Transcription
KD JUN2019 V1Disa m p a ikan o le h :Ra f id ah B in t i Mo h a m ma dUn it G o ve rn m e n t S e cu rit y, Un it K e se la mat a n1Ja b a t a n K e se la m at an Da la m Ne ge ri
ISI KANDUNGAN Objektif Bahan Rasmi Kerajaan Definisi Dokumen Berklasifikasi Klasifikasi Keselamatan Keperluan Menjaga Keselamatan dan Kerahsiaan Ancaman-Ancaman Keselamatan Langkah-Langkah Pengawalan Cap Rasmi Kerajaan Pelanggaran Keselamatan2 Akta Rahsia Rasmi (Penggal 153)
OBJEKTIFTaklimat ini bertujuan untuk meningkatkan kesedaran dan memberipendedahan kepada peserta Kursus berhubung aspek pengurusandokumen berklasifikasi mengikut akta dan surat keliling yang ditetapkan.Taklimat ini secara umumnya adalah untuk meningkatkan pengetahuanasas dan kemahiran peserta dalam menguruskan dokumen-dokumenberklasifikasi kementerian dan jabatan serta kesan dan risiko keselamatan3akibat pelanggaran keselamatan.
APAKAH PERKARA YANGMENJADI KERAHSIAANKERAJAAN YANG PERLU DIJAGA4KESELAMATANNYA?
BAHANRASMI5KERAJAAN
BAHAN RASMI KERAJAANBahan Rasmi Kerajaan (Official matters) dibahagikan kepadatiga (03) kumpulan:1. Dokumen rasmi (Official Document)6Adalah jenis maklumat yang direkodkan dalam bahan bertulis, bertaip,gambar, salinan fotostat, pelan, disket, cakera dll.
BAHAN RASMI KERAJAAN2.Maklumat rasmi (Official Information)Adalah bahan rasmi yang diketahui, tidak kira bagaimana jua pundiperolehi.3.Peralatan rasmi (Official Material)7Sebarang kelengkapan yang meliputi kelengkapan teknikal, perantiatau benda yang digunakan bagi maksud-maksud rasmi seperti caprasmi kerajaan.
BAHAN RASMI KERAJAANBAHAN RASMIKERAJAANMAKLUMAT RASMITERBUKAPERALATAN RASMITERKELAS8DOKUMEN RASMI
DOKUMEN BERKLASIFIKASISesuatu dokumen rasmi (official documents) yangmengandungi maklumat yang mesti dilindungi bagikepentingan keselamatan dan yang mempunyai suatu9klasifikasi keselamatan.
10KLASIFIKASI KESELAMATAN
KRITERIA PENGKELASANRAHSIA BESAR Pengertian: Dokumen-dokumen, maklumat dan peralatan rasmi, yangpendedahannya tanpa mendapat kebenaran, akan mendatangkan kerosakanyang amat besar kepada Negara Brunei Darussalam.Contoh: Kertas-kertas kerajaan yang sangat penting yang di dalamnya dasarutama kerajaan tentang perkara-perkara politik atau ekonomi dipertimbangkan.11
KRITERIA PENGKELASANRAHSIA Pengertian: Dokumen-dokumen, maklumat dan peralatan rasmi, eratkepadakepentingan dan martabat Negara Brunei Darussalam.Contoh: Arahan-arahan penting kepada wakil-wakil negara yang menjalankanperundingan dengan negara-negara lain.12
KRITERIA PENGKELASANSULIT Pengertian: Dokumen-dokumen, maklumat dan peralatan rasmi, yangpendedahannya tanpa mendapat kebenaran, meskipun tidak membahayakankeselamatan negara; tetapi akan menjejaskan kepentingan atau martabatNegara Brunei Darussalam; atau aktiviti Kerajaan K.D.Y.M.M Paduka SeriBaginda Sultan dan Yang Di-Pertuan, atau individu; atau akan mendatangkanrintangan atau kesusahan pentadbiran.Contoh: Laporan perisikan rutin13
KRITERIA PENGKELASANTERHAD Pengertian: Dokumen-dokumen, maklumat dan peralatan rasmi, selain daridokumen-dokumen, maklumat dan peralatan rasmi yang diberikan klasifikasiyang tinggi, yang walau bagaimanapun mengkehendaki suatu darjahperlindungan keselamatan.Contoh: Buku-buku jabatan bagi maksud-maksud arahan.14
MENGAPAPERLU DIJAGAKESELAMATAN DAN15KERAHSIAANNYA?
