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3. Sonstige EinrichtungenEs gibt auch spezielle Kassen, wobei meist bestehende Geräte zu Kassen umgebaut worden sind. Typische Beispielesind etwa Kassenwaagen, also Waagen, die auch gleich einenBon erzeugen können.Auch Taxameter, die mit Kassenfunktionalität ausgestattetsind, fallen darunter:Auch wenn diese Erweiterungen als sonstige Einrichtungen in der Kassenrichtlinie angeführt sind, so sind sie jenach deren technischen Ausführung mit einem der anderen Kassentypen vergleichbar.4. Welche Kassentypen können 2016 weiter verwendet werden?Grundsätzlich können ältere Registrierkassen ohne Elektronik/Datenträger/Speicher sowie Kassen des Typs 2aund 2b ab 1.1.2016 nicht mehr verwendet werden, da die Hardwarevoraussetzungen nicht gegeben sind. Alleanderen Systeme, die der Kassenrichtlinie entsprechen, sollten grundsätzlich weiterverwendet werden können.Insbesondere müssen folgende Voraussetzungen ab 2016 erfüllt sein: Datenerfassungsprotokoll, das auch auf externe Datenträger exportierbar ist Tagesabschlüsse (einschließlich Warengruppenbericht, Bedienerbericht und Finanzartenbericht) Folgende Beleginhalte am Kassenbon Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden Tag der Belegausstellung Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung Betrag der BarzahlungDies sind alles Funktionen, die im Wesentlichen bereits die Kassenrichtlinie vorschreibt, einzig der Andruck derhandelsüblichen Bezeichnung, der lt. Kassenrichtlinie nicht nötig war, könnte dazu führen, dass einzelneKassen (die nicht eine ausreichende Anzahl von Artikel unterstützen), nicht mehr verwendet werden können. Indiesem Falle wird bereits jetzt ein Austausch der Kasse nötig sein.Achtung: Festgehalten werden muss, dass auch wenn die Kasse 2016 noch verwendet werden kann, jedenfallseine Anpassung oder ein Austausch der Kasse bis 1.1.2017 notwendig ist. Damit wird sich der nächste Abschnittbeschäftigen.Seite 8

Jeder Unternehmer sollte sich daher jetzt schon die Erfüllung der in weitere Folge dargestellten Sicherheitseinrichtungen, die ab 1.1.2017 gelten, vertraglich zusichern lassen. Eine Checkliste mit allen für 2017erforderlichen Eigenschaften finden Sie im Anhang.5. Welche Kassentypen können für 2017 umgerüstet werden?Ab 2017 muss die Kasse den Anforderungen der RKS-V entsprechen. Die RKS-V ist dabei eine vollkommen neueLösung, daher müssen alle Kassen angepasst werden, wenn sie weiter verwendet werden sollen. Wird die Kassenicht angepasst, dann darf sie ab 1.1.17 nicht mehr verwendet werden („ein Fall für die Altstoffsammlung“).Es gibt eine detaillierte Aufzählung jener Punkte – siehe Checkliste, die eine Kasse erfüllen muss, damit sie derRKS-V entspricht, die wesentlichsten Punkte sind aber sicherlich die Signierung der Bons (inkl. der in der Signatur enthaltenen Verkettung der Umsätze), sowie das – nunmehr genau definierte - Datenerfassungsprotokoll.Die Signierung muss mit einer Hardware-Signatur stattfinden. Entweder muss daher eine Signaturkarte an dieKasse angeschlossen werden können (meist mit Kartenlesegerät, vereinzelt werden auch schon entsprechendeKartenleser integriert sein) oder es muss eine Verbindung zu einem Signaturserver (der wiederum z.B. einKartenlesegerät angehängt hat) möglich sein.5.1. TYP 1, 2A