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Themenspezial März 2012Mehr Produktivität mit den wichtigsten Business-Apps und -LösungenZeitmanagement mitdem iPadIn dieser AusgabeErinnerungs-AppWie Sie Ihre Outlook-Aufgaben mitIhrem iPad synchronisieren. . . . . . . . 1Eigener AufgabenkalenderSo sehen Sie Ihre Termine undAufgaben auf einen Blick. . . . . . . . . . 3Zeitzonen auf dem iPadWas tun Sie, wenn im Ausland alleIhre Termine verschoben sind? . . . . 4EvernoteMachen Sie Ihr iPad zu Ihrem persönlichen Notizbuch. . . . . . . . . . . . . . 5Kontakte XTKontakte ganz einfach nach Firmen gruppieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Erinnerungs-AppWie Sie Ihre OutlookAufgaben mit Ihrem iPadsynchronisierenMit dem neuen Betriebssystem iOS 5 ist die neue ErinnerungsApp hinzugekommen. Erfahren Sie hier, wie Sie damit auch unterwegs Zugriff auf Ihre Outlook-Aufgaben haben.Die Erinnerungs-App bietet folgende Möglichkeiten, um Ihre OutlookAufgaben über das Internet mit Ihrem iPad abzugleichen:1. iCloud2. ExchangeDer Abgleich von Aufgaben über iTunes ist von Apple bisher leidernicht vorgesehen. Wenn Sie Ihr iPad über iTunes mit dem USB-Kabelsynchronisieren, sollten Sie statt der Erinnerungs-App einen weiterenAufgabenkalender einrichten. Diesen können Sie dann problemlos auchüber Ihr iTunes mit Ihrem iPad und iPhone abgleichen. Wie das genaugeht, lesen Sie Im nächsten Artikel.Aufgabensynchronisation mit iCloud unter WindowseinrichtenGehen Sie in die iCloud-Systemsteuerung, die Sie im Bereich der Systemsteuerung finden. 11itempusBringen Sie Ihren Papier-Monatskalender gratis auf Ihr iPad. . . . . . . . . . . 8@Profi-Support für SieSenden Sie uns Ihre Fragen ü[email protected] SystemsteuerungFortsetzung auf Seite 2›

Sollte sie dort noch nicht vorhanden sein, installierenSie diese über das Apple-Software-Update. Sie findendies unter allen Programmen im Windows-Startmenü.4In der iCloud Systemsteuerung setzen Sie nun denHaken bei Kalender & Aufgaben mit Outlook. 22Erinnerungs-AppOutlook-Aufgaben über Exchange abgleichenAufgangensynchronisation aktivierenWenn Sie Outlook öffnen, finden Sie dann einen weiterenAufgabenordner mit der Bezeichung Erinnerungenin iCloud. 33Wenn Sie Ihr Outlook bereits mit einem Exchange-Server nutzen, ist die Einrichtung der Aufgaben-Synchronisation sogar noch einfacher.Wenn sie Ihr Exchange-Konto auf Ihrem iPad bereits inEinstellungen - Mail, Kontakte, Kalender eingerichtet haben, gehen Sie einfach auf dieses Konto und setzenin den Kontoeinstellungen den Haken für die Erinnerungen. 55iCloud-Aufgabenordner in OutlookErstellen Sie hier Ihre Aufgaben, die Sie mit Ihrem iPadüber iCloud synchronisieren wollen. Die Aufgaben werden immer dann automatisch mit dem iPad abgeglichen,wenn eine Internetverbindung besteht.Die obige Testaufgabe finden Sie dann folgerichtig in derErinnerungs-App auf Ihrem iPad wie folgt: 42Themenspezial März 2012Einstellungen - Mail, Kontakte, Kalender - Exchange-KontoDamit werden sofort auch Ihre Outlook-Aufgaben onlinesynchronisiert. In diesem Fall erscheint in Ihrem Outlook auch kein zusätzlicher iCloud-Ordner.Wenn Sie die Möglichkeit haben, Exchange zu nutzen,ist dies auch meine persönliche Empfehlung an Sie. Ichnutze Exchange bereits seit Jahren.Ihr iPad-Profi-Support: [email protected]

