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Nutzerhandbuch zu elektronischen Zeiterfassung mit HISSeite1. Allgemeine Hinweise22. Funktionsweise der neuen fassung / gleich62.10.Sonstiges73. Bedienung der Onlineoberfläche73.1.Startseite und Login73.2.Anzeige und Aufbau der Seiten83.3.Ein- und ung (Ändern bzw. Nachtragen von Anwesenheitszeiten)113.6.Erstellen einer Monatsübersicht144. FAQs – oft gestellte Fragen141Handbuch zur elektronischen Zeiterfassung HS Magdeburg-Stendal

1. Allgemeine Hinweise Die elektronische Zeiterfassung erfolgt mit dem Zeiterfassungssystem ZEB von HIS. Andieser Form der Zeiterfassung nehmen alle Beschäftigten teil, die ihre Arbeitszeitbisher elektronisch an den Terminals erfasst haben oder manuelleArbeitszeitnachweise geführt haben. Sämtliche Buchungen erfolgen über die Onlineoberfläche unter www.h2.de/zeiterfassung. Hier melden Sie sich mit Ihrem Hochschulaccount an. Die Buchungen können vorgenommen werden über:1. Jeden PC innerhalb des Campusnetzes2. alle Infoterminals Eine Mischung von Buchungen an den aufgeführten Geräten ist möglich. Bei fehlendenBuchungen kann durch die Beschäftigten selbständig eine Korrekturbuchungvorgenommen werden. Korrekturen sind immer erst nach Ablauf des betreffenden Kalendertages möglich, dadie Arbeits- und Pausenzeiten vom System erst nach 0:00 Uhr berechnet werdenkönnen. Korrekturen und Nachbuchungen, die getätigt werden, erscheinen sofort in derÜbersicht. Die Neuberechnung der Arbeits- und Pausenzeiten für den korrigierten Tagerfolgt jedoch erst bei der Synchronisation der Daten mit dem Zeiterfassungsserver.Die Synchronisierung erfolgt zweimal täglich (nachts und mittags). Für die Rüstzeiten zur Herstellung der Arbeitskraft der Beschäftigten am Arbeitsplatz(insbesondere die Zeit der In- und Außerbetriebnahme der Computer) wird pauschaleine Arbeitszeit von 5 Minuten an dem jeweiligen Arbeitstag gutgeschrieben. Korrekturen bzw. Nachbuchungen für einen Monat haben innerhalb desdarauffolgenden Monats zu erfolgen. In Ausnahmefällen (z.B. Krankheit) sindKorrekturen bis zu drei Monate rückwirkend möglich. Die bei der elektronischen Zeiterfassung gespeicherten Daten werden nach 24Monaten gelöscht.2Handbuch zur elektronischen Zeiterfassung HS Magdeburg-Stendal

2. Funktionsweise der neuen Zeiterfassung2.1. Kommen/GehenDer Arbeitsbeginn wird über die Funktion „Kommen“ in der Zeiterfassung protokolliert, dasArbeitsende durch „Gehen“.Alle Arbeitsunterbrechungen (z.B. Arzttermine, priv. Termine) sind über die Funktionen„Kommen“ und „Gehen“ zu protokollieren.2.2. PausenLaut §4 ArbZG und Dienstvereinbarung der Hochschule Magdeburg-Stendal gelten folgendeMindestpausenzeiten:Arbeitszeit bis 6 h:keine PauseArbeitszeit 6 bis 9 h: 30 Minuten (kann auch auf 2 x 15 Minuten aufgeteilt werden)Arbeitszeit 9 bis 10 h: 45 Minuten (kann auch auf 2 Pausen aufgeteilt werden)Wenn ein Beschäftigter seine Pause(n) auf dem Campusgelände verbringt und dieMindestpausenzeiten nicht überschreitet, ist keine Buchung im Zeiterfassungssystem nötig,die Berechnung erfolgt automatisch. Bei der automatischen Berechnung der Ruhepausenerfolgt ein gleitender Abzug.BeispieleBuchungszeit: 5 h 50 Min.Buchungszeit: 6 h 5 Min.Buchungszeit: 6 h 40 Min.Buchungszeit: 9 h 35 Min.Buchungszeit: 10 hkein PausenabzugPausenabzug: 5 MinutenPausenabzug: 30 MinutenPausenabzug: 35 MinutenPausenabzug: 45 MinutenBeim Verlassen des Geländes während der Pause ist die Abwesenheit durch Buchung vonGehen/Kommen in der elektronischen Zeiterfassung zu protokollieren.Pausen, die auf dem Campusgelände verbracht werden und die Mindestpausenzeitüberschreiten, sind in der Zeiterfassung nachzutragen (siehe 3.5).2.3. DienstgangDas Verlassen des Campus für einen Dienstgang ist durch die Funktion „Dienstgang“ zuerfassen. Das Ende des Dienstgangs wird wieder mit „Dienstgang“ gebucht. Dadurch erfolgtlediglich eine Protokollierung, die Arbeitszeit wird dadurch nicht unterbrochen. DieProtokollierung gilt als Nachweis des auswärtigen Dienstgeschäftes, insbesondere, sollte einVersicherungsfall eintreten. Bei dienstlichen Verrichtungen auf dem Campus ist keineProtokollierung in der Zeiterfassung notwendig.3Handbuch zur elektronischen Zeiterfassung HS Magdeburg-Stendal

