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Zentrale Mandantenstammdaten anlegenBild 2.38 Reisekostenabrechnungfestlegen6Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK und geben die weiteren Stammdaten zur Übungsfirma an:BankdatenBild 2.4 Bankdaten erfassen19
2 MandantenstammdatenFinanzamtBild 2.5 Finanzamt anlegenUnternehmensdatenBild 2.6 Unternehmensdaten anlegen7Klicken Sie anschließend auf das Symbol Speichernin der Symbolleiste.Damit sind bis auf die Register Erw. Unternehmensnamen und Korrespondenz alle zentralen Stammdaten zur Übungsfirma Weber und Partner Motorboote angelegt.20
Zentrale Mandantenstammdaten anlegenBild 2.7 Stammdaten sind angelegtTipp: Über den Eintrag Änderungshistorie können alle hinterlegten zentralenMandantenstammdaten per Klick mit der rechten Maustaste und Liste druckenausgedruckt werden.Bild 2.8 ÄnderungshistorieUm die einzelnen Details einzusehen, können diese mit Klick auf die Pfeilsymboleoptional dargestellt werden.ausgeklappt8eingeklapptKlicken Sie in der Übersicht doppelt auf den Eintrag Startseite. Sie erhalten eineÜbersicht der erfassten zentralen Mandantendaten zur Übungsfirma Weber undPartner Motorboote.21
2 MandantenstammdatenBild 2.9 ÜbersichtMandantendaten9Schließen Sie anschließend das Fenster Stammdaten - Mandant und speichernSie die Angaben, indem Sie auf das Symbol Speichern und Schließenklicken.10 Den nachfolgenden Hinweis bestätigen Sie mit Klick auf die Schaltfläche Nein.Bild 2.10 Der neueMandant22Damit wird der Mandant Weber und Partner Motorboote GmbH im DATEV Arbeitsplatzpro in der Mandantenübersicht als neuer Mandant mit der Nr. 300 aufgeführt.
3 Stammdaten Reisekosten3Klicken Sie anschließend auf das Register Bankverbindung und auf die Bankverbindung der Deutschen Bank Bonn. Die zentral hinterlegten Bankverbindungsdaten zur Firma Weber und Partner GmbH aus dem DATEV Arbeitsplatz pro werden Ihnen angezeigt.Bild 3.26 Bankverbindung anzeigenRegister BankverbindungTipp: Über das Symbol Bankverbindung anlegenkönnen Sie eine weitere Bankverbindung zum Mandanten anlegen und mit dem Symbol Bankverbindung löscheneine nicht mehr benötigte Bankverbindung löschen.Weitere AngabenDarüber hinaus können über die Register Mahlzeiten und Schnittstellendaten Standardeinstellungen zu Pauschbeträgen Mahlzeiten und spezielle Schnittstellendatengeändert werden. Im Bild unten als Beispiel das Register Schnittstellendaten.Bild 3.27 Beispiel:Register SchnittstellendatenDiese sind allerdings nur dann zu verändern, wenn mit individuellen Einstellungen gearbeitetwird. Um den Umgang mit dem Programm Schritt-für-Schritt zu erlernen, werden individuelleEinstellungen in dieser Schulungsunterlage zu einem späteren Zeitpunkt erläutert.58
Reiserelevante StammdatenDas Register Arbeitnehmer online bietet den Arbeitnehmern einer Firma die Möglichkeit, Dokumente Ihrer Lohnabrechnung, zum Beispiel die Brutto/Netto-Abrechnungoder die Lohnsteuerbescheinigung, online einzusehen, zu speichern oder auch auszudrucken. Darüber hinaus kann der Arbeitgeber in diesem Portal Informationen bereitstellen, die beispielsweise die Lohn- oder Reisekostenabrechnung betreffen.Tipp: Unterhalb des Fensters wird die Schaltfläche Übernahme Mandantendaten angezeigt. Diese dient dazu, nachträglich zentral hinterlegte Mandantendaten aus demDATEV Arbeitsplatz pro für den Mandanten zu übernehmen.Bild 3.28 Übernahme Mandantendaten4Schließen Sie abschließend das Fenster, indem Sie auf das Symbol Schließenklicken. Wichtig - nicht das Symbol