KEPERLUAN MENJAGAKESELAMATAN DAN KERAHSIAAN Mempunyai maklumat dan nilai yang penting kepada Negaradari segi kepentingan pentadbiran, kewangan, perundangan, Keperluan perundangan dan peraturan. Mencegah dari ancaman-ancaman keselamatan.16kebangsaan, sejarah, keselamatan dll.
KEPERLUAN MENJAGAKESELAMATAN DAN KERAHSIAANPERUNDANGAN DAN PERATURAN:oUndang-Undang Akta Arkib Negara 1981 Akta Rahsia Rasmi, Penggal 153 Akta Keselamatan Dalam Negeri, Penggal 133Peraturan Surat Keliling JPM Bil: 6/2004 Surat Keliling JPM Bil: 9/201717o
18TITAH KDYMM – 15 JULAI 1987
19SURAT KELILING JPM - BIL: 6/2004
SURAT KELILING JPM - BIL: 6/2004PENGURUSAN PENYIMPANAN FAIL DAN DOKUMEN-DOKUMENDI DALAM KEMENTERIAN DAN JABATAN KERAJAAN“ . Jabatan ini telah mendapati bahawa pengurusan penyimpanan fail-fail danbeberapa dokumen Kementerian dan Jabatan Kerajaan tidak diuruskandengan teratur dan sempurna di tempat-tempat yang telah disediakan dandidapati tidak dikawal dari segi keselamatannya. Sepertimana yang TuanPeramba/Pehin/Tuan maklumi kebanyakan fail dan dokumen yang disimpan didalam Kementerian dan Jabatan kerajaan mengandungi maklumat-maklumat20yang sangat penting dan juga ada yang berbentuk rahsia dan sulit.”
SURAT KELILING JPM - BIL: 6/2004PENGURUSAN PENYIMPANAN FAIL DAN DOKUMEN-DOKUMENDI DALAM KEMENTERIAN DAN JABATAN KERAJAAN“Sehubungan dengan ini, peramba/kaola/saya ingin menegaskan supayasemua Kementerian dan Jabatan Kerajaan mengambil langkah-langkahdan inisiatif yang wajar bagi memastikan pengurusan penyimpanan fail-faildan dokumen-dokumen berkenaan disimpan dan disusun dengan teratur ditempat-tempat yang sepatutnya dan seterusnya membuat langkah-langkahyang perlu untuk memastikan keselamatan fail-fail dan dokumendokumen tersebut di tahap yang terkawal dan tidak mudah terdedah21kepada orang-orang yang tidak berkenaan. .”
SURAT KELILING JPM - BIL: 6/2004PENGURUSAN PENYIMPANAN FAIL DAN DOKUMEN-DOKUMENDI DALAM KEMENTERIAN DAN JABATAN KERAJAAN“ Langkah-langkah tersebut termasuklah juga memberikan nasihat dankesedaran kepada pegawai dan kakitangan masing-masing tentang perimustahaknya mereka menyimpan fail-fail dan dokumen berkenaan dengan baikdan sempurna termasuklah menyusun dan mengatur serta menjaga keselamatanfail-fail berkenaan yangmana tanggungjawab tersebut hendaklah dipikulbersama diantara pegawai dan kakitangan Kementerian dan Jabatan22masing-masing.”
SURAT KELILING JPM - BIL: 9/2017GARISPANDUAN MELAKSANAKAN SURCAJ DALAM PERKHIDMATAN AWAM5. WANG NEGARA, SETEM, SEKURITI, BARANG-BARANG STORDAN LAIN-LAIN HARTA NEGARA5.1. JENIS-JENIS ngmenyebabkan kehilangan wang Negara, setem, surat jaminan,23dokumen bernilai, resit dan sebagainya;
ANCAMAN-ANCAMAN KESELAMATAN Penyuluhan (Espionage)Tidak Sengaja(Unintentional) Kelemahan manusia sepertikecuaian, kelalaian, sifatmenunjuk-nunjuk dll.24Sengaja(Intentional)
LANGKAH-LANGKAH25PENGAWALAN
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALANMEMBERIKAN TANDA KESELAMATAN Dokumen diberi tanda keselamatan untuk 26perlindungan yang bersesuaian.