2.4. DienstreisenGanztägige bzw. mehrtägige Dienstreisen, die am Wohnort starten bzw. enden, sind durchjeden Beschäftigten selbst nachträglich in der Zeiterfassung zu erfassen (siehe 3.5), einKorrekturbeleg an das Personaldezernat ist nicht notwendig.Bei Dienstreisen, die vom Arbeitsplatz aus beginnen, wird in der Zeiterfassung „Gehen“protokolliert und die Zeit der Dienstreise dann nachträglich erfasst. Bei Dienstreisen, die amArbeitsplatz beendet werden, wird in der Zeiterfassung „Kommen“ gebucht und die Zeit derDienstreise dann nachträglich erfasst.Bei Dienstreisen, deren Umfang unterhalb der regelmäßigen täglichen Arbeitszeit liegt, ist dieSollarbeitszeit zu erfassen, falls die Rückkehr an den Arbeitsplatz nicht zumutbar ist. Über dieZumutbarkeit entscheidet der Fachvorgesetzte.Beispiel:Beschäftigter mit 40 Wochenstunden / 5 Tage-WocheDienstreise: 6 Stunden Dienstgeschäft inkl. 30 Minuten Pause 2 Stunden ReisezeitDienstgeschäft Reisezeit – Pause 7:30 h – unterhalb der tägl. Sollarbeitszeit Rückkehr zum Arbeitsplatz unzumutbar, es ist die Sollarbeitszeit von 8 Stunden zu erfassenBei Dienstreisen, deren Umfang über der regelmäßigen täglichen Arbeitszeit liegt, ist bis zurtäglichen Sollarbeitszeit die Zeit des Dienstgeschäfts ggf. zzgl. der Reisezeit zu erfassen.Reisezeiten, die darüber hinausgehen, werden zur Hälfte erfasst.Beispiel 1:Beschäftigter mit 40 Wochenstunden / 5 Tage-WocheDienstreise: 8 Stunden Dienstgeschäft inkl. 1 Stunde Pause 3 Stunden Reisezeit 8 Stunden – 1 Stunde Pause 7 Stunden 1 Stunde Reisezeit 8 Stunden Sollarbeitszeit2 weitere Stunden Reisezeit * 0,5 1 Stunde insgesamt: 9 Stunden ArbeitszeitBeispiel 2:Beschäftigter mit 40 Wochenstunden / 5 Tage-WocheDienstreise: 10 Stunden Dienstgeschäft inkl. 1 Stunde Pause 3 Stunden Reisezeit 10 Stunden – 1 Stunde Pause 9 Stunden3 Stunden Reisezeit * 0,5 1,5 Stundeninsgesamt: 10 Stunden Arbeitszeit, da dietägliche max. Arbeitszeit damit erreicht istHinweis zur Arbeit an Wochenenden und FeiertagenBitte beachten Sie, dass die Arbeit an Wochenenden und Feiertagen vorab vom Vorgesetztenund von der Kanzlerin genehmigt und vom Personalrat mitbestimmt werden muss. Für dasEinholen der Genehmigung ist jeder Beschäftigte selbst verantwortlich. Liegt imPersonaldezernat keine entsprechende Genehmigung vor, kann die Arbeitszeit nichtgutgeschrieben werden.4Handbuch zur elektronischen Zeiterfassung HS Magdeburg-Stendal