Programm schließenverwenden, da diesesdas Programm beendet!3.4Bild 3.29 FensterschließenReiserelevante StammdatenMit dem Anlegen eines neuen Mandanten im Programm DATEV Reisekosten classicwerden automatisch alle gesetzlichen Pauschalen, die Währung Euro, vielfache Zahlungsarten, Belegarten, Vorsteuersätze und eine Reiserichtlinie mit Pauschalen fürFahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten hinterlegt.Diese Stammdaten sind in der Übersicht unter den Mandantendaten eingestellt unddienen als Grundlage für die Reisekostenabrechnung.Bild 3.30 Übersicht: Stammdaten59
3 Stammdaten ReisekostenFahrtkostenpauschalenUm die gesetzlichen Pauschalen zu den Fahrtkosten einzusehen, wählen Sie denMenüpunkt Stammdaten Mandantendaten Pauschalen Fahrtkosten oder klickenunterhalb des Ordners Pauschalen doppelt auf den Eintrag Fahrtkosten oder klicken inder Symbolleiste auf das Symbol Fahrtkosten.Die Gruppe Fahrtkostenpauschale Gesetzlich mit den historischen Werten Gültig ab01.01.2014 wird Ihnen angezeigt, z.B. KFZ 0,30 EUR pro km.Bild 3.31 FahrtkostenpauschaleHinweis: Über die folgenden Symbole können individuelle Fahrtkostenpauschalgruppen neu angelegt, eine bestehende kopiert oder gelöscht werden.Gruppe Fahrtkostenpauschale anlegenGruppe Fahrtkostenpauschale kopierenGruppe Fahrtkostenpauschale löschen60
Reiserelevante StammdatenVerpflegungsmehraufwand1Um die gesetzlichen Pauschalen zum Verpflegungsmehraufwand einzusehen,wählen Sie den Menüpunkt Stammdaten Mandantendaten Pauschalen Verpflegungsmehraufwand oder klicken unterhalb des Ordners Pauschalen doppelt auf den Eintrag Verpflegungsmehraufwand oder klicken in der Symbolleisteauf das Symbol Verpflegungsmehraufwand.Es wird die gesetzliche Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen angezeigt. Die gesetzliche Pauschalen Inland sind automatisch mit den Beträgen integriert.Bild 3.32 Verpflegungsmehraufwand2Klicken Sie in der Liste auf das Land Deutschland (siehe Bild 3.33 auf der nächsten Seite).Inland Bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden je Kalendertag bzw. Zwischentage bei mehrtägigen Dienstreisen von 24,00 EUR. Eintägige Dienstreise von mehr als 8 Stunden 12,00 EUR, sowie mehrtägigeDienstreisen mit Übernachtung Anreise- und Abreisetag ohne Mindestabwesenheit von 12,00 EUR. Falls der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer auf Dienstreisen Mahlzeiten bereitstellt, erfolgt eine Kürzung der Pauschale. Bei Frühstück (Inland) von 20 % 4,80 EUR, Mittagessen (Inland) 40 % 9,60 EUR und Abendessen (Inland)von 40 % 9,60 EUR.Diese Standardangaben der Kürzung sind bereits im Programm mit integriertund müssen nicht zusätzlich hinterlegt werden.3Klicken Sie in der Rubrik Historische Daten auf den Eintrag 01.01.2014. Die gesetzlichen Pauschalen mit den Kürzungen werden Ihnen angezeigt.61
Mitarbeiter neu erfassenBild 4.6 AbteilungDie aus dem Programm DATEV Lohn und Gehalt importierten Abteilungen werden Ihnen angezeigt.7Klicken Sie in der Liste Mögliche Abteilungen auf Geschäftsführung und anschließend auf die Schaltfläche Auswählen. Die Abteilung Geschäftsführung erscheintnun im Bereich Ausgewählte Abteilungen.Bild 4.7 AbteilungauswählenHinweis: Über die Schaltfläche Entfernen können Sie eine bereits ausgewählteAbteilung wieder aus der Auswahl entfernen. Über die Schaltfläche Alle auswählen können alle Abteilungen in den Bereich Ausgewählte Abteilungen übernommen werden. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Alle entfernen werden alle ausgewählten Abteilungen in einem Schritt entfernt und stehen erneut im BereichMögliche Abteilungen wieder zur Verfügung.8Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.9Geben Sie im nächsten Schritt die folgenden Kontaktdaten ein.Bild 4.8 Kontaktdaten erfassen99
