Transcription
Lampiran 1. Daftar Pertanyaan Hasil WawancaraBerikut ini adalah daftar pertanyaan hasil wawancara antara pihakpeneliti dengan pihak internal hotel, pada:Hari, Tanggal: Jumat, 2 November 2012Tempat: Hotel SunariJln. Raya Lovina Beach, Singaraja, Bali.Pembahasan pertanyaan-pertanyaan yang diajukan yakni:1. Pertanyaan:Bagaimana sejarah berdirinya Hotel Sunari? Berapa banyakkaryawan yang bekerja sampai saat ini?Jawaban:Hotel ini didirikan oleh Jero Mekel Linggih (almarhum), yangsekarang ini digantikan oleh anaknyayaitu Ketut SuardhanaLinggih dengan menjabat pemilik hotel. Hotel ini berdiri padatahun 1992. Pada awal berdirinya hotel, nama hotel adalah PalmaBeach Hotel dengan satu-satunya hotel berkategori Hotel BintangII di daerah Lovina. Pada tahun 1998 manajemen dari hotelmenyadari bahwa bisnis hotel harus dikelola secara profesional,maka manajemen Palma Beach Hotel memutuskan untukmelakukan kerja sama manajemen dan jaringan Hotel Sol MeliaGroup sehingga nama hotel menjadi SOL Lovina. Untukmemenuhi kualitas standar jaringan SOL Melia maka diadakanrenovasi yang cukup banyak, salah satunya adalah penambahanjumlah kamar hotel dan melengkapi fasilitas yang telah dimiliki.Oleh karena itu, Hotel ini menjadi hotel yang dikategorikan pada
Hotel Bintang III. Pada tahun 2004, SOL Lovina berubah namamenjadi Sunari Villas dan Spa Resort. Jumlah karyawan yangbekerja pada Hotel ini adalah 120 orang yakni staf mencapai 86orang dan sisanya adalah pekerja harian.2. Pertanyaan:Berapa banyak kamar yang ada di Hotel Sunari? Apa saja fasilitasyang ada di Hotel Sunari? Bagaimana proses penjualankamarnya?Jawaban:Hotel Sunari memiliki 129 kamar yang dapat dibagi menjadi6(enam) jenis kamar menurut tingkatan fasilitasnya yaitu:1. Standard Room: 39 kamar2. Superior Room: 58 kamar3. Garden View Villa: 23 kamar4. Villa with Plunge Pool: 6 villa5. Family Villa with Pool: 2 villa6. President Suite with Pool : 1 viilaPerbedaan antara jenis kamar berikut ini adalah bentuk dan luasbangunan, serta fasilitas dan amaneties di dalamnya seperti:a. Bed (Twin, Double, Single)b. Air Conditionerc. TV 17 Channeld. Minibare. Telephonef. Mineral Water
g. Safety Deposit Boxh. Coffee and Tea Makeri. Out Door Showerj. Bath Tub (Hot and Cool Water)k. engkapdibandingkan dengan jenis yang didalamnya merupakan kamar,fasilitas yang berbeda yaitu:a. Private Roomb. Private Poolc. Private gardend. GazeboHotel Sunari memiliki berbagai fasilitas lain yang menunjanghotel seperti:a. Restaurantb. Meeting Roomc. Aristha Spad. Kolam Renange. Jogging Trackf. Fitnes Centerg. Drag Storeh. Open Stagei. Lapangan Bulu Tangkisj. Tempat bermain anakk. Internet (Wifi-Hotspot)