UND 2B KÖNNEN NICHT UMGERÜSTET WERDENMangels vorhandener Schnittstellen ist natürlich eine Umstellung nicht möglich, Typ 1 wäre sowieso nicht elektronisch, die Typen 2a und 2b entsprechen bereits der Kassenrichtlinie nicht mehr.Komplizierter ist es bei Typ 2c, 2d und den Kassensystemen.5.2. TYP 2C UND 2DFür beide Kassen gilt wohl, dass eine direkte Umprogrammierung kaum möglich sein wird. Allerdings gibt esdort zwei Ausnahmen:Die erste Ausnahme sind jene Kassen, die einen sogenannten Fiskaldrucker anschließen können. Dabei wirdeine zweite Hardware verwendet, die Kasse schickt im Wesentlichen die Bondaten an diese zweite Hardwareund diese übernimmt die Signierung und das Führen des Datenerfassungsprotokolls. Der Fiskaldrucker mussdann extra angeschafft werden. Meist unterstützen die Anbindung an Fiskaldrucker jene Kassen, die in Ländernmit entsprechenden gesetzlichen Vorschriften (Italien, Slowakei ) eingesetzt werden. Es ist davon auszugehen, dass es derartige Fiskaldrucker in naher Zukunft auch für Österreich geben wird.Die zweite Ausnahme sind jene Kassen, die bereits für INSIKA tauglich gewesen wären, bzw. auf deren Anbindung vorbereitet waren. INSIKA ist ja jenes System auf dem das österreichische beruht, ein Umrüsten wirddaher möglich sein. Meist wäre allerdings INSIKA ohnehin auch durch die Anbindung eines Fiskaldruckersunterstützt worden.5.3. PC-KASSENBei PC-Kassen wird – ganz allgemein gesehen – diese Umstellung sicherlich am einfachsten sein, denn an einenPC kann ein Kartenlesegerät sicher angeschlossen werden und der Rest ist Software, die umprogrammiertwerden kann. Es wird also wohl nur ein Update notwendig sein. Im Extremfall wird dieses sogar als Patch überdas Internet einzuspielen sein. Meist wird aber wohl ein Vorortbesuch eines Technikers notwendig sein.Natürlich muss ein Update vom Hersteller der Software kommen, ein Dritter kann dies nicht entwickeln. Esmuss daher immer mit dem Hersteller Kontakt aufgenommen werden, wenn eine Umstellung auf die RKS-Vvorgenommen wird. Ist dieser Hersteller greifbar und ist er verstärkt am österreichischen Markt tätig, kanndavon ausgegangen werden, dass die Umstellung implementiert werden wird. In anderen Fällen ist dies aberSeite 9

auch bei PC-Kassen fraglich, denn der Aufwand für die Umstellung ist für den Hersteller nicht gering, es wirdzumindest von 35 Personentagen ausgegangen.5.4. KASSENSYSTEMESind zwar den PC-Kassen sehr ähnlich, allerdings ist die Software hier mit der Hardware meist fest verbunden,das Einspielen eines Upgrades ist daher sicherlich komplizierter als bei den PC-Kassen, ein Vorortbesuch wirddaher sicherlich nötig sein.6. CloudkassenCloudkassen, also Kassen, die die Daten im Internet (Cloud) halten und etwa auf Smartphone oder Tabletbedient werden können sind eine Spezialform der Typ 3-Kassen. Diese sind immer etwas umstritten gewesen,die Finanz sah sie mit großer Skepsis, da die Daten ja nicht vor Ort waren und daher nicht einfach beschlagnahmt werden konnten, andere haben wiederum die Unmöglichkeit zur Manipulation der Daten herausgestrichen, da der Unternehmer keinen Zugriff auf die Daten hat (liegen ja auf der Cloud und nicht beimKunden). Durch die Einführung der RKS-V ist hier ein Mittelweg gefunden: Cloudkassen können den gesetzlichenVorgaben entsprechen, dafür müssen