4 Personalstammdaten Reisekostenabrechnung10 Klicken Sie im nächsten Schritt auf das Register Reisedaten.In diesem Schritt müssen Angaben zur Reisekostenabrechnung und die Reiserichtlinie angegeben werden. Frau Weber, Geschäftsführerin Weber und PartnerMotorboote GmbH, erhält ihre Auszahlungen über SEPA-Überweisung.11 Klicken Sie Feld Zahlungsart den Eintrag SEPA-Überweisung aus.Bild 4.9 Zahlungsart auswählenHinweis: Mit dem Eintrag SEPA-Überweisung können aus dem Programm DATEV Reisekosten classic Zahlungsträger an das Programm DATEV Zahlungsverkehr exportiert werden und dort die Zahlung vorgenommen werden. Standardeinstellung im Feld Zahlungsart ist Barauszahlung aus der Geschäftskasse.Für die festangestellten Vertriebsmitarbeiter der Firma Weber und Partner Motorboote GmbH wurde über die Importschnittstelle (siehe Seite 82 ff.) der EintragLohnabrechnung als Standard festgelegt. Diese kann selbstverständlich individuell für den Mitarbeiter angepasst werden.12 Unterhalb wird der Beschäftigungsstatus festgelegt. Neben dem StandardeintragAngestellt steht Ihnen der Eintrag Selbständig/Arbeitgeber zur Verfügung. Wählen Sie im Feld Beschäftigungsstatus den Eintrag Selbständig/Arbeitgeber n.Bild 4.10 Reisedatennop100
Mitarbeiter neu erfassenHinweis: Im Bereich Fristen o können bezüglich der Abrechnungsfristen vonReisekostenabrechnungen Datumswerte festgelegt werden, ab dem die genannten Regelungen (Anfang 3-Monats Regel bzw. Anfang 183-Tage Regel) überwachtwerden sollen. Sobald Sie dann eine Reise erfassen, erhalten Sie beim Überschreiten der Frist eine Hinweismeldung.13 Im nächsten Schritt ist die Reiserichtlinie festzulegen. Für die Unternehmer wurdein der Reiserichtlinie Geschäftsführung angelegt. Wählen Sie im Feld Reiserichtlinie den Eintrag Geschäftsführung p aus.Hinweis: Wenn keine eigenen Reiserichtlinien angelegt wurden, wird lediglichder Eintrag Standard aufgeführt.Zur Übungsfirma Weber und Partner Motorboote GmbH wurde eine eigene Reiserichtlinie für die festangestellten Vertriebsmitarbeiter und zur Geschäftsführungangelegt. Im Bereich Abweichende Reiserichtlinien kann ggf. für eine bestimmteDienstreise eine andere Reiserichtlinie zugeordnet werden.14 Klicken Sie im vorletzten Schritt auf das Register Schnittstellendaten, wählenSie im Feld Finanzbuchhaltung den Mandanten Weber und Partner Motorboote(129805/300) und geben Sie die Kostenstellennummer 3000 Geschäftsführungein.Bild 4.11 SchnittstellendatenWichtig: Die Schnittstellenangabe ist unbedingt vorzunehmen, damit die Buchungen aus der Reisekostenabrechnung an die Finanzbuchhaltung DATEVKanzlei-Rechnungswesen pro exportiert werden kann.101
4 Personalstammdaten ReisekostenabrechnungIm Feld FIBU-Kreditor kann ggf. eine Kreditorennummer angeben werden, wenndie Auszahlung der Reisekosten an den Mitarbeiter über die Finanzbuchhaltungdurchgeführt wird. Soll auch die Lohnbuchhaltung für diesen Mitarbeiter in DATEV Lohn und Gehalt durchgeführt werden, muss ebenfalls der entsprechendeMandant angegeben werden.Im Fall von Frau Weber ist dies natürlich nicht notwendig, da Unternehmerin.Nur bei Installation EOIm Bereich Schnittstellendaten Eigenorganisation muss die EO-Personal-Nr. des Mitarbeiters erfasst werden. In unserem Fall arbeiten wir ohne das