l. Sarana Transportasi dengan berbagai paket tour.m. Dolphin dan SnorklingPenjualan kamar dibagi menjadi dua yaitu tamu yang berasal dariagen dan tamu personal yaitu tamu yang datang langsung ataureservasi langsgung melalui telepon.3. Pertanyaan:Apakah struktur organisasi yang ada sesuai dengan jobdescription dan diimplementasikan dengan baik? Bagaimanasistem pengamanan asset pada Hotel Sunari?Menurut Ibu Yani yang menjabat sebagai Front Office Cashier,bahwa struktur dan job description masih belum dapatdiimplementasikan dengan baik, ada beberapa bagian terdapatketidakkonsistenan, seperti collector. Collector bukanlah bagianyang terpisah atau orang yang sama, namun collector disini dapatdigantikan oleh siapa saja di bagian akuntansi yang sedangsantai/tidak banyak kerjaan. Pada bagian Front Office terkadangreceptionist bisa digantikan olehFO. Cashier sehinggaperangkapan tugas masih ada di Hotel ini.4. Pertanyaan:Bagaimana sistem penjualan kamar dan dokumen pada HotelSunari?Sistem penjualan kamarnya dilakukan secara manual dan adasebagian yang dibantu oleh sistem komputer seperti BlockingChart dan Check in sistem. Sebelumnya ada sistem yangmembantu untuk link antar departemen terkait penjualan, namun
karena program tersebut rusak, maka sampai saat ini digunakansistem manual. Alur dokumen belum terstruktur dengan baik, dantidak ada flowchart dari dokumen-dokumen tersebut sehinggaterdapat dokumen yang tidak sesuai pada bagian AR yaitu padapenjualan kamar secara tunai, namun bagian AR mendapatkandokumen tersebut. Dokumen juga tidak memadai sehinggaterkadang masih dilakukan penulisan secara manual.5. Pertanyaan:Apa saja permasalahan yang sedang dialami oleh Hotel saat initerkait dengan penjualan kamar hotel? Apa dampak permasalahantersebut bagi Hotel?1. Terkait dengan dokumen penjualan, sering adanya dokumenyang terselip sehingga terjadi kesulitan dalam mencarinya.Rangkapan dari dokumen kurang memadai, sehingga perludilakukan print berulang. Hal ini akan sangat menyulitkanbagi pihak yang memerlukan dokumen tersebut dalammengolah data dan membuat waktu tidak efisien.2. Sering terjadi kesalahan hasil pencatatan penjualan sehinggadalam hasil perhitungan dan laporannya pun tidak seimbang,maka sering dilakukan penyesuaian dan jurnal pembalik. Halini tentunya membuat hasil laporan tidak efektif dan efisien.3. Ada agen yang menghilang sebelum piutang ditagih sehinggasaat itu terjadi kesulitan dalam keuangan Hotel.4. Adanya tamu yang tidak mengakui pembelian pada mini bardan kerusakan pada barang di kamar hotel sehingga pihak
Hotel hanya mampu mentoleransi. Hal ini berdampak padakerugian hotel.
Lampiran 3. Check List Hasil ObservasiNilai: 1. A Ada2. TA Tidak AdaNoKeteranganAALingkungan Pengendalian1.Komitmen pimpinan unit terhadap integritas dan nilai .Terdapatnyauraiantugas (jobTampakdaridescription) yang menjelaskan tugasjob ilakukannya analisis, baik formalmaupuninformal,mengenai jenisAda3kalireviewdalampekerjaan dan perlu /tidaknya supervisisetiapbulanatau rance.4.Terdapatnyabuktiyangdapat Setiapmeyakinkan bahwa seseorang personilkaryawantelah ditempatkan sesuai keahlian danmemilikipengetahuan yang dibutuhkan.sebelumnya
