und gehört zu den Briefteilen,die sich ständig ändern. Daher muss dieses in den normalen Dokumentteileingefügt werden. Für die nächsten Schritte ist daher wichtig, dass derBearbeitungsmodus für die Kopf-/Fußzeile beendet ist. Falls nein, führenSie den letzten Schritt im vorherigen Abschnitt aus.HinweisNach DIN 5008 sind für das Anschriftenfeld neun Zeilen vorgesehen (wobeidie ersten drei Zeilen für Versandangaben und besondere Verfügungsformenwie Persönlich, Einschreiben etc. reserviert sind). Die restlichen Zeilen sind fürFirmennamen bzw. die Anrede, den Empfängernamen sowie für die Straßen- undOrtsangaben vorgesehen. Die früher übliche Trennung des Straßen- und Ortsnamens durch eine Leerzeile ist seit 2005 in der DIN 5008 nicht mehr vorgesehen.Durch die Gestaltung der Absenderangabe im Kopfbereich des Briefentwurfs beginnt die erste Zeile des Dokumentbereichs bereits an der richti-131

So schreiben Sie einen BriefKapitel 3gen Position im Anschriftenfeld. Da die Absenderangabe bereits vorhanden ist, verbleiben noch acht Zeilen für die Empfängerangabe.1Drücken Sie mehrere Male die (Eingabe)-Taste,um eine entsprechende Anzahl an Leerzeilen in dasAnschriftenfeld einzufügen.2Geben Sie am besten eine Beispieladresse gemäß nebenstehender Darstellung in die betreffendenZeilen ein.HinweisWenn Sie eine Empfängerangabe in die Vorlage eintragen, ist bei der späterenVerwendung sofort klar, was in welche Zeile soll. Der Briefschreiber braucht nurnoch auf die Textzeile zu klicken und den Text zu ersetzen bzw. zu überschreiben, die Formatierung bleibt dabei erhalten. Die DIN und der Duden sehenkeine Hervorhebung des Ortsnamens bzw. eine Unterstreichung vor. Auch dieVoranstellung des Länderkennzeichens (D, A, CH) ist bei Adressen innerhalb desLandes nicht mehr vorgesehen. Wohnt der Empfänger im Ausland, werden derOrtsname sowie das Empfängerland (in deutscher Sprache) in Großbuchstabengeschrieben. Dafür entfällt der Länderbuchstabe vor der Postleitzahl. Wenn Siedie Positionierung der Empfängerangaben auf den Millimeter bevorzugen, können Sie das Empfängerfeld mittels eines Textfelds in den Brief einfügen. Da diesaber in der Regel überflüssig ist, möchte ich auf die Diskussion der betreffendenTechnik an dieser Stelle verzichten.Bezugszeile und Betreff eingebenGeschäftsbriefe weisen in der Regel eine Bezugszeile auf, in der Sachbearbeiterzeichen für den Schriftwechsel, Telefonnummern, Ansprechpartneretc. angegeben werden. Zur Gestaltung dieser Bezugszeile sind folgendeSchritte auszuführen.132

So schreiben Sie einen Brief1Fügen Sie vier Leerzeilen unterhalb der Ortsangabedes Anschriftenfelds ein.2Klicken Sie auf die dritte Absatzmarke.3Fügen Sie jetzt eine Tabelle mit vier Spalten und zwei Zeilenin das Dokument ein. Blenden Sie außerdem – wie weiter obengezeigt – die Rasterlinien der Tabelle aus.4Tragen Sie in die Tabelle die Texte gemäß derfolgenden Darstellung ein.HinweisBeim Einfügen einer Tabelle sollten Sie immer dafür sorgen, dass unterhalb derTabelle eine Absatzmarke existiert. Dies ermöglicht Ihnen, auch Text unterhalbder Tabelle zu schreiben. Die Techniken zum Arbeiten mit Tabellen haben Siebei der Gestaltung der Fußzeile kennengelernt. Um einen Eintrag in die Tabellevorzunehmen, klicken Sie lediglich die betreffende Zelle an. Die Breite einer Tabellenspalte lässt sich korrigieren, indem Sie die Trennlinie zwischen den beidenbenachbarten Zellen per Maus horizontal verschieben.Die Texte der oberen Spalte sollten Sie nach der Eingabe markieren und miteinem Schriftgrad von 9 oder 10 Punkt versehen. Die untere Textzeile behält dagegen einen Schriftgrad von 10 Punkt bei. Sie können beim Gestalten der Tabellebereits alles eintragen, was sich nicht oder selten ändert (z. B. die Angabe derSpalte »Unser Zeichen« oder Telefonnummer und Name).133