Programm DATEV Eigenorganisation.Nur bei Installation DATEV Arbeitnehmer OnlineIm Register Arbeitnehmer online können ggf. Mitarbeiterstammdaten eingerichtet werden, wenn der Arbeitnehmer bei DATEV Arbeitnehmer online angemeldet ist. DATEVArbeitnehmer online zeichnet sich dadurch aus, dass z.B. die Lohn- und Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter von diesen online eingesehen werden können.15 Die Mitarbeiterstammdaten zur Geschäftsführerin Frau Yvonne Weber sind erfasst. Speichern Sie zuletzt die Mitarbeiterdaten, indem Sie auf das Symbol Fensterinhalt Speichernin der Symbolleiste klicken oder wählen Sie den Menübefehl Mandant Fensterinhalt Speichern.16 Um einen Überblick über die bisher erfassten Mitarbeiter zu erhalten, klicken Siein der Übersicht doppelt auf den Eintrag Personaldaten.Bild 4.12 Diebisher erfasstenMitarbeiterAlle bisher angelegten Mitarbeiter werden Ihnen angezeigt. Vier festangestellte Vertriebsmitarbeiter und die Geschäftsführerin Frau Yvonne Weber.Hinweis: Über die Schaltfläche Löschen können Sie, sofern für diesen Mitarbeiter nochkeine Reisekosten abgerechnet wurden, den Mitarbeiter löschen.Mit Klick auf die Schaltfläche Importieren. wird erneut das Dialogfenster Import Lohnangezeigt. Hiermit können Sie ggf. neue Mitarbeiter oder geänderte Mitarbeiterstammdaten aus dem Programm DATEV Lohn und Gehalt übernehmen.102
5 Reisekostenabrechnung durchführenHinweise Über die Navigationspfeile können Sie bei Reiseanträgen von mehreren Seiten zwischen den einzelnen Seiten blättern. Mit Klick auf das Auswahlfeld Zoomen kann die Ansicht auf den Reisekostenantrag vergrößert oder verkleinert werden.Bild 5.8 Der Reisekostenantrag in derSeitenansichtDruckenSeiten blätternVergrößern/verkleinernBild 5.9 Drucken1222Klicken Sie auf das Symbol Drucken.3Geben Sie den installierten Drucker an und klicken Sie auf die Schaltfläche OK(Bild 5.9).4Schließen Sie dann die Seitenansicht mit Klick auf die Schaltfläche Schließen.Nun werden wieder die Reisedetails zum Reiseantrag angezeigt.
Reiseanträge erfassenReise beantragenDer Reiseantrag ist erfasst. Er muss nun vom Vorgesetzten genehmigt werden. Dazusteht Ihnen die Schaltfläche Reise beantragen zur Verfügung.Hinweis: Die Schaltflächen Reiseerfassung abschließen und Abrechnung stornierensind zurzeit inaktiv. Sie werden nur aktiv, sobald der Vorgesetzte die Reise genehmigthat und die Dienstreise komplett erfasst wurde.1Klicken Sie auf die Schaltfläche Reise beantragen.Bild 5.10 ReisebeantragenKlicken Sie hier2Sie erhalten anschließend folgende Hinweismeldung, die Sie mit Klick auf dieSchaltfläche Ja bestätigen.Bild 5.11 Reiseantrag bestätigenDas Programm wechselt jetzt automatisch in die Übersicht der erfassten Reisen.Die Mitarbeiter werden hierbei standardmäßig nach Abteilungen gefiltert.3Damit alle Abteilungen und alle Mitarbeiter angezeigt werden, klicken Sie beimFeld Mitarbeiter auf das Pfeilsymbol.Bild 5.12 ReiseübersichtAlle Mitarbeiteranzeigen123
5 Reisekostenabrechnung durchführenIm Fenster Mitarbeiter auswählen werden alle weiteren Abteilungen und alle Mitarbeiter in der Liste Mögliche Mitarbeiter / Abteilungen angezeigt (Bild 5.13).Bild 5.13 Mitarbeiter auswählenBild 5.14 Diebeantragte Reise1244Um alle Abteilungen und alle Mitarbeiter in die Übersicht aufzunehmen, klickenSie auf die Schaltfläche Alle auswählen - und dann auf die Schaltfläche OK.Jetzt werden alle Mitarbeiter und deren Dienstreisen angezeigt. Der Reiseantragvon Frau Schmitz wird mit dem Status Beantragt aufgeführt.