tnya(masuk-keluar)perputaranyangpersonilrendah Sebagian besarpadakaryawanfungsi utama.bekerjabertahun-tahunbahkanadayang hampir 20tahun.6.Pandanganmanajemen terhadapSering adanyapentingnya fungsi pengelolaan data,kesalahanfungsi akuntansi, keandalan laporanhitung.keuangan dan perlindungan terhadapkekayaan aktivitas ang(termasukaset Adanya lockerkhususintelektual dan informasi) dari pihakarsipdata akuntansi.yang tidak -laporanyanghanya Seringterjadiketidaksesuaianmenggambarkan sesuatu yang baik-laporanbaik saja).keuangansehingga seringmelakukan
penyesuaian.9.Reaksi manajemen terhadap gejalapraktekyangtidakbaik Jika karyawanyangmelakukandisampaikan melalui laporan.kesalahan akandiberikan-teguran-SuratPeringatan(SP)1-SP2-SP3 (keluar)10.Terdapatnya standar dan prosedur yang Adanyaterkait dengan pengendalian, termasukyang .11.SOPPemahamanjawabdanprosedur kerja.jajaranpengendalianatasyangtanggung ian struktur organisasi secara Tidakpernahberkala sehubungan dengan perubahanterjadi kecualikondisi lingkungan.benar-benardibutuhkan,namunharus
dirapatkanterlebih dahulu.13Pembebanantanggungjawabpendelegasiandan Jikawewenangadaperubahandihubungkan/dikaitkan dengan tujuanmakaselaludan sasaran organisasi, fungsi operasi,diadakan rapattuntutan peraturan, tanggung jawabuntukatas sistem operasi dan wewenang atasmembantusuatu perubahan.mengarahkantujuandarihotel.14. Telah terdapat jumlah pegawai yangAdabagianmemadai, khususnya yang berkaitanyangterdapatdengan pengelolaan data dan fungsiperangkapanakuntansi, dengan tingkat tas dari kegiatan dan sistem.15.Setiap personil menyadari tanggungjawabdanekspektasi pimpinanterhadap an untukmewujudkansuasanayangkondusif.16.Para supervisor bertemu dengan para Ada3kali
pegawai secara berkala guna mereviewreviewdalammereka dan memberikan edge,attitude,danappearance.17.Terdapat tindakan manajemen yangmemadaiuntuk meresponJika karyawanmelakukanpenyimpangan terhadap kebijakan dankesalahan akanprosedur yang ada.diberikan-teguran-SuratPeringatan(SP)1-SP2-SP3 (keluar)18.Pemahaman pegawai tentang dampak kinerja yang buruk terhadap organisasi.Karyawansebagian besarmelakukantugasdenganbaik dan tidaksampaidikeluarkan.19.Kebijakan personalia mengacustandar etika yang memadai.pada AdanyaSOPyang mengaturetika dari parakaryawan.
20.Dilaksanakannyapengecekan yangAda salah satumemadai terhadap latar belakang calonkaryawan yangpegwai,tidak memilikikhususnyamenyangkutaktivitas yang pernah dilakukannya.pengalaman dibidang tersebutsehingga tidakmampumenjalankantugasdenganbaik pada awalbekerja.21. Disertakannya hasil evaluasi kinerjaTampakdaridan pedoman etika menjadi salah satuiklan-iklannyakriteria promosi.yangtidakmembahas haltersebut.B.Penentuan Resiko22.Penerapan prinsip kehati-hatian dan Bagianhanya akan bertindak setelah melaluiakuntansianalisis mendalam terhadap risiko adenganyang
awabkandengan semestinya dan tepat megang 4.Adanyaprosedurmembandingkancatatanuntuk awalPihak GeneralCashier selalupenerimaan kas dengan rekening bank.melakukanpengecekanmutasi bank.25.Adanya prosedur untuk memeriksa Jikaketerlambatan yang tidak biasa dalampenerimaan kaspenerimaan kas di ilakukanpengecekanpadabank