2.5. FortbildungFortbildungen, sind nachträglich in der Zeiterfassung zu erfassen (siehe 3.5). Bei Fortbildungen,deren Umfang unterhalb von 8 Stunden liegt, ist die Arbeitszeit von 8 Stunden zu erfassen,unabhängig von der täglichen Sollarbeitszeit des Mitarbeiters.Beispiel:Beschäftigter mit 30 Wochenstunden Montag-FreitagFortbildung: 6 Stunden, keine Reisezeit es sind 8 Stunden zu erfassenBei Fortbildungen mit Umfang von über 8 Stunden, ist bis zu 8 Stunden die Zeit der Fortbildungplus Reisezeit zu erfassen, Reisezeiten, die darüber hinausgehen, werden zur Hälfte erfasst.Beispiel:Beschäftigter mit 30 Wochenstunden Montag-FreitagFortbildung: 8 Stunden inkl. 60 Minuten Pause 3 Stunden Reisezeit 8 Stunden – 1 Stunde Pause 7 Stunden 1 Stunde Reisezeit 8 Stunden Arbeitszeit2 weitere Stunden Reisezeit * 0,5 1 Stunde insgesamt: 9 Stunden Arbeitszeit2.6. Nacherfassung / KorrekturIn bestimmten Fällen können Korrekturen in der Zeiterfassung durch jeden Beschäftigtenselbst vorgenommen werden. Das Schreiben eines Korrekturbeleges hierfür entfällt somit. Dasbetrifft folgende Situationen: Buchung vergessenFehlbuchung Kommen/GehenSonstiges (eine Erläuterung im Kommentarfeld ist verpflichtend, z.B. Pausenbuchungvergessen, Facharzttermin)Jeder Beschäftigte erfasst folgende Arbeitszeiten selbständig nach: Dienstreisen (eine Erläuterung im Kommentarfeldes ist verpflichtend)Fortbildung (eine Erläuterung im Kommentarfeldes ist verpflichtend)Sonstiges (eine Erläuterung im Kommentarfeldes ist verpflichtend, z.B. Tele-Heim-Arbeit,repräsentative Termine außer Haus etc.)Hinweis: Die maximal mögliche werktägliche Arbeitszeit beträgt 10 Stunden (§ 3 Satz2 ArbZG). Darüber hinaus erfasste Arbeitszeiten werden automatisch gekappt.Arbeitszeiten außerhalb des Gleitzeitrahmens werden ebenfalls automatischgekappt.5Handbuch zur elektronischen Zeiterfassung HS Magdeburg-Stendal

2.7. Krankheit / Krank ohne Schein / Erkrankung KindArbeitsunfähigkeitsbescheinigungen werden durch das Personaldezernat erfasst. Dadurcherfolgt automatisch eine Korrektur in der nKrankheitohneArbeitsunfähigkeitsbescheinigung fehlt, müssen dem Personaldezernat unter Verwendung desKorrekturbeleges angezeigt werden.Kind-Krank-Tage müssen dem Personaldezernat durch Vorlage einer Kopie des ärztlichenAttests, welches die notwendige Betreuung bestätigt, nachgewiesen werden.In beiden Fällen erfolgt die Korrektur des Zeitdefizits in der Zeiterfassung durch dasPersonaldezernat.Hinweis: Erkrankt ein Arbeitnehmer während des Urlaubs, wird der genehmigte Urlaub fürdie durch ärztliches Attest nachgewiesenen Krankheitstage, nachgewährt (§9 BurlG). BeiErkrankung eines Kindes greift §9 BurlG nicht, der Urlaub gilt als genommen und es kommtzum Erlöschen des Urlaubsanspruches im Umfang seiner Bewilligung.2.8. UrlaubDie ausgefüllte grüne Urlaubskarte ist nach Abzeichnung durch den/die Vorgesetzte/n an dasPersonaldezernat zu senden. Hier werden die Urlaubstage erfasst und auf der Urlaubskartebestätigt. Dadurch erfolgt automatisch die Übernahme des Urlaubs in die Zeiterfassung.2.9. FreizeitausgleichDer Ausgleich von Zeitguthaben erfolgt mittels des Formulars „Zeitkontenausgleich“. Diesesist nach Sichtvermerk des Vertreters und Zustimmung des/der Vorgesetzten an dasPersonaldezernat zu leiten. Hier wird der Zeitausgleich erfasst. Dadurch erfolgt automatischdie Übernahme des Freizeitausgleichs in die Zeiterfassung. Pro Kalenderjahr können bis zu 12ganze Arbeitstage oder 24 halbe Arbeitstage durch Freizeit abgegolten werden. DieZeitabgeltung außerhalb der Kernarbeitszeiten ist ohne Genehmigung möglich.6Handbuch zur elektronischen Zeiterfassung HS Magdeburg-Stendal