Reiseanträge erfassenHinweis: Über einen Doppelklick auf den Reiseantrag werden erneut die Reisedetails angezeigt.Bild 5.15 Reisedetails5Mit Klick auf die Schaltfläche Zurück gelangen Sie wieder zur Übersicht Reiseerfassung zurück.Übung: Reiseanträge erfassen und beantragenAufgabe 1Vertriebsmitarbeiterin Frau Claudia Schmitz beantragt für einen weiteren Kundenbesuch eine rstrecke:Reisebeginn: 06.05.201610:00 UhrReiseende:06.05.2016ca. 18:00 UhrFrau Prof. Dr. Sabine LeichtSonnenstraße 1266740 SaarlouisPrivat PkwKöln - Saarlouis - Köln insgesamt lt. Routenplaner 492 kmDie Lösungenzur Aufgabe 1und 2 finden Sieim Lösungsbuch. Erfassen und beantragen Sie die zweite Dienstreise von Frau Schmitz.Aufgabe 2Vertriebsmitarbeiterin Frau Marie Völker beantragt für einen Kundenbesuch : 10.05.2016Reiseende:10.05.2016Herr Jean PatzElbchaussee 116b22763 Hamburg06:00 Uhrca. 22:00 Uhr125
6 ReisekostenauswertungenGesamtsummenübersicht ReisekostenabrechnungenAusgangssituationFrau Weber - die Geschäftsführerin Firma Weber und Partner Motorboot GmbH möchte von Ihnen eine Gesamtsummenübersicht über die bisher erstellten Reisekostenabrechnungen erhalten.Um die Gesamtsummenübersicht der bisherigen Reisekostenabrechnungen zur FirmaWeber und Partner Motorboote GmbH zu erhalten, gehen Sie wie folgt vor:1Klicken Sie in der Übersicht doppelt auf den Eintrag Reisekostenabrechnung.Das Arbeitsblatt Reisekosten classic - Mitarbeiter mit den Standardauswertungenzu den Reisekostenabrechnungen wird geöffnet.2Klicken Sie im Arbeitsblatt Reisekosten classic - Reisekostenabrechnung doppeltauf den Eintrag Gesamtsumme Reisekosten.3Im nächsten Schritt muss nun der Mandant Weber und Partner MotorbooteGmbH, für den einen Datenanalyse durchgeführt werden soll, ausgewählt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Datenanalyse.Bild 6.23 Reisekosten classic - Reisekostenabrechnung188
Daten-Analyse-System Personalwirtschaft4Wählen Sie - wie im Bild unten, die Firma Weber und Partner Motorboote-129805-300 aus. Hinweis: Monat und Jahr können über entsprechende Filterdefiniert werden.5Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Ausführen.Bild 6.24 MandantauswählenDie Gesamtübersicht der Reisekostenabrechnungen zum Mandanten Weber undPartner Motorboote GmbH wird angezeigt.Bild 6.25 Gesamtübersicht ReisekostenabrechnungnoÜber den rechten Zusatzbereich Kontextbezogene Links n erhalten Sie erneutvielfältige Möglichkeiten die Liste weiter zu bearbeiten bzw. auszudrucken. In der Rubrik Berichte stehen Ihnen die Einträge Reisekosten gesamt undReisekosten pro Mitarbeiter zur Verfügung. Über die Rubrik Exportieren können Sie die Liste an MS-Excel oder MS-Accessübergeben. Darüber hinaus können Sie die Liste im ASCII-Format speichern. Im Bereich Organisation können Sie die Liste über den Eintrag Auswertungdrucken ausdrucken, als Email versenden, als Dokument erstellen und Auswertungsinformationen ausdrucken.189
6 Reisekostenauswertungen Über die Rubrik Weitergeben können Sie die Liste in das Dokumentenmanagement DATEV übertragen.6Klicken Sie in der Rubrik Berichte auf den Eintrag Reisekosten gesamt o. Sieerhalten nun in einer Berichtsvorschau die formatierte Liste mit der Übersicht dergesamten Reisekosten in Höhe von 1.431,50 EUR.7Klicken Sie auf das Symbol DruckenBild 6.26 Übersichtgesamte Reisekosten, um die Liste auszudrucken.können Sie die Liste in eine PDF-DateiTipp: Über das Symbol Exportierenoder eine Excel-Datei ausgeben. Mit Klick auf das Symbol Per E-Mail sendenkönnen Sie die Liste über ein E-Mail Profil versenden.Bild 6.27 Gesamtsumme ReisekostenReisekosten proMitarbeiter1908Schließen Sie danach die Berichtsvorschau, indem Sie auf das Symbol Schließenklicken.9Sie sehen nun wieder die Auflistung Gesamtsumme Reisekosten. Klicken Sie inder Rubrik Berichte auf den Eintrag Reisekosten pro Mitarbeiter.