sie aber alle Punkte der RKS-V erfüllen, wie jede andere Kasse auch.Bei deren Anschaffung ist natürlich zu bedenken, dass die Kassen eine Internetverbindung benötigen (die wohlnahezu permanent zur Verfügung stehen muss/soll; teilweise werden sie offline weiterarbeiten können) unddass ein Ausfall des Betreibers (etwa Konkurs) dazu führt, dass man mit einem Schlag nicht mehr kassierenkann.Etron bietet eine derartige Kasse etwa um 49 Euro an, ready2order.at ist ab 30 Euro erhältlich. Auch wenndiese Preise sehr günstig klingen, ist doch anzumerken, dass hier doch relativ schnell 1.000 Euro erreicht sind,wodurch es doch wesentlich (finanziell) bessere Angebote gibt.7. Aktuelle Preissituation bei KassenUm ein Gefühl zu bekommen, dass es sicherlich Lösungen gibt, die unter 1.000 Euro liegen, hier einigeBeispiele dazu anführen:Gerade für diejenigen, die bislang noch keine Kasse hatten, kann eine PC-Kasse eine gute Lösung sein, da vieleBetriebe einen PC im Einsatz haben. Es ist auch nicht einmal ein Bondrucker notwendig, da der normaleDrucker verwendet werden kann.Einfache Kassensoftware ist etwa bei cbird.at schon um einmalig 199 Euro erhältlich. Auch rza hat ein Modulum 119 Euro jährlich (einmalige Freischaltkosten 129 Euro), die leistungsfähigen Pakete von ETRON und BMD,die ev. abgesehen von Branchenspezifika wohl alles abdecken, kosten 900 Euro.Aber auch Typ2-Kassen (etwa Quorion) sind erhältlich und kosten sicher unter 1.000 Euro. Auch von Olivetti undSharp sind entsprechende Angaben bekannt.Bei Olivetti wird wahrscheinlich die [email protected] entsprechend erweitert werden, da ist der unverbindlichempfohlene Händler-VK bei 890 Euro, bei Sharp konnte als billigste Kasse das Modell XE-A207 gefunden werden;ein Richtpreis von ab 300 Euro für die Kasse und ca. 300 Euro für den Manipulationsschutz wurden genannt.Diese Kasse ist auch ein gutes Beispiel für Beschränkungen: Die Kasse kann 16 Warengruppen und 16 Warenuntergruppen sowie 2000 Artikel verwalten.Seite 10

Natürlich kursieren aber auch viele andere Preisangaben, teilweise ist von 3.000 Euro für mobile Kassen dieRede, manchmal wird überhaupt von 50.000 Euro gesprochen: Dies liegt daran, dass die Anforderungen sehrunterschiedlich sind.Es ist eben etwas gänzlich anderes, ob etwa eine einfache Kasse für einen Masseur nötig ist, oder ob eine mobile Kasse unter tw. extremen Witterungsverhältnissen eingesetzt wird, oder aber ob etwa in der Gastronomie aneiner Schirmbar hundert Kunden warten (auch als Stoßgeschäft oder neuerlich sogar spektakulärer als „Presslufthammergeschäft“ bezeichnet). Kassen die etwa Kälte oder Hitze aushalten müssen, sind natürlich teurer.Teilweise können Kassen auch Bestandteile eines gesamten Warenwirtschaftssystems sein, mit dem auchLagerhaltung, Bestellwesen, Statistiken etc. abgewickelt wird. Auch Schankanlagen sind häufig direkt an dieKasse angebunden. Natürlich sind derartig komplexe Systeme teurer, hier sind die häufig genannten 50.000Euro sicher nicht übertrieben. Und es kann natürlich sein, dass Unternehmen derartige Systeme im Einsatzhaben, und diese ab 2017 nicht mehr den Vorschriften der RKS-V entsprechen und gesamt ausgetauscht werdenmüssen.8. Weitere KassenhardwareKassen werden oft in Verbindung mit anderer Hardware verwendet, insbesondere bei PC-Kassen kann hiernahezu beliebig über die USB-Ports weitere Hardware angesprochen werden, die folgenden Abschnitte sollendarüber einen kurzen Überblick geben:8.1. TOUCHMONITORESinnvolle Erweiterungen, weil direkt die Artikel angezeigt werden und nur darauf geklickt werden muss, dies istnatürlich schneller als die Eingabe per Tastatur.Derartige Schirme kosten ab ca. 200 Euro. Natürlich muss dieKassensoftware dies durch einen entsprechenden Bildschirmaufbauauch unterstützen.Seite 11