2.10. SonstigesIn folgenden Fällen erfolgt die Korrektur des durch die fehlenden Kommen/Gehen-Buchungenregistrierten Zeitdefizits durch das Personaldezernat: Ausgleichstage (Vorlage der orangen Karte)Freistellung §29 TV-L (Vorlage des Freistellungsantrags)3. Bedienung der OnlineoberflächeDie Onlineoberfläche dient den Nutzern zum Ein- und Ausbuchen sowie zur Einsicht in diepersönlichen Zeiterfassungsdaten. Sie enthält eine Jahresübersicht über Abwesenheiten inForm eines Abwesenheitskalenders und die Monatsübersichten der Zeiterfassung. Im MenüZeiterfassung sind Nachtragungen und Datenstornierungen möglich. Diese vorgenommenenKorrekturen werden jeweils nachts und mittags berechnet und wirken sich anschließend aufdas Zeitguthaben aus.3.1. Startseite und LoginDer Zugriff auf die Onlineoberfläche ist nur innerhalb des Campusnetzes möglich. Zum Aufrufder Webseite starten Sie bitte Ihren Browser und tragen www.h2.de/zeiterfassung ein. Nunerfolgt die Anmeldung mit Ihrem Hochschulaccount.7Handbuch zur elektronischen Zeiterfassung HS Magdeburg-Stendal

TippRichten Sie sich die Zeiterfassung als Startseite ein, dann wird sie beim Öffnen von MozillaFirefox direkt angezeigt. Öffnen Sie im Firefox das Menü Extras in der MenüleisteGehen Sie auf den Menüpunkt EinstellungenUnter dem Punkt Startseite fügen Sie bei BenutzerdefinierteAdressen folgenden Link ein: www.h2.de/zeiterfassungSie können auch mehrere Startseiten eingeben, die dann direkt parallel in verschiedenen Tabsgeöffnet werden, z.B. die Zeiterfassung und groupware. Dafür setzen Sie zwischen die Linksdas Zeichen " " (AltGr und Größer/Kleiner-Taste), z.B.https://www.h2.de/zeiterfassung .php3.2. Anzeige und Aufbau der SeitenDie Webanwendung gliedert sich in nachfolgende Bereiche:Seitenkopf: Im Kopf stehen Funktionen wie beispielsweise An- und Abmelden zur Verfügung.Die Rolle des Benutzers kann durch Klicken auf „Web-Zeiterfasser/-in“ gewechselt werden.Dann erscheint eine Übersicht mit allen möglichen Rollen: ang-Buchungen vornehmenÄnderungen und Nachbuchungen vornehmenAbwesenheitskalender einsehenIn der Navigation auf der linken Seite werden alle Möglichkeiten angezeigt, die in derausgewählten Rolle zur Verfügung stehen.8Handbuch zur elektronischen Zeiterfassung HS Magdeburg-Stendal

3.3. Ein- und AusbuchenNach dem erfolgreichen Login ist man automatisch in der Rolle „Web-Zeiterfasser“.Hier wählt man den Navigationspunkt „Manuell Ein- und Ausbuchen“.In dieser Maske erfolgen die Kommen- und Gehen-Buchungen bei Arbeitsbeginn und –ende.Dabei erfolgt immer eine logische Prüfung (auf eine Kommen-Buchung muss eine GehenBuchung folgen und andersrum). Die letzte getätigte Buchung wird angezeigt.Jedes Verlassen des Campus aus privaten Gründen (z.B. Pause, Arztbesuch) wird durch GehenBuchung und Kommen-Buchung erfasst.Hier erfolgen auch die Buchungen zum Dienstgang.9Handbuch zur elektronischen Zeiterfassung HS Magdeburg-Stendal