Eigener AufgabenkalenderSo sehen Sie Ihre Termine und Aufgabenauf einen BlickMit der Erinnerungs-App können Sie zwar Ihre Aufgaben mit Ihrem iPad abgleichen, Ihre Terminebefinden sich jedoch in einer anderen App. Hiererfahren Sie, wie Sie Ihre Aufgaben auch in der Kalender-App sehen.7. Wählen Sie darunter eine Farbe, die möglichst andersist, als die Ihres Kalenders8. Tippen Sie zwei Mal auf Fertig2Die Grundidee ist die, dass sie Ihre Aufgaben in Outlooknicht als Aufgaben pflegen, sondern einen zweiten Kalender einrichten, in dem Sie Ihre Aufgaben als Termineeintragen. Sie können sowohl im Outlook, als auch aufIhrem iPad mehrere Kalender überlagern und bei Bedarfein- und ausblenden.Eigenen Aufgabenkalender anlegenEinen eigenen Aufgabenkalender legen Sie am einfachsten auf Ihrem iPad an. Hierzu gehen Sie in folgenden Schritten vor:1. Öffnen Sie die Kalender-App2. Tippen Sie links oben auf Kalender 13. Wählen Sie auf Bearbeiten1Name und Farbe des Aufgabenkalenders festlegen9. Stellen Sie sicher, dass hinter Ihrem Kalender und hin-ter Ihrem To Do-Kalender jeweils ein Haken ist (in derKalenderliste können Sie Kalender ein- und ausblenden)So legen Sie eine Aufgabe anEine Aufgabe legen Sie wie einen Termin an. Sie müssennur im Termindialog Ihren vorher angelegten To DoKalender auswählen 3 , da Termine standardmäßig inIhrem normalen Kalender abgespeichert werden. Diesmachen Sie, indem Sie im Termineingabe-Dialog zumFeld Kalender gehen, darauf tippen und dann Ihren ToDo-Kalender auswählen.3Aufgabenkalender anlegen4. Tippen Sie bei dem Konto, das Sie in Outlook auchnutzen, auf Hinzufügen5. Gehen Sie auf das x rechts in dem Namensfeld, in demNeuer Kalender steht, um diesen Standardnamen zulöschen 26. Geben Sie dann To Do ein (Nennen Sie den Kalendernicht 'Aufgaben', da es diesen Ordner in Outlook bereits gibt und Sie dann eine Fehlermeldung erhalten)Ihr iPad-Profi-Support: [email protected] als Termin anlegenThemenspezial März 20123

Mit zweimaligem Tippen auf Fertig schließen Sie dasTermineingabefenster und sehen dann Ihre Aufgabe inIhrem Kalender in der vorher gewählten anderen Farbe.Somit sehen Sie auf einen Blick, ob es sich um eine Aufgabe oder um einen Termin handelt.Schalten Sie zwischen Terminen undAufgaben hin und herWenn Sie nur Ihre "echten" Termine sehen wollen, umbeispielsweise einen Termin abzustimmen, tippen Sieeinfach links oben auf die Schaltfläche Kalender undnehmen den Haken hinter Ihrem To Do-Kalender durchAntippen heraus. Über den gleichen Weg, können SieIhre Aufgaben auch wieder einblenden.Prioritäten und Erledigungen verwaltenDa Termine keine Felder für Prioritäten und Erledigunghaben, habe ich für mich folgendes System entwickelt,das ich Ihnen persönlich enpfehle:1. Prioritäten stelle ich dem Betreff der Aufgabe vor (z.B.„A Angebot für Müller & Söhne“)2. Wenn die Aufgabe erledigt ist, ersetze ich die Prioritätdurch OK (z.B. „OK Angebot Müller & Söhne“)Dadurch sehen Sie auf einen Blick, welche Aufgaben wiepriorisiert sind und welche noch offen sind. Gegenüberder Aufgabenliste hat diese Form sogar noch den Vorteil,dass Sie gleich die geplante Dauer der Aufgabe sehen.Wenn ich die Aufgabe erledigt habe, passe ich die Zeitensogar noch an die Ist-Zeiten an. So sehe ich bei jeder erledigten Aufgabe, wie gut meine Planung war und verbessere täglich meine Zeiteinschätzung. Versuchen Siedas doch auch einmal. Diese Methode empfielt übrigens auch der führende Experte für Zeitmanagement inDeutschland, Prof Dr. Lothar Seiwert.Zeitzonen auf dem iPadWas tun Sie, wenn im Ausland alle IhreTermine verschoben sind?Kennen Sie das? Sie sind im Ausland und auf einmalsind all Ihre Termine im iPad-Kalender verschoben.Lesen Sie hier, wie Sie deses Problem ganz schnelllösen könnenlen Sie als Zeitzone Berlin aus, wenn diese