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALAN27TandaKlasifikasi
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALANCONTOH KULIT FAIL - RAHSIA BESAR (KD 11)KodTandaKlasifikasiTarikhdibuka“ Dokumen iniadalah hakmilik ”Tarikhditutup28RujukanTanda tambahanbagi dokumenkekal
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALANTanda Keselamatan Dalam Dokumen-Dokumen Yang DikelaskanRAHSIA BESAR, RAHSIA & SULIT“DOKUMEN INI ADALAH HAK MILIK KERAJAAN KEBAWAH DULI YANG MAHAMULIA PADUKA SERI BAGINDA SULTAN DAN YANG DI-PERTUAN NEGARABRUNEI DARUSSALAM, dan adalah dimaksudkan untuk makluman pegawaipegawai yang perlu mengetahui isi kandungan dokumen ini dalam masamenjalankan tugas-tugas rasminya”29“Mana-mana orang yang menjumpai dokumen ini adalah dikehendaki oleh undangundang untuk menyerahkannya kepada sesebuah Balai Polis, untuk dihantarkepada Pengarah Jabatan Keselamatan Dalam Negeri, Negara Brunei Darussalam,berserta dengan butir-butir bila, bagaimana dan di mana dokumen ini dijumpai.Menahan atau memusnahkan dokumen ini tanpa kebenaran adalah menjadi suatukesalahan di bawah Akta Rahsia Rasmi, Penggal 153 Undang-undang NegaraBrunei Darussalam.”
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALAN30CONTOH KULIT FAIL – RAHSIA (KD 12) & SULIT (KD 13)
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALANCONTOH KULIT FAIL – TERHAD (KD nda tambahanbagi dokumenkekal“ Maklumatyang diberikan ”Tarikhditutup31
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALANTanda Keselamatan Dalam Dokumen-Dokumen Yang DikelaskanTERHAD“Maklumat yang diberikan dalam dokumen ini tidak bolehdisampaikan, sama ada secara langsung atau tidak langsung,kepada pihak akhbar atau kepada mana-mana orang yang tidak32dibenarkan menerimanya.”
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALANPrinsip „PERLU TAHU‟Prinsip„PERLU TAHU‟(NEED TO KNOW BASIS)33diaplikasikan semasamenimbangkan pengedaranbahan-bahan yang dikelaskankepada orang lain.
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALANMENGHADKAN SALINANMENGHADKAN SALINAN34Salinan yang dibuat hendaklahmengikut jumlah pembahagianyang dibenarkan sahaja.
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALANMENGELUARKAN DOKUMEN DARI PEJABATDokumen-dokumenRAHSIA BESAR – TOP SECRETdan RAHSIA – SECRET35sama sekali TIDAK BOLEH dibawa balik ke rumah.
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALANPENGENDALI DOKUMEN BERKLASIFIKASIDokumen yang dikelaskan hanya bolehdikendalikan oleh orang-orang yang36dibenarkan sahaja - mestilah dipatuhi.
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALAN KD 11 – Kulit Fail RAHSIA BESAR KD 12 – Kulit Fail RAHSIA KD 13 – Kulit Fail SULIT KD 14 – Kulit Fail TERHAD KD 16 – Pendaftaran bagi Buku KD 17 KD 17 – Penerimaan, Penerbitan & Pemusnahan Dokumen Yang Dikelaskan KD 18 – Borang Despatch KD 19 – Slip Pengeluaran37SISTEM KD
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALANSISTEM KD KD 21 – Senarai Fail RAHSIA BESAR KD 22 – Senarai Fail RAHSIA KD 23 – Senarai Fail SULIT KD 24 – Senarai Fail TERHAD KD 25 – Pendaftaran Folio-folio Dalam Fail Yang Dikelaskan KD 27 – Rekod Peredaran Dokumen Yang Dikelaskan - RAHSIA BESAR KD 28 – Rekod Peredaran Dokumen Yang Dikelaskan - RAHSIA & SULIT KD 29 – Rekod Kontena Keselamatan & Kedudukan Kunci Gabungan &38Anak Kunci Keselamatan – Dokumen RAHSIA BESAR
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALANTEMPAT PENYIMPANAN Penggunaan kontena keselamatan, peti-petibesi atau bilik kebal yang bersesuaian sebagai39tempat penyimpanan bahan yang dikelaskan.