8.2. BONDRUCKERZwar kann auch durchaus mit einem ganz normalen Drucker gearbeitet werden, aber da ist dann jeder Bonimmer eine DIN A4 Seite groß (ev. DIN A5) und es sieht nicht wie ein klassischer Kassenbon aus. Spezielle Bondrucker sind daher verfügbar, z.B. Epson TM-T88V (kostet 265 Euro), Epson TM-T20II (115 Euro), StarTSP100futurePRNT, Samsung-Bixolon SRP-350plusIII.8.3. KUNDENANZEIGEEs ist auch sinnvoll dem Kunden die Möglichkeit zu geben, den Bon mitlaufend zu sehen. Dies ist mit Kundenanzeigen-Displays möglich. Z.B. Epson Display DM-D110 (ca. 200 Euro) oder in Stabform Epson Display DM-D210(315 Euro).8.4. KASSENLADENGrundsätzlich muss zur Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften keine Kassenlade vorhanden sein, dies kann beieinfachen Fällen auch eine Geldtasche sein, allerdings wird es dort wo viel Kundenfrequenz ist und größereBeträge zusammenkommen, sinnvoll sein, eine Kassenlade einzusetzen. Hier gibt es reine Schubladen (z.B.Metapace K-1 um 99 Euro) oder welche mit Sprungdeckel (z.B. Metapace K-3 um 125 Euro).8.5. BARCODESCANNERSobald eine größere Anzahl von Artikel angeboten wird und/oder die Kundenfrequenz hoch ist, wird es nichtmehr sinnvoll sein, die Artikel händisch zu erfassen. Dann werden Scanner verwendet, die im Wesentlichen einTicket am Artikel (meist Barcode) einscannen und die richtige Artikelnummer an die Kasse weiterleiten. Einfache Scanner wie der Honeywell 1200G (USB) sind schon um 99 Euro erhältlich. Leistungsfähigere (Funk, 30 mReichweite ) wie der Datalogic Gryphon kosten ab 400 Euro.Seite 12

Auch können die Scanner in den Tisch eingebaut werden (zum Drüberziehen, wie man es beim Supermarktgewohnt ist). Ein Beispiel dafür ist der Honeywell Horizon MS7625 um 370 Euro (schafft 2000 Scans/Sekunde umeinen Eindruck zu bekommen).8.6. BANKOMAT-TERMINALSViele Kassen sind auch Bankomat-Terminals angeschlossen. In diesem Fall muss jeweils ein Vertrag mit einemPayment-Provider abgeschlossen werden. Dabei sind dann nicht nur Bankomatzahlungen, sondern wenngewünscht auch Quick, Kreditkarte, aber auch Bankeinzug (lt. Erläuterungen zur RKS-V keine Barzahlung)möglich.Mögliche Anbieter sind Europay, Paylife, FirstData, Card Complete, B S Card Service 8.7. ETIKETTENDRUCKERDa ja die Scanner meist Etiketten einscannen, müssen diese auch gedruckt werden. Dafür sind Etikettendruckernötig, z.B. Zebra GK420d Themodirekt (298 Euro).Seite 13