3.4. AbwesenheitskalenderNach dem Wechsel in die Rolle „Zeiterfasser“ (in der Kopfleiste) findet man im linken Menüdie Punkte Zeiterfassung und Abwesenheiten. Unter dem Punkt „Abwesenheiten“ steht derAbwesenheitskalender zur Verfügung. Im Abwesenheitskalender stehen dieAbwesenheitsübersichten des Vorjahres sowie des aktuellen Kalenderjahres zur Verfügung.Das Jahr wird durch Betätigen der Pfeiltasten gewechselt. In der Legende rechts lassen sich derResturlaub, der Urlaubsanspruch im aktuellen Kalenderjahr sowie der noch verbliebeneUrlaubsanspruch ag (Freizeitausgleich)AusgleichstagFreistellung nach § 29Kind krankKrank mit AUKrank ohne ngBeurlaubung (z.B. Mutterschutz,Elternzeit)10Handbuch zur elektronischen Zeiterfassung HS Magdeburg-Stendal

3.5. Zeiterfassung (Ändern bzw. Nachtragen von Anwesenheitszeiten)Das Zeiterfassungssystem arbeitet mit Zeitabschnitten. Es ist nicht möglich, einzelneZeitpunkte nachzutragen oder zu korrigieren, sondern immer nur Zeiträume. Wie das in derPraxis funktioniert, ist in diesem Abschnitt genau beschrieben und mit Beispielen unterlegt.Nachträge und Korrekturen können erst am folgenden Tag stattfinden, da die Berechnung dertäglichen Arbeits- und Pausenzeiten erst erfolgen kann, wenn der Arbeitstag um 0:00 Uhrabgelaufen ist.Im Dialog „Zeiterfassung“ ist der Monat und anschließend das Jahr wählbar. Nach dem Klickauf die Schaltfläche „Monat anzeigen“ werden die Daten der ausgewählten Periode angezeigt.Als Standard wird der aktuelle Kalendermonat angezeigt. Standardmäßig ist die Checkbox„Storno ausblenden“ aktiviert, so dass stornierte Buchungen nicht angezeigt werden undsomit die Übersichtlichkeit erhöht wird. Bei Bedarf kann dies jederzeit geändert werden. Nochnicht verarbeitete Buchungen werden klein und grau dargestellt sowie mit einem Hinweistextmarkiert (Zeit noch nicht gebucht).11Handbuch zur elektronischen Zeiterfassung HS Magdeburg-Stendal

Nachtragen:Nach Klick auf die Schaltfläche „Nachtragen“ öffnet sich ein Fenster zum Nacherfassen vonAnwesenheitszeiten. Hier kann ein kompletter Arbeitszeitabschnitt nachgetragen werden.Beim Nachtragen eines Zeitabschnitts ist das Datum des gewählten Tages vorbelegt, kannjedoch verändert werden (ist z.B. bei Wochenendarbeit notwendig, da Samstage und Sonntagnicht als reguläre Arbeitstage angezeigt werden). Als Gründe für Nachbuchungen stehen zurVerfügung: Buchung vergessen, Fehlbuchung, Dienstreise, Fortbildung oder Sonstiges. DieAuswahl eines Grundes ist verpflichtend. Darüber hinaus kann zusätzlich das Feld “FreierGrund“ für einen Kommentar genutzt werden. Bei Dienstreise, Fortbildung und Sonstiges istdie Eingabe eines Kommentars verpflichtend. Dann sind die entsprechenden Uhrzeiten zuerfassen. Die Option „Sollarbeitszeit“ kann z.B. bei Dienstreisen verwendet werden, wenn dieDauer die regelmäßige tägliche Arbeitszeit nicht überschritten hat. Hier wird dann automatischdie tägliche Sollarbeitszeit gutgeschrieben. Die Option Stunden/Minuten können z.B.Teilzeitbeschäftigte bei Fortbildungen nutzen; hier können dann pauschal 8:00 Stundeneingetragen werden. Nach einem Klick auf „Nachtragen“ ist die Bearbeitung abgeschlossen.Beispiele für das Nachtragen von Arbeitszeiten an einem Tag wurde sowohl das Einbuchen als auch das Ausbuchen versäumtvor Dienstbeginn an der Hochschule wurde bereits ein Dienstgang erledigtabends wurde ein dienstlicher Termin außerhalb der Hochschule wahrgenommengenehmigte Tele-Heim-ArbeitDienstreiseExterne Fortbildung12Handbuch zur elektronischen Zeiterfassung HS Magdeburg-Stendal