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALANCONTOH TEMPAT PENYIMPANAN DOKUMEN YANG DIKELASKAN:RAHSIA BESAR - TOP SECRET (MINIMA)40Peti Besi
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALANCONTOH TEMPAT PENYIMPANAN DOKUMEN YANG DIKELASKAN:RAHSIA - SECRET (MINIMA)41Kabinet Kunci Kombinasi
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALANCONTOH TEMPAT PENYIMPANAN DOKUMEN YANG DIKELASKAN:SULIT – CONFIDENTIAL (MINIMA)42Kabinet Palang Besi
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALANCONTOH TEMPAT PENYIMPANAN DOKUMEN YANG DIKELASKAN:TERHAD - RESTRICTED (MINIMA)43Kabinet Biasa
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALANCONTOH TEMPAT PENYIMPANANPenggunaan Security Key Box (SKB)bagi penyimpanan anak kunci keselamatan44(kunci-kunci kabinet)
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALANPENERBITAN/PENERIMAAN DOKUMEN YANG DIKELASKAN45Buku Daftar „KD 17‟: Pendaftaran bagi setiap penerbitan, penerimaan danpemusnahan dokumen yang dikelaskan.
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALANPENGHANTARAN DOKUMEN YANG DIKELASKAN46Slip Despatch „KD 18‟ : Pengesahan bagi penghantaran dokumen yangdikelaskan ke Kementerian atau Jabatan
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALANPENGHANTARAN DOKUMEN YANG DIKELASKAN47Beg Berkunci (Despatch Bag): Penghantaran dokumen yang dikelaskanke Kementerian atau Jabatan
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALANSISTEMDOKUMENDUA SAMPULSURATPENGHANTARANYANG DIKELASKANSISTEM DUA SAMPUL SURAT Dokumen SULIT ke atas. Sampul surat di sebelah dalam: Ditanda dengan jelas klasifikasi keselamatan dokumen tersebut. Nama serta alamat penerima. Bilangan rujukannya Dimeterai48 Sampul surat di sebelah luar: Nama & alamat penerimanya sahaja Ditutup dengan menggunakan perekat
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALANSISTEMDUASAMPULSURATSISTEM DUASAMPULSURATSAMPUL SURAT DI SEBELAH DALAMURUSAN KERAJAAN KEBAWAH DULI YANG MAHA MULIASULITYang Mulia:Pengarah Jabatan ElektrikJabatan Perdana MenteriNegara Brunei Darussalam Klasifikasi keselamatan dokumenNama serta alamat penerimaBilangan rujukannyaDimeteraiBil: JKDN/UGS/S/J50DEPAN49BELAKANG
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALANSISTEMDUASAMPULSURATSISTEM DUASAMPULSURATSAMPUL SURAT DI SEBELAH LUARURUSAN KERAJAAN KEBAWAH DULI YANG MAHA MULIAYang Mulia:Pengarah Jabatan ElektrikJabatan Perdana MenteriNegara Brunei Darussalam Nama serta alamat penerima Ditutup dengan perekatDEPAN50BELAKANG
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALANPEMUSNAHAN BAHAN BUANGAN YANG DIKELASKAN(DERAF/SALINAN)1) DIBAKAR2) BAHAN KIMIABagiskalayangbesardanhendaklah dipastikan musnah sama51sekali.
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALANPEMUSNAHAN BAHAN BUANGAN YANG DIKELASKAN(DERAF/SALINAN)523) DIRINCIH
LANGKAH-LANGKAH PENGAWALANJENIS MESIN PERINCIH( )Strip-cut( )53Cross–cut
TODAY’S WASTETOMORROW’S WEAPON54!
CAP RASMI KERAJAANPengendalian dan pengawalan Cap Rasmi Kerajaan hendaklahteratur dan sempurna. Disimpan di suatu tempat yang berkunci danselamat. Tidak dipinjamkan kepada orang yang tidakdibenarkan / tidak diberi kuasa untukmenggunakannya / membuat salinantambahan.55 Tidak membawa sebarang cap keluar tanpakebenaran ketua jabatan.
PELANGGARAN KESELAMATANApabila sesuatu dokumen yang dikelaskan dipercayai hilang: Tindakan mencari mesti dimulakan dengan segera; Memaklumkan kepada Pegawai Keselamatan Jabatan (DSO); Jika kehilangan disahkan, penerbit dokumen mestilah diberitahu supayadia dapat menilai bahayanya terhadap keselamatan dan mengambil apajua tindakan;56 Siasatan dijalankan oleh Pegawai Keselamatan Jabatan (DSO) danmengemukakan suatu laporan yang mengandungi keputusan dansokongannya kepada ketua jabatan.