noch nichtvoreingestellt ist1Wenn Sie mit Ihrem iPad in eine andere Zeitzone reisenund Sie das iPad auf die lokale Zeit eingestellt haben,kann es vorkommen, dass sich Ihre gesamten Termineum die jeweilige Zeitdifferenz verschieben. In der Regelwollen Sie jedoch Ihre 9 Uhr-Termine in Florida auch um9 Uhr in Ihrem Kalender stehen haben und nicht um 15Uhr. Sie können in den Einstellungen Ihres iPads selbstfestlegen, wie sich Ihr Terminkalender in einer anderenZeitzone verhalten soll.Um Ihren Kalender wieder korrekt darzustellen gehenSie in folgenden Schritten vor:1. Wählen Sie Einstellungen - Mail, Kontakte, Kalender2. Schieben Sie den rechten Teil der Einstellungen mitdem Finger solange hoch, bis der Block Kalender erscheint3. Tippen Sie auf den mittleren Punkt Zeitzonen-Support4. Aktivieren Sie den Zeitzonen-Support 1 und wäh-4Themenspezial März 2012Zeitzonen-Support aktivierenTippIn Einstellungen - Allgemein - Datum & Uhrzeitkönnen Sie einstellen, ob sich die Zeit Ihres iPadsautomatisch umstellt, wenn Sie in eine andereZeitzone reisen.Wenn die automatische Umstellung nicht funktioniert, setzen Sie unter Einstellungen - Ortungsdienste den obersten Haken auf 1.Ihr iPad-Profi-Support: [email protected]

EvernoteMachen Sie Ihr iPad zu Ihrem persönlichenNotizbuchJeden Tag gibt es viele Dinge zu notieren, die nichtimmer gleich als Aufgabe geplant werden. LernenSie hier mit Evernote ein perfektes System kennen,um Ihre Notizen zu organisierenLaden Sie sich dann die Evernote-Software für IhrenMac oder Ihren Windows-Rechner herunter. Sie findendie Software unter www.evernote.com/about/intl/de/download 2 .Evernote ist eine App und ein Internetdienst, mit demIhre Notizen automatisch auf all Ihren Geräten über dasInternet synchronisiert werden. Somit geben Sie eine Notiz auf einem beliebigen Gerät ein und haben diese dannauf all Ihren Geräten verfügbar.2Da Evernote für sehr viele Gerätetypen verfügbar ist,können Sie auch Notizen auf Ihrem Telefon erstellen, dieSie dann auf Ihrem Rechner und Ihrem iPad sehen. Dasgeht beispielsweise auch mit Windows-, Android- undBlackberry-Telefonen. Evernote gibt es für den Mac undfür Windows.Mit Evernote können Sie Texte, Fotos und sogar Sprachaufnahmen beliebig kombinieren. Darüber hinaus können Sie ganze Internetseiten und Bildschirmausschnittein Evernote abspeichern.Evernote einrichtenUm Evernote zu nutzen, gehen Sie zunächst auf www.evernote.com und gehen dort auf Webanmeldung unddann auf Ein Konto eröffnen. Eröffnen Sie hier zunächstein Gratis-Konto 1 .1Evernote Software herunterladenDanach laden sie sich von der gleichen Seite die Erweiterung für Ihren Internet-Browser herunter. Damit habenSie dann eine zusätzliche Schaltfläche in Ihrem Browser,mit der Sie ganze Internetseiten in Evernote abpeichernkönnen.Wenn Sie bisher ausschließlich mit dem Internet Explorer arbeiten, laden Sie sich vorher Firefox von http://www.mozilla.org/de/firefox herunter und installierendiesen.Wenn Sie mehrere Notizbücher anlegen wollen, machenSie dies in der Mac- oder Windows-Version von Evernote. Zur Zeit können noch keine Notizbücher direkt aufdem iPad erstellt werden. Von daher empfehle ich, Evernote zunächst auf Ihrem Rechner zu öffnen und dort dievon Ihnen benötigten Notizbücher anzulegen. Sie tundies, in dem Sie auf Ihrem Windows Schreibtisch auf dasEvernote-Symbol doppelklicken. Mac-Anwendern finden Evernote im Programme-Ordner.Beim ersten Start melden Sie sich mit Ihren EvernoteKontdaten an.Evernote-Konto anlegenIhr iPad-Profi-Support: [email protected] März 20125