ndependenkas, Buktisepertipenerimaanformulir penerimaan yang diberi nomorkasurut.urut. Pemisahan tugas antara penerima editbernomorTidakadanyabagiandanpenagihan yangpiutang usaha.ditunjuk secarajelas.C.Aktivitas Pengendalian28.Dimilikinya kode etika yang bersifat SOPkomprehensif.29.Penyelidikan dan pendokumentasian Melakukanatas penyimpangan dari ketentuan yangjurnal pembalikada.danpenyesuaian.30.Cek-cek dibandingkan dengan nota Tampakpembayaran dari agen dan tamu hotel.darikegiatanGeneralCashier .Setoran bank sesuai dengan data Terkadang ada
pembayarandariagendantamukesalahansebelum diserahkan ke bank.32.nominalnya. Adanya kontrol terhadap pengamanandokumen-dokumen berharga.Sering adanyadokumen yangterselip.33.Adanyapembaharuandokumen Selalusehingga memuat berita-berita terbaru.melakukanpembaharuanGuest List.34. Dokumen pesanan penjualan yangakurat.Tidak terdapatnomoruruttercetakdariRegistrationCard dan RoomReservationForm.35.Adanya kontrol terhadap pembatalan Konfirmasipesanan penjualan.pihakreservationmelaluiemailatau telepon.36.Sistempencatatandanpelaporan Terdapatpenjualan yang memadai dibuat dandokumen yangdipelihara.ditulisdantangantidakbernomor urut.D.Informasi dan Komunikasi
37.Sosialisasi kode etika secara periodik pada seluruh personil.Dilakukanbriefing1minggu sekali.38.Pemahaman personil atas tindakan Jika karyawanyang etis dan pengetahuan merekamelakukanterhadap apa yang harus dilakukankesalahan akandalam menyikapi 1-SP2-SP3 (keluar)39.Contoh yang baik sesuai kode etika yang diberikan pihak pimpinan.Pimpinanmemberikancontohmengenai etikasalahsatunyadenganpenampilanyang baik.40.Pengkomunikasian secara luasatas Jika karyawantindakan disiplin terhadap pelanggaranmelakukansehinggakesalahan Surat
Peringatan(SP)1-SP2-SP3 (keluar)41.Dimilikinya aturan yang jelas (kapan, Paramanajersiapa, dan dalam hal apa) terhadapmemiliki n yang yang menyimpanguntuk mengaturdari ketentuan yang nstruktur organisasiKurang karenamemfasilitasi arus informasi ke atas, n.tugasdanketidakjelasandalamtugaspenagihan.43. Kelengkapan struktur organisasi yangKurang karenadimiliki entitas dan kemampuan diperlukan untuk mengelola aspenagihan.44.Hubungan pelaporan yang ada, baikformal maupun informal, langsung Pelaporan darimasing-masing
maupun tidak langsung telah dilakukandepartemensecara efektif dan dapat memberikanakaninformasi yang memadai kepada paramemberikanmanajer sesuai tanggung jawab dangambaranwewenang masing-masing.keadaanhotelsecara efektif.Pengawasan45.Dimilikinyaauditorinternaldan Hotelpenempatannya pada kedudukan yangtidak memilikitepat dalam organisasi.internalauditor.46.Dilakukannya audit dan review secara independen oleh auditor internal.47.Ruang lingkup audit internal telahditetapkandenganjelas dankegiatannya dilaksanakan tepat kerjaanpengawasaninternal ditujukan pada perbaikan organisasidan telah ditetapkan prosedur yangmengatur tindak lanjut atas hasilpengawasannya.49.yang Kegiatan auditor internal mencakup Dimilikinyakomiteauditmereview pekerjaan audit internal.50.Sunarifungsi-fungsi mereview sistem dan
kegiatan,menyediakaninformasi,analisa, perkiraan, rekomendasi dankonsultasi kepada manajemen.