So schreiben Sie einen BriefKapitel 3Die DIN 5008 kennt eine Kurzform sowie die hier gezeigte Langform für die Bezugszeile. Die Spalten besitzen folgende Abstände vom linken Seitenrand: 2,41;7,49; 12,57 und 17,65 cm. Sie sollten daher die Zellbreiten über das horizontaleLineal kontrollieren und ggf. anpassen. Viele Anwender verwenden zum Aufbauder Bezugszeile keine Tabelle, sondern Tabstopps. Ich bevorzuge aber Tabellen,da diese recht problemlos zweizeilige Einträge in ein Feld zulassen.Eine Besonderheit stellt noch die Datumsangabe ganz rechts dar. Die DINsieht (in der Fassung bis 2007) die amerikanische Schreibweise (Jahr, Monat, Tag) in der Art 2007-07-06 vor (www.din-5008-richtlinien.de/datum.php). Diese Schreibweise hat sich aber in Deutschland nicht durchgesetzt.Im Entwurf wird die »klassische« Schreibweise mit »Tag. Monat Jahr«benutzt. Sie können die Datumsangabe fest im Briefbogen vorgeben bzw.weglassen. Dann müssen Sie das Datum beim Schreiben eines Briefsnachtragen. Es besteht aber auch die Möglichkeit, die Datumsangabe alsFeld einzufügen und automatisch durch Word beim Anlegen des neuenDokuments aktualisieren zu lassen.HinweisBeim privaten Briefbogen können Sie die Datumsangabe, wie oben erwähnt, inder Kopfzeile angeben. Um das Datum besser aktualisieren zu können, bevorzuge ich es jedoch, die Orts- und Datumsangabe unterhalb der letzten Zeile desEmpfängerfelds rechtsbündig eingerückt anzuordnen. Dann gehört die Zeile zumBrief und kann ohne Umschaltung zur Kopfzeile verändert werden.Um sich das manuelle Eintippen des Datums zu sparen, können Siezur Registerkarte Einfügen des Menübands wechseln und in der Gruppe Text auf die Schaltfläche Datum und Uhrzeit klicken.Word öffnet ein Dialogfeld zur Auswahld e s D a t u m s f o rmats. Markieren Sieeinen Eintrag in derListe VerfügbareFormate und bestätigen dies über dieOK-Schaltfläche,wird das Datum alseinfacher Text indas Dokument eingefügt.134

So schreiben Sie einen BriefMarkieren Sie vor dem Schließen des Dialogfelds das Kontrollkästchen Automatisch aktualisieren oder verwenden die nachfolgenden Schritte, fügt Word einDatumsfeld in das Textdokument ein. Der Vorteil eines Datumsfelds ist, dassder Brief immer ein aktuelles Datum trägt. Wenn Sie den Brief ausdrucken undabheften, ist dies kein Problem. Speichern Sie die Briefe und laden diese spätererneut, wird natürlich das Datum ein weiteres Mal aktualisiert. Sie können dannggf. nicht mehr kontrollieren, wann der Brief geschrieben wurde. Dieser Nachteillässt sich aber korrigieren, indem Sie das Datumsfeld beim Anlegen des neuenBriefs einfrieren. Hierzu markieren Sie das (Datums-)Feld und drücken die Tastenkombination (Strg) (Umschalt) (F9).Möchten Sie ein aktualisierbares Datumsfeld in den Briefbogen einfügen? Statt wie im vorherigen Hinweis beschrieben, das KontrollkästchenAutomatisch aktualisieren im Dialogfeld Datum und Uhrzeit zu markieren,lassen sich auch folgende Schritte ausführen.1Klicken Sie in die Tabellenzelle, in der das Datumerscheinen soll.2Gehen Sie im Menüband zur Registerkarte Einfügen, öffnen Sie in der Gruppe Text die MenüschaltflächeSchnellbausteine und wählen Sie den Menübefehl Feld.Word öffnet jetzt

Ein DIN-A4-Blatt ist 21 cm breit und 29,7 cm lang, wobei die ersten 4,5 cm im DIN-Brief zur freien Gestaltung des Briefkopfes reserviert sind. Die DIN legt den Rand für den Brief mit mindestens 2,4 cm links und 0,81 cm rechts fest. Als Schriftgrad ist ei