Daten-Analyse-System PersonalwirtschaftSie erhalten in einer Berichtsvorschau, aufgegliedert nach Mitarbeitern, die formatierte Liste im Hochformat mit der Übersicht der gesamten Reisekosten inHöhe von 1.431,50 EUR.10 Schließen Sie die Berichtsvorschau mit Klick auf das Symbol SchließenBild 6.28 BerichtsvorschauReiserkosten proMitarbeiter.11 Klicken Sie danach nochmals auf das Symbol Schließen, um das FensterGesamtsumme Reisekosten zu schließen. Das Arbeitsblatt Reisekosten classicReisekostenabrechnung mit den Standardauswertungen wird wieder angezeigt.Bild 6.29 Arbeitsblatt Reisekostenclassic - Reisekostenabrechnung191
6 ReisekostenauswertungenÜbung: Daten-Analyse-System PersonalwirtschaftAufgabe 1 Drucken Sie im Arbeitsblatt Reisekosten classic - Mitarbeiter über den EintragÜbersicht die Liste Mitarbeiter - Kontaktdaten.Hinweis: Denken Sie daran, auf die Schaltfläche Neue Datenanalyse zu klicken,die Firma Weber und Partner Motorboote GmbH auszuwählen und diese auszuführen.Aufgabe 2 Drucken Sie im Arbeitsblatt Reisekosten classic - Mitarbeiter über den EintragReisedaten die Liste Mitarbeiterübersicht - Reisedaten aus.192
7 DatenexportAufgabe 2 Wählen Sie - wie im folgenden Bild - in der Mandantenübersicht DATEV Arbeitsplatz pro den Mandanten 300 Weber und Partner Motorboote aus undklicken Sie anschließend im rechten Zusatzbereich doppelt auf den EintragLohnabrechnung 2016. Klicken Sie im geöffneten Ordner Datenübernahme doppelt auf den EintragBewegungsdaten importieren und wechseln Sie auf das Register Monatserfassung. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Übernehmen. Beenden Sie anschließend das Programm DATEV Lohn und Gehalt.240
Export nach DATEV Lohn und GehaltAufgabe 3 Sichern Sie im Programm DATEV Reisekosten classic den Mandanten FirmaWeber und Partner Motorboote GmbH und öffnen Sie anschließend den Mandanten im Programm DATEV Reisekosten classic.Ergebnis: Alle Geschäftsreisen vom Monat Mai 2016 sind abgerechnet. Die Datenwurden an die Finanzbuchhaltung, an die Lohnbuchhaltung und für die beiden Gesellschafter an den Zahlungsverkehr exportiert.Die Vorgänge sind abgeschlossen. Sollten im Nachhinein Fehler festgestellt werden,muss die entsprechende Reise storniert und kann anschließend korrigiert werden.1Klicken Sie - wie in der folgenden Abbildung dargestellt - in der Übersicht doppeltauf den Eintrag Erfassung.Bild 7.66 ErfassungDa alle Geschäftsreisen abgerechnet und anschließend der Datenexport an dieFinanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung exportiert wurden, werden keine Reisen angezeigt.2Um die abgeschlossenen Reisen einzusehen, klicken Sie im Feld Status auf denDropdown-Pfeil und wählen den Eintrag Abgeschlossen aus.3Als Ergebnis werden alle abgeschlossenen Geschäftsreisen der Mitarbeiter zurFirma Weber und Partner Motorboote GmbH für den Monat Mai 2016 angezeigt.241
7 DatenexportBild 7.67 AuswahlabgeschlosseneReisen In der Spalte Storniert ist bei allen Reisen Nein voreingestellt. Sollten fehlerhafte Daten oder Hinweise zu einer Geschäftsreise vorliegen,werden diese im Bereich Hinweis- und Fehlerprotokoll angezeigt.Bild 7.68 Abgeschlossene Reisen4242Beenden Sie anschließend das Fenster Reise - Erfassung, indem Sie auf dasSymbol Schließenklicken.