8.8. KOMPLETTSYSTEMEGerade für PC-Kassen werden oft auch POS Komplettsysteme angeschafft auf denen die Software auch einfachanstelle eines PC installiert werden kann. Da sind dann oft schon Scanner, Geldlade, etc. vorhanden9. FakturierungsprogrammeViele Warenwirtschaftsprogramme haben auch schon bisher Barrechnungen erstellt. Dennoch hat hier niemandvon einem von einem Kassensystem gesprochen. Durch die Registrierkassenpflicht fallen diese Programme,sofern sie Barrechnungen ausstellen, nun aber auch alle unter die RKS-V und müssen allen diesbezüglichenVorschriften (Verschlüsselung des Umsatzzählers, Signatur etc.) entsprechen.10. Spezialfragen10.1. KEIN STROMEinzelne Betriebsstätten (z.B. Berghütten) verfügen über keinen Stromanschluss. Dies ist kein Grund, keine Registrierkasse zu haben, weil es Kassen mit Akkus gibt. Die Akkus halten meist mehrere Betriebsstunden. Erfolgen längere Zeit (oft nur 30 Sekunden) keine Eingaben, schaltet sich die Kasse automatisch ab und kann dannper Knopfdruck schnell wieder in den aktiven Zustand versetzt werden.Diese Lösungen sind auch für die „Kalte Hände“-Regelung ein Thema, sobald die Grenzen der Befreiung überschritten werden.10.2. KEIN INTERNETInternet ist keine Voraussetzung für die RKS-V, für den Betrieb ist es nicht nötig, online zu sein. Nur für folgende Punkte ist Internet nötig: An- & Abmelden der Kasse bei Finanz Online. Das kann auch per Fax oder durch den Steuerberatererfolgen. Prüfen des Start- (bzw. Jahres-)beleges: Kann auch über Finanz Online erfolgen oder mittels SmartPhone, es muss aber nicht das eigene Smart Phone sein.Seite 14

11. Digitale SignaturAb 1.1.2017 müssen alle Barumsätze digital signiert werden. Hier sollen die Grundzüge der Installation undeines Signaturvorgangs im laufenden Betrieb dargestellt werden:11.1. INSTALLATION DER SIGNATURKARTE UND ANMELDUNG BEI FINANZ-ONLINE 1. Schritt:Der Unternehmer besorgt sich bei einem Zertifizierungsdienstanbieter eine digitale Signatur (österreichische Anbieter: A-Trust und Globaltrust, zulässig sind aber auch Hersteller aus dem EU/EWR Raumund der Schweiz).Diese Signatur kann auf dem Chip einer Smartcard, einem USB Stick oder auch auf Basis der HandySignatur aufgebracht sein. In der Praxis wird es so sein, dass die Kassenhersteller die entsprechendeSignaturkarte gleich mitliefern, da der Registrierungsvorgang erst nach der Installation erfolgt.Die Karte selbst wird mittels eines Chipkartenlesers (intern am PC oder extern angeschlossen) angesteuert. Ebenso kann über das Internet signiert werden, dann betreibt der Anbieter quasi selbst einderartiges Hardwarelesegerät, oft als HSM (Hardware-Sicherheitsmodul) bezeichnet, in dem dann(symbolisch gesprochen) hunderte (tausende) Karten stecken können. 2. Schritt:Die Kassa wird bei Finanz-Online angemeldet. Das kann ab 1.7.2016 über das Internet oder per Fax geschehen. Es muss nicht der Unternehmer persönlich seine Kassa anmelden, das kann auch vom Steuerberater gemacht werden. Bei dieser Anmeldung muss der Unternehmer folgende Daten bekannt geben:a.Seriennummer des Signaturzertifikatsb.Art der ummerd.Frei wählbarer BenutzerschlüsselDiese Informationen werden in einer Datenbank im Finanzministerium gespeichert. 3. Schritt:Nachdem die Signaturkarte installiert und die Anmeldung bei Finanz-Online durchgeführt wurde, wirdein sogenannter Startbeleg (Funktion in der Registrierkassa) erzeugt und ausgedruckt. nheit und kann (voraussichtlich) mittels einer vom BMF zur Ver

Typische Beispiele für Kassensysteme sind etwa Vectron-Kassen (www.vectron-systems.com) Auch Quorion hat derartige Kassensysteme im Angebot. PC-Kassen sind ebenso leistungsfähige Kassen, dabei wird aber nur die Software geliefert und diese kann auf einen beliebig