AKTA RAHSIA RASMI (PENGGAL 153)AKTA RAHSIA RASMI (PENGGAL 153)Akta ini memberikan peruntukan bagi perlindungan rahsia rasmi danmeletakkan kecuaian sebagai satu kesalahan jenayah.57(Permulaan Kuatkuasa: 2 Disember 1940)
AKTA RAHSIA RASMI (PENGGAL 153)5. (1)Jika mana-mana orang yang ada dalam milikan ataukawalannya sebarang kata kod, kata pengenal atau kata laluan rasmiyang rahsia, atau sebarang gambar foto, lukisan, pelan, model,makalah, nota, dokumen atau maklumat yang telah diamanahkansecara rahsia kepadanya oleh mana-mana orang yang memegang58jawatan di bawah Kerajaan melakukan mana-mana yang berikut :-
AKTA RAHSIA RASMI (PENGGAL 153)i.Menyampaikan secara langsung atau tidak langsung;ii.Menggunakan apa-apa maklumat atau benda yang tersebut;iii.Menyimpan dalam milikan atau kawalannya apa-apa benda yangtersebut di atas - tidak berhak atau tidak mematuhi semuaarahan yang sah berhubung dengan pengembalian atau59pelupusannya;
AKTA RAHSIA RASMI (PENGGAL 153)iv.Tidak menjaga dengan cara yang munasabah, atau bertingkah apa-apamaklumat atau benda yang tersebut di atas;Menerima apa-apa maklumat atau benda tersebut - melainkan jika diamembuktikan bahawa penerimaan maklumat atau benda itu olehnyaadalah secara langsung atau tidak langsung tidak diminta olehnya.60v.
BAB 5Penjara bagi suatu tempohtidak melebihi dari 2 tahun dandikenakan suatu denda tidakmelebihi dari 10,00061HUKUMANAKTA RAHSIA RASMI (PENGGAL 153)
AKTA RAHSIA RASMI (PENGGAL 153)Surat Keliling Jabatan Perdana Menteri Bil: 2/2000Setiap kakitangan (termasuk pegawai) adalah dikehendaki menandatangani SijilPengakuan Akta Rahsia Rasmi (OSA) seperti berikut: OSA-1: Pegawai & kakitangan yang berkhidmat secara tetap atau sementara; OSA-2: Pegawai & kakitangan yang tamat perkhidmatan(bersara/berhenti/dipecat);62 OSA-3: Mana-mana pembekal luar yang mempunyai kontrak untuk membekalkandalam menyediakan perkhidmatan kepada setiap kementerian atau jabatan.
OSA -1OSA-2OSA-3Memulakanperkhidmatandengan KerajaanMenamatkanperkhidmatandengan KerajaanPihak swasta yang diberiakses kepada maklumatsensitif Kerajaan63AKTA RAHSIA RASMI (PENGGAL 153)
KESIMPULANMelindungi dokumen rasmi dan maklumat Kerajaan dariancaman-ancaman keselamatan adalah menjaditanggungjawab setiap Pegawai dan Kakitangan64Perkhidmatan Awam.
KESIMPULANPengurusan Keselamatan Dokumen Terkelas mungkin dilihatagak menyusahkan, memakan masa dan juga wang ringgit, tetapikehilangan/kerosakan dokumen terkelas akan memberikan kesan65yang lebih merugikan kepada Jabatan atau Kerajaan.
PengarahJabatan Keselamatan Dalam NegeriJabatan Perdana Menteri[UP: Ketua Unit Keselamatan Kerajaan (UGS)]Bagi sebarang pertanyaan bolehlah menghubungi di talian2341620 ext 233 atau 23466E-mel: [email protected]
SURAT KELILING JPM - BIL: 6/2004 PENGURUSAN PENYIMPANAN FAIL DAN DOKUMEN-DOKUMEN DI DALAM KEMENTERIAN DAN JABATAN KERAJAAN “Sehubungan dengan ini, peramba/kaola/saya ingin menegaskan supaya semua Kementerian dan Jabatan Kerajaan mengambil langkah-langkah dan inisiatif yang wajar bagi mem