8SpezialfälleIn diesem Kapitel erfahren Sie, . wie Sie mehrtägige Dienstreisen erfassen, wie ein Hotelrechnungsbeleg zu einer Geschäftsreise erfasst wird, welche Besonderheiten bei Flugreisen zu beachten sind, wie Reisen über die Schnellerfassung angelegt werden, wie eine Reise storniert wird.243
8 SpezialfälleAufgabe 3 Sichern Sie im Programm DATEV Reisekosten classic den Mandanten FirmaWeber und Partner Motorboote GmbH und öffnen Sie anschließend den Mandanten im Programm DATEV Reisekosten classic wieder.8.4Schnellerfassung ReisekostenNachdem im Programm DATEV Reisekosten classic einige Reisen angelegt wurden,besteht darüber hinaus die Möglichkeit, über eine Schnellerfassung Reisen zu einemMitarbeiter einfach und schnell zu erfassen. Damit können die wichtigsten Angaben zuden Reisetagen bequem angelegt und individuell geändert werden.AusgangssituationHerr Thomas Lange - zweiter Geschäftsführer Firma Weber und Partner MotorbooteGmbH - und Herr Peter Rohwein besuchen vom 27.06. - 28.06.2016 den Hauptmotorenlieferanten ÖMB in Bregenz Österreich.288 Herr Lange benutzt zur Dienstreise einen Firmenwagen und nimmt HerrnRohwein mit. Sie übernachten in Bregenz im Hotel Mossner, jeweils 1 Einzelzimmer / Übernachtung mit Frühstück zu einem Gesamtpreis von 170,00 EUR. Herr Lange bezahlt die beiden Zimmer bei Abreise mit Firmenkreditkarte.
Schnellerfassung ReisekostenReisedaten erfassenUm die Geschäftsreise von Herrn Lange über die Schnellerfassung zu erfassen, gehenSie wie folgt vor:1Wählen Sie den Menüpunkt Reise Schnellerfassung oder klicken Sie im geöffneten Ordner Reise doppelt auf den Eintrag Schnellerfassung oder klicken Sie inder Symbolleiste auf das Symbol Schnellerfassung .Zunächst werden alle offenen Reisen der Mitarbeiter in Tabellenform angezeigt.(z.B.Über die Kästchen mit dem Plus-Symbol links von der ersten SpaltePersNr. 1 Weber, Yvonne) können Details zu den einzelnen Reisen eingesehenwerden.Tipp: Sollen alle Reisen angezeigt werden, so wählen Sie im Feld Status die Anzeige Alle Reisen aus.Unterhalb der Liste kann nun eine neue Reise über die Schnellerfassung angelegt werden, ohne dass zunächst Grunddaten erfasst werden müssen. Hierzuwird aus der letzten Zeile automatisch eine Kopie bzw. ein Vorschlag zur Schnellerfassung einer Reise erstellt (hier: 400 Hensley, Susan 17.06.2016 ). Dieserkann anschließend für die neue Reise entsprechend abgeändert werden.2Bild 8.45 Liste deroffenen ReisenKlicken Sie in der letzten Zeile der Tabelle auf die Personalnummer 400 und geben Sie die Nummer 5 - für die Personalnummer von Herrn Lange - ein.Im Feld Mitarbeiter wird nun der Name Lange, Thomas angezeigt (Bild 8.46).Hinweis: Wenn Sie die Mitarbeiternummer eines Mitarbeiters nicht wissen, dannkönnen Sie den Mitarbeiter über das Auswahlfeld Mitarbeiter oder mit einem Klickauf den angezeigten Namen (hier: Lange, Thomas) suchen.289