Bearbeiten:Hier können Zeitabschnitte storniert oder geändert werden. Änderungen erfolgen durch„Stornieren und Nachtragen“.Stornieren:die entsprechende Buchung wird storniert, die Bearbeitung istbeendetBeispiel für das Stornieren man hat eine Arbeitszeit nachgetragen , aber am falschen TagStornieren und Nachtragen:die entsprechende Buchung wird storniert, anschließend wirdeine Nachtragung mit den Ursprungsdaten als Vorbelegunggeöffnet, dann können die Zeiten überschrieben werden13Handbuch zur elektronischen Zeiterfassung HS Magdeburg-Stendal

Beispiele für „Stornieren und Nachtragen“ Mittagspause war länger als 30 Minuten – am nächsten Tag muss die Buchungstorniert werden und 2 getrennte Buchungen nachgetragen werden (Arbeitszeit vorder Pause, Arbeitszeit nach der Pause)PC ließ sich morgens nicht ordentlich hochfahren, Einbuchen war erst nach 10 Minutenmöglich – am nächsten Tag stornieren und korrigierte Zeit nachtragenNachtragen:an dieser Stelle kann ein weiterer Arbeitszeitabschnitt nachgetragen werdenEs ist wiederum zu beachten, dass alle vorgenommenen Korrekturen sich erst nach dernächsten Synchronisation (nachts und mittags) auf das Zeitguthaben auswirken.3.6. Erstellen einer MonatsübersichtIn der Fußzeile der Zeiterfassung gibt es die Möglichkeit, eine Zeiterfassungsübersicht als PDFDokument zu erstellen. Diese kann nach Bedarf gespeichert und/oder gedruckt werden. Dazustehen 2 verschiedene Versionen mit vergleichbarem Inhalt zur Verfügung.4. FAQs – oft gestellte FragenWarum kann ich die Buchungen von heute nicht bearbeiten? Das Bearbeiten von Anwesenheiten ist aus technischen Gründen generell erst nachAblauf des betreffenden Werktages (nach 00:00 Uhr) möglich.Ich habe gestern „Gehen“ vergessen und kann mich jetzt nicht mit „Kommen“ anmelden. Beim Buchen erfolgt eine logische Prüfung. Auf eine „Kommen“-Buchung muss eine„Gehen“-Buchung folgen und andersrum. Wenn Sie sich morgens nicht anmeldenkönnen, weil Sie am Vortag das „Gehen“ vergessen haben, betätigen Sie bitte zuerstden Button „Gehen“ und dann direkt „Kommen“. Diese morgendliche GehenBuchung hat keinerlei Auswirkungen auf die Arbeitszeit des aktuellen Tages. DieAnwesenheit des Vortages müssen Sie jetzt korrigieren, da durch das fehlendeArbeitsende keine Arbeitszeit berechnet werden konnte.Meine Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit etc.) in der Zeiterfassung sind nicht korrekt. Bitte kontaktieren Sie die für die Zeiterfassung zuständige Mitarbeiterin imPersonaldezernat.Meine angezeigte Tages-Sollzeit ist nicht korrekt. Bitte kontaktieren Sie die für die Zeiterfassung zuständige Mitarbeiterin imPersonaldezernat.14Handbuch zur elektronischen Zeiterfassung HS Magdeburg-Stendal

Fortbildungen, sind nachträglich in der Zeiterfassung zu erfassen (siehe 3.5). Bei Fortbildungen, deren Umfang unterhalb von 8 Stunden liegt, ist die Arbeitszeit von 8 Stunden zu erfassen, unabhängig von der täglichen Sollarbeitszeit des Mitarbeiters. Be