Lampiran 4. Standar Operasional Prosedur PenagihanHotel Sunari5. PENJELASAN PROSEDURProsedur penagihan di CVVillasTeknikaNusantara:& SpaResorta. Bagian penagihan melakukan pengecekkan faktur yang akan jatuhtempo.Lovina Beach Singaraja North Bali Indonesia PO Box 131Phone (62-362) 41775 (hunting) Fax: (62-362) 41659b. Bagian penagihan akan menelepon pelanggan yang bersangkutanuntuk mengingatkanbahwafaktur akan jatuhPROSEDURtempo.STANDAROPERASIONALPROSEDUR PENAGIHAN1. TUJUANTujuan dari adanya prosedur operasional standar dalam penagihanyaitu agar dalam proses penagihan, bagian penagihan dapatberpedoman pada prosedur yang baku dan memiliki kejelasan pihakyang berwenang melakukan penagihan sehingga kegiatan operasionalakan lebih teratur dan pengendalian internal dapat ditingkatkan.2. DEFINISIPenagihan merupakan proses yang dilakukan oleh bagian penagihan(collector) untuk memperoleh pelunasan piutang dari agen. Apabilapenagihan telah dilunasi oleh agen maka invoice asli akan diberikankepada agen.3. RUANG LINGKUPSOP penagihan piutang ini meliputi flowchart prosedur penagihan,penjelasan prosedur dan dokumen terkait.
4. Prosedur FlowchartProsedur PenagihanPenagihanINV atkuitansi2Kuitansi1RpDSP 2Cek2DSPKuitansi1TOTamu1TOGCTOAR
5. PENJELASAN PROSEDURBagian penagihan menagih agen dan menyerahkan invoicelembar 1 pada agen. Setelah menerima pembayaran dari agen,bagian penagihan kemudian memberikan kuitansi lembar 1 padaagen dan kuitansi lembar 2 pada AR.a) Jika agen membayar secara cash, maka uang tersebut akandiberikan pada General Cashier.b) Jika agen membayar dengan cek atau transfer, makaCollector akan membuat Daftar Surat Pemberitahuan dualembar. Lembar 1 diberikan pada General Cashier danlembar 2 pada AR.6. DOKUMENDokumen yang digunakan adalah Invoice dan Daftar SuratPemberitahuan.Berikut ini adalah contoh bentuk Invoice.
SunariVillas & Spa ResortLovina Beach Singaraja North Bali Indonesia PO Box 131Phone (62-362) 41775 (hunting) Fax: (62-362) 41659INVOICETo:No: xxxxxx(Nama Agent)Date:(Contact person)Voucher:(Email)(Phone Number)Nama Agen :Check in:Check out :DaysPax/RoomKeteranganRateTotalRpTotal (Tax&Service)Book keeping Rate 1 US Bank name:Bank Name:Account Name:Account Name:Address:Address:Account No:Account No:Prepared by(Account Receivable)Approved by(Chief Accounting)
Berikut ini adalah contoh bentuk Daftar Surat PemberitahuanTanggal:.Nomor:.Hotel Sunari Villas & Spa ResortDAFTAR SURAT PEMBERITAHUANNo.UrutNama ian Sekretariat
Lampiran 5. Standar Operasional Prosedur Pembayaran dariTamuHotel SunariVillas & Spa ResortLovina Beach Singaraja North Bali Indonesia PO Box 131Phone (62-362) 41775 (hunting) Fax: (62-362) 41659STANDAR OPERASIONAL PROSEDURPROSEDUR PEMBAYARAN DARI TAMU1. TUJUANTujuan dari adanya prosedur operasional standar dalam pembayarandari tamu yaitu agar dalam proses pembayaran dari tamu,Receptionist dan Front Office Cashier dapat berpedoman padaprosedur yang baku dan memiliki kejelasan bahwa setiap tamupersonal yang menginap harus membayar penuh sebelum tamutersebut menginap di hotel sehingga kegiatan operasional akan lebihteratur dan pengendalian internal dapat ditingkatkan.2. DEFINISIPembayaran dari tamu merupakan proses pembayaran dari tamudalam bentuk tunai atau melalui debet dan kartu kredit.3. RUANG LINGKUPSOP penagihan piutang ini meliputi flowchart prosedur pembayarandari tamu, penjelasan prosedur dan dokumen terkait.