8 SpezialfälleBild 8.46 NeueReise: Pers.Nr.eingebenMit Drücken der Tabulator-Taste oder der Enter-Taste gelangen Sie jeweils zurnächsten Spalte und können die weiteren Grunddaten zur Geschäftsreise eingeben. Mit der Tastenkombination Umschalt-Taste und Tabulator-Taste gelangenSie zurück zum Feld links.3Drücken Sie die Tabulator-Taste und geben Sie in der Spalte Reisebeginn den27.06.2016 ein. Geben Sie nacheinander die Daten wie im Bild unten ein.Bild 8.47 ReisedatenIn der Spalte Status/Reiseland muss bei einer Neuanlage das Reiseland angegeben werden. Standardmäßig ist hier Deutschland voreingestellt. Bei bereitserfassten Reisen erscheint in dieser Spalte der Status der Reise.4Wählen Sie im Feld Status/Reiseland das Land Österreich aus und drücken Sieerneut die Tabulator-Taste.Im Feld Status/Reiseland erscheint der Status Freigegeben und die beiden Reisetage 27.06. und 28.06.2016 werden als Spalten angezeigt. In den Zeilen Pauschale wird das Reiseland Österreich und in den Zeilen Verpflegungsmehraufwandund Übernachtungskosten die hinterlegte Reiserichtlinie gesetzlich angezeigt.Über die Pfeilschaltflächen können ggf. Änderungen vorgenommen werden.290
Schnellerfassung ReisekostenBild 8.48 ReisetagebearbeitenZur AusgangssituationHerr Thomas Lange - zweiter Geschäftsführer Firma Weber und Partner MotorbooteGmbH - und Herr Peter Rohwein besuchen vom 27.06. - 28.06.2016 den Hauptmotorenlieferanten ÖMB in Bregenz Österreich. Herr Lange benutzt zur Dienstreise einen Firmenwagen und nimmt HerrnRohwein mit.Im nächsten Schritt sind Reisemittel, Adressdaten zur Route und ggf. Km-Angabenanzugeben.5Klicken Sie in der Spalte des ersten Reisetages, dem 27.06.2016 im Feld KM aufdas Symbol Adressen , erfassen Sie - wie nachfolgend dargestellt- Start- undZieladresse und speichern Sie die Eingaben.Bild 8.49 Reisemittel, Adressenund Km291
8 SpezialfälleIm Feld Adresse / Route wird mit nun Klick in das Feld Start- und Zieladresseangezeigt.6Wählen Sie im Feld Reisemittel den Eintrag Dienstwagen aus.Im Feld KM können nun informativ die gefahrenen KM eingetragen werden, lautRoutenplaner 572 km.Reisetag öffnenBild 8.50 Reisemittel und kmHerr Lange nimmt Herrn Rohwein im Dienstwagen mit. Mitfahrende sind im Programm mit aufzuführen und anzugeben.Bild 8.51 Reisetag2927Um den Mitfahrer zu erfassen, klicken Sie auf das Pfeilsymbol neben dem Datum27.06.2016. Damit öffnet sich das bekannte Fenster Reisetag.8Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mitfahrer und geben Sie die KM an.
Im Register Arbeitnehmer online können ggf. Mitarbeiterstammdaten eingerichtet wer-den, wenn der Arbeitnehmer bei DATEV Arbeitnehmer online angemeldet ist. DATEV Arbeitnehmer online zeichnet sich dadurch aus, dass z.B. die Lohn- und Gehaltsab-rechnungen der Mitarbeiter von