4. PROSEDUR FLOWCHARTProsedur Pembayaran dari Tamu(melalui apembayarandan membuatRCRpMembuat RCRCRCRC123BT3TOPemerintahT
5. PENJELASAN PROSEDURa. Receptionist menerima tamu personal melalui teleponmaka Receptionist memberikan keterangan pada RoomReservation Form (dua lembar) bahwa tamu membayarDP dan menerima bukti transfer melalui fax danmenggabungkannya pada Room Reservation Form,lembar 1 diberikan pada pihak Reservation untukBlocking Chart, lembar 2 dan bukti transfer akandiserahkan pada Front Office Cashier untuk membuatGuest List dan menginput data pada check in sistem untukpembayaran DP, lembar 3 diarsip berdasarkan nomoruntuk memudahkan pengecekan pada saat tamu check in.b. Pada saat tamu check in, Receptionist menerimapembayaran sisa DP kemudian memberikannya padaFront Office Cashier bersamaan dengan RegistrationCard. Front Office Cashier menerima Registration Card(lembar 2) dan uang atau bukti transfer kemudianmenutup tagihan pada Guest Folio (empat lembar)diberikan pada Receptionist untuk ditandatangani olehtamu, lembar 1 diberikan pada tamu, lembar 2, 3 dan 4dikembalikan pada Front Office Cashier.
4. PROSEDUR FLOWCHARTProsedur Pembayaran dari Tamu(melalui ashMPRpD/CCMembuat RCRCD/CCRCRC123BT1TOPemerintahT
5. PENJELASAN PROSEDUR1. Jika tamu langsung datang, pada saat tamu check nnya pada FO.Cashier bersamaan denganRegistration Card. Front Office Cashier menerimaRegistration Card (lembar 2) dan uang atau bukti transferkemudian menutup tagihan pada Guest Folio (empatlembar) diberikan pada Receptionist untuk ditandatanganioleh tamu, lembar 1 diberikan pada tamu, lembar 2, 3 dan4 dikembalikan pada Front Office Cashier.
6. DOKUMENDokumen yang digunakan adalah Room Reservation Form danRegistration Card.Berikut ini adalah contoh bentuk Room Reservation Form.RESV. LENOTYPESTDCTGJULASULASUITEIN TIMENOROOMRATECOMPANY NAMEADDRESSCONTACTACCOUNTINSTRUCTIONARRIVAL DETAILPERSONALTO COMPANYAMPMType of LSOTHERFLIGHT NO:OTHERDATEDATEINITIALSCHARTDATEINITIALSDATE
Berikut ini adalah contoh bentuk Registration Card.RC. NO.xxxxxxREGISTRATION CARD PLEASE WRITE IN BLOCK LETTERNAMASURNAME:KEBANGSAANNATIONALITY:ALAMAT RUMAHHOME ADDRESS:FIRSTNAME:PASSPORT NO:(ID CARD NO):DATE&PLACE ISSUE:TELP/HP NOTANGGAL LAHIR:PHONE MOBILE NO:DATE OF BIRTH:ALAMAT EMAILEMAIL ADDRESS :CREDIT CARD NO:PEKERJAANOCCUPATION:NAMA PERUSAHAANCOMPANY NAME :MAKSUD KEDATANGANPURPOSE OF VISIT:PLEASUREBUSSINESSTANGGAL DATANGDATANG DARIARRIVAL DATECOMING FROM::TANGGAL BERANGKATPERGI KEDEPARTURE DATE:GOING TO:TANDA TANGANCHECK IN TIME:SIGNATUREROOMNOPERSON:OFFICIALCHECK OUT TIME:RATESEGW/IRESVCLERK
-SP2 -SP3 (keluar) 39. Contoh yang baik sesuai kode etika yang diberikan pihak pimpinan. Pimpinan memberikan contoh mengenai etika salah satunya dengan penampilan yang baik. 40. Pengkomunikasian secara luas atas tindakan disiplin terhadap pelanggaran sehingga